Top 10 kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý cấp trung

Mang trên mình trọng trách quản lý công việc và lãnh đạo con người, nhà quản lý cấp trung phải trang bị cho mình vô số kỹ năng cần thiết để quản lý công việc. Để nâng cao kỹ năng cho nhà quản lý, doanh nghiệp cần chú trọng hơn vào việc đào tạo quản lý cấp trung. Đào tạo giúp thay đổi tư duy, từ đó thay đổi hành động và tạo ra kết quả khác biệt. 

Dưới đây là gợi ý về 10 kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý cấp trung mà UMM chia sẻ đến bạn. Dựa trên các gợi ý này, nhà quản lý hoặc doanh nghiệp có cho mình một bức tranh toàn cảnh về các kỹ năng quản lý, có cơ sở để so sánh, đánh giá với năng lực quản lý của cá nhân hoặc tổ chức ở hiện tại. Từ đó, xây dựng được lộ trình đào tạo quản lý cấp trung phù hợp.

1. Kỹ năng quản lý theo mục tiêu

Mục tiêu trong công việc là đích mà nhà quản lý và người nhân viên cần đạt được sau một khoảng thời gian nhất định. Để công việc quản lý được hiệu quả, nhà quản lý cấp trung có thể áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO. Phương pháp này cho phép cả nhà quản lý và nhân viên làm việc trên tinh thần hướng tới mục tiêu chung đã thống nhất trước đó.

05 bước để áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO hiệu quả:

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức

Bước 2: Thiết lập mục tiêu riêng cho từng nhân viên

Bước 3: Theo sát tiến độ thực hiện trong quản lý theo mục tiêu

Bước 4: Đánh giá kết quả và đưa ra phản hồi

Bước 5: Khen thưởng cho những nhân viên đạt được thành tích

2. Kỹ năng quản lý cá nhân/quản trị bản thân

Kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý cấp trung tiếp theo là kỹ năng quản lý cá nhân/quản trị bản thân. Là một nhà quản lý, quản trị bản thân trước hết sẽ giúp bạn có một nguồn năng lượng tích cực và nâng cao khả năng gây ảnh hưởng đến người khác. Để cải thiện kỹ năng quản lý bản thân, nhà quản lý cấp trung cần rèn luyện cho mình các thói quen tốt. 

05 cách giúp nâng cao kỹ năng quản trị bản thân có thể giúp ích được đến bạn. Theo đó, những kỹ năng then chốt như quản trị cảm xúc, quản lý thời gian, quản trị lời nói,… đều giúp nhà quản lý nâng cao được khả năng quản trị bản thân, trở thành tấm gương sáng để nhân viên noi theo và qua đó, nâng cao tầm ảnh hưởng của mình giúp đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

Các thói quen cải thiện kỹ năng quản lý cũng nên được rèn luyện thường xuyên để tiến gần hơn với hình ảnh một nhà quản lý mẫu mực. 

3. Kỹ năng quản lý công việc

“Ngập đầu” trong công việc là một ví dụ cho thấy nhà quản lý chưa quản lý công việc thật sự hiệu quả. Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng sắp xếp công việc trong ngày và các phát sinh với khoảng thời gian nhất định một cách tối ưu nhất, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của. 

UMM sẽ cung cấp đến bạn 07 tips giúp nâng cao kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Trong đó, kỹ năng giao việc hiệu quả nên được quan tâm. Giao việc hiệu quả mang lại 02 lợi ích vô cùng to lớn, đó là nhà quản lý có thể tập trung xử lý các công việc liên quan đến lãnh đạo hoặc các công việc quan trọng hơn do cấp trên giao xuống; trong khi đó, người nhân viên được tiếp xúc với nhiều đầu công việc hơn, giúp họ nâng cao được năng lực làm việc và thỏa mãn nhu cầu được học hỏi, thăng tiến trong công việc. 

