PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG PHẢN HỒI CHO QUẢN LÝ VỚI 5 MẸO NHỎ

Kỹ năng phản hồi là điều cần có trong quá trình phát triển năng lực quản lý và huấn luyện nhân viên, được rèn luyện nhằm biết cách cung cấp nhận xét, góp ý cho người khác một cách hiệu quả mà không gây phản cảm. Cho dù là người Quản lý đứng đầu một phòng ban làm việc hay là một nhân viên, bạn cũng cần đưa ra những nhận xét tích cực hoặc phê bình hợp lý để tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và thúc đẩy năng suất mọi người.

Vậy, kỹ năng phản hồi là gì và có ảnh hưởng thế nào? Bài viết này sẽ giải thích và cung cấp 5 mẹo nhỏ để cải thiện kỹ năng phản hồi trong giao tiếp.

Kỹ năng phản hồi là gì?

Phản hồi tại nơi làm việc là trao đổi, đánh giá hay đưa ra nhận xét về một tình huống hoặc nhiệm vụ, công việc cụ thể với nhân viên hoặc đồng nghiệp. Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp cần thiết để phát triển và cải thiện hiệu suất công việc, đồng thời cả Quản lý và nhân viên đều có thể hưởng lợi từ các buổi nhận xét tích cực tại nơi làm việc.

Thông thường khi nghe đến cụm từ “phản hồi”, người ta sẽ hình dung ra một hình ảnh “tồi tệ” về một nhân viên bị gọi đến văn phòng cấp trên để lắng nghe những lời chỉ trích gay gắt và biểu hiện khó chịu từ Sếp của mình. Do đó, để có thể đưa ra những nhận xét đúng đánh vào trọng tâm vấn đề hoặc phê bình những điểm còn thiếu sót nhưng vẫn không tổn thương người nghe, người Quản lý cần trang bị cho bản thân một kỹ năng phản hồi tốt cùng với các phương phát, kỹ thuật hiệu quả.

Xem thêm: Kỹ thuật phản hồi F.A.S.T

5 Tuyệt chiêu giúp nâng cao kỹ năng phản hồi

Nếu muốn nhận được kết quả tích cực từ nhận xét của mình, Quản lý nên có những phương pháp, kỹ thuật và bên cạnh đó, một số mẹo nhỏ cũng giúp ích trong việc cải thiện kỹ năng phản hồi. Dưới đây là 5 tips nhỏ giúp ích cho cả nhà Quản lý và nhân viên phần nào trong việc rèn luyện kỹ năng phản hồi trong giao tiếp.

Kỹ năng phản hồi là về hành vi chứ không phải về tính cách

Quy tắc đầu tiên trong kỹ năng phản hồi là hãy nhớ rằng bạn không đưa ra nhận xét nào về kiểu người của họ, hoặc đánh giá tệ lên những gì họ tin tưởng. Phản hồi phải dựa trên hành vi quan sát được chứ không phải cảm xúc chủ quan của người lãnh đạo hay các khía cạnh của tính cách, trí thông minh hoặc bất cứ điều gì khác.

Việc loại bỏ những đặc điểm tính cách ra khỏi cuộc thảo luận sẽ thúc đẩy mối quan hệ công việc chuyên nghiệp hơn và là nơi an toàn cho những lời phê bình hữu ích dẫn đến thay đổi tích cực. Ví dụ, thay vì nói với nhân viên rằng họ có xu hướng làm gián đoạn khách hàng, bạn có thể nói “Tôi muốn bạn lắng nghe khách hàng trước để giao tiếp và hiểu rõ hơn nhu cầu của họ.”

Chú ý vào biểu hiện và cách sử dụng ngôn ngữ

Bất kể cảm nhận của về đồng nghiệp hoặc nhân viên như thế nào, hãy luôn khách quan về tình huống đó khi đưa ra lời nhận xét. Rèn luyện kỹ năng phản hồi trong giao tiếp bằng cách tránh những lời chỉ trích gay gắt, không sử dụng những từ ngữ mạnh vì nó có thể sẽ làm nhân viên nản lòng. Trình bày phản hồi theo kiểu đưa ra ý kiến một cách thân thiện và chân thành giúp người nhận dễ dàng nghe và chấp nhận nó hơn, ngay cả khi Quản lý đang đưa ra những phản hồi tiêu cực. 

Tạo mục tiêu phù hợp với phản hồi của bạn

Khi thảo luận về hiệu suất công việc, Quản lý hãy đưa ra các mục tiêu cụ thể dựa trên phương pháp thiết lập mục tiêu S.M.A.R.T giúp các bên xác định xem liệu kỳ vọng có đáp ứng được hay không. Đưa ra chỉ dẫn cho những gì muốn thấy trong tương lai bằng cách sử dụng các bước rõ ràng cùng với các mục có thể hành động. Quyết định khung thời gian hợp lý để hoàn thành các bước đó và đặt thời gian để xem lại các mục tiêu đó đều đặn trong tương lai.

Chia sẻ cả phản hồi tích cực và tiêu cực

Hãy rèn luyện kỹ năng phản hồi bằng cách đưa ra cả phản hồi tích cực và tiêu cực. Phản hồi tích cực giúp nuôi dưỡng cảm giác tin tưởng, cho thấy rằng Quản lý nhìn nhận và đánh giá cao một công việc được hoàn thành tốt. Phản hồi tiêu cực cũng cần thiết để cải thiện hiệu suất công việc và giúp một nhân viên phát triển. Phê bình đi đôi với khen ngợi sẽ giúp nhân viên xác định điểm mạnh của họ và xem những điều cần phát triển là cơ hội để kiếm được nhiều phản hồi tích cực hơn trong tương lai. 

Đưa ra phản hồi đúng lúc

Phản hồi cần kịp thời, khi mọi người vẫn còn nhớ những gì đã xảy ra và thích hợp nhất là đưa ra ý kiến sớm nhất có thể. Bên cạnh đó, phản hồi thường xuyên ngoài việc giúp rèn luyện kỹ năng phản hồi trong giao tiếp còn tạo ra một không khí cởi mở, nơi nhận được mong đợi và giúp lan tỏa tinh thần tích cực thay vì các cuộc phản hồi chỉ xảy ra mỗi quý một hoặc hai lần.

Khi bạn đưa ra phản hồi thường xuyên và đúng lúc, Quản lý cũng có thể xác định cùng với việc khắc phục các vấn đề sớm hơn, cải thiện môi trường làm việc chung. Một trong những phương pháp phản hồi hiệu quả nhất tại nơi làm việc là giao tiếp, đối thoại liên tục giúp đặt ra những kỳ vọng thực tế và làm việc tập trung vào mục tiêu.

Tạm kết

Không thể phủ nhận được vai trò quan trọng của phản hồi trong mỗi doanh nghiệp, đối với Quản lý và cả đội ngũ nhân viên. Trong quá trình làm việc, việc thường xuyên gặp các tình huống lãnh đạo nhận xét về nhân viên, đồng nghiệp phản hồi về