4. Kỹ năng lãnh đạo nhóm – Kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý

Nhà lãnh đạo có ảnh hưởng to lớn đến kết quả của đội nhóm, có thể nói nhà lãnh đạo là người quyết định thành bại của đội nhóm. Vì vậy, kỹ năng lãnh đạo là kỹ năng không thể thiếu đối với một nhà quản lý. 

Theo nhà tâm lý học Bruce Tuckman, có 05 giai đoạn phát triển trong kỹ năng lãnh đạo đội nhóm đó là: 

Giai đoạn 1: Hình thành (Forming)

Giai đoạn 2: Xung đột (Storming)

Giai đoạn 3: Ổn định (Norming)

Giai đoạn 4: Hiệu suất cao (Performing)

Giai đoạn 5: Tạm dừng (Adjourning)

Hiểu rõ được 05 giai đoạn này sẽ giúp nhà quản lý cấp trung có được bức tranh toàn cảnh về lãnh đạo đội nhóm, từ đó đặt mục tiêu phát triển phù hợp với từng giai đoạn và nâng cao khả năng lãnh đạo của mình.

5. Kỹ năng đào tạo và phát triển

Kỹ năng đào tạo và phát triển cũng là một kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý cấp trung. Để tồn tại, cá nhân hay đội nhóm đều cần phát triển không ngừng. Là một nhà quản lý cấp trung, nhà quản trị cần phát huy đồng thời việc phát triển đội nhóm và phát triển bản thân. Như đã đề cập ở trên, nhà quản lý – nhà lãnh đạo có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả của đội nhóm. Nếu muốn phát triển đội nhóm, nhà lãnh đạo cần phát triển bản thân trước. 

Để phát triển bản thân, nhà quản lý cần quản trị bản thân tốt, sau đó áp dụng 05 bước sau để giúp nâng cao kỹ năng này:

Bước 1: Phát triển tầm nhìn cá nhân

Bước 2: Lập kế hoạch để phát triển cá nhân 

Bước 3: Bắt đầu quá trình cải tiến

Bước 4: Ghi chép lại sự phát triển cá nhân

Bước 5: Kiểm tra và sửa đổi kế hoạch phát triển cá nhân

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề – Kỹ năng cần thiết cho quản lý

Trong quá trình làm việc sẽ luôn có những vấn đề phát sinh cần được giải quyết. Là một nhà quản lý cấp trung, bạn cần trang bị cho mình kỹ năng giải quyết vấn đề giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng rất cần thiết cho nhà quản lý cấp trung.

04 công cụ giúp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề có thể giúp ích là: Mô hình phân tích và giải quyết vấn đề CATWOE, Fishbone Diagram – Biểu đồ xương cá, Flowchart – Lưu đồ, Kỹ thuật đặt câu hỏi giải quyết vấn đề 5W1H. 

Áp dụng các công cụ, quy trình cụ thể sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng thực hiện và rèn luyện, sau đó tự đúc kết cho mình những cách làm tối ưu hơn, dành riêng cho cá nhân và doanh nghiệp.

7. Kỹ năng tư duy sáng tạo

Có một số quan điểm cho rằng, chỉ những người làm ở lĩnh vực liên quan đến nghệ thuật mới cần óc sáng tạo. Tuy nhiên, bất kể ngành nghề nào đều cần sự sáng tạo đột phá, để tạo nên kết quả tốt hơn trong công việc. Khả năng tư duy sáng tạo của nhà quản lý càng lớn, cơ hội phát triển của đội nhóm càng đột phá.

Tuy nhiên, sáng tạo như thế nào mới đúng và mang lại hiệu quả công việc? Phương pháp SCAMPER có thể giúp ích được đến bạn. Phương pháp này giúp các cá nhân nhà quản lý hay nhân viên phát triển tư duy sáng tạo qua việc đặt ra 7 loại câu hỏi khác nhau, từ đó giúp kích thích sản sinh những ý tưởng mới nhằm giúp doanh nghiệp cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. 

8. Kỹ năng phản hồi và tạo động lực

Tình trạng nhân viên không hứng thú với bất kỳ công việc gì, không còn nhiệt huyết với công việc là dấu hiệu cho thấy nhân viên đã hết động lực làm việc. Nhà quản lý, với vai trò là một nhà lãnh đạo, cần có các hành động quan tâm và phương pháp tạo động lực cho người nhân viên, giúp họ trở nên hứng thú với công việc và tạo ra được kết quả mong đợi. Có thể thấy, đây là kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý cấp trung.

05 mẹo phản hồi, tạo động lực có thể giúp ích: Tạo niềm vui nơi công sở, set khung giờ linh hoạt, đào tạo phát triển nghề nghiệp, cho nghỉ giải lao thường xuyên, nạp lại năng lượng cho nhân viên,… là những mẹo mà nhà quản lý có thể tham khảo. 

Có một người sếp “tốt” luôn luôn quan tâm, tạo động lực cho cấp dưới sẽ là “lý do” hợp lý để người nhân viên gắn bó với tổ chức.

9. Kỹ năng giao tiếp – Kỹ năng cần thiết cho quản lý

Giao tiếp hiệu quả giúp người quản lý dễ dàng truyền đạt được ý tưởng của mình đối với đội nhóm, giúp công việc suôn sẻ. Giao tiếp khéo léo giúp nâng cấp khả năng gây ảnh hưởng của người quản lý. Nhân viên làm việc với tinh thần tích cực, kết quả tạo ra đương nhiên cũng tích cực. 

Có 03 yếu tố gây ảnh hưởng đến việc truyền đạt thông tin, đó là ngôn ngữ, cử chỉ và giọng điệu. Trong đó giọng điệu chiếm đến 55% hiệu quả giao tiếp, giọng nói chiếm 38% và nội dung chiếm 7% còn lại. 

Nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp cho nhà quản lý, UMM cung cấp đến bạn 07 tuyệt chiêu rèn luyện kỹ năng giao tiếp. Hãy áp dụng những tuyệt chiêu này vào công việc hằng ngày, bạn sẽ bất ngờ vì hiệu quả mà chúng mang lại.

10. Kỹ năng quản trị sự thay đổi

Trong bối cảnh khó khăn do đại dịch Covid-19 gây ra, môi trường kinh tế biến đổi liên tục đòi hỏi nhà quản lý phải thay đổi, thích ứng. Để rèn luyện kỹ năng quản trị sự thay đổi, nhà quản lý cấp trung có thể áp dụng các phương pháp, mô hình như mô hình quản trị sự thay đổi của Bridges, phương pháp quản lý sự thay đổi của John Kotter,… 

Việc sử dụng phương pháp quản lý sự thay đổi có cấu trúc và đã được kiểm chứng cho phép lãnh đạo áp dụng một quy trình có thể lặp lại, theo dõi và nâng cao để kiểm soát tất cả các khía cạnh của những chiến lược đổi mới doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng là thích ứng với môi trường bên ngoài và đạt được mục tiêu mong đợi.

Tạm kết về kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý cấp trung

Trên đây là 10 kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý cấp trung, hy vọng rằng gợi ý từ UMM sẽ giúp ích được đến bạn. Để thành thạo các kỹ năng, việc luyện tập và áp dụng liên tục là rất quan trọng. Hãy nhớ rằng “practice makes perfect”, áp dụng, thử và sai liên tục sẽ giúp bạn sớm sở hữu những kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà quản lý cấp trung giỏi.

Ngoài ra, đào tạo quản lý cấp trung cũng là một vấn đề cấp thiết mà các doanh nghiệp nên lưu tâm. Nếu muốn phát triển kỹ năng, tư duy, nhận thức, đào tạo là nền tảng cơ bản cần phải có, 11 kỹ năng nêu trên cũng chỉ là một phần trong lộ trình đào tạo. Nếu muốn nâng cao năng lực của tổ chức, các nhà phụ trách Training & Development cần xây dựng một lộ trình đào tạo dài hạn, bài bản ngay từ bây giờ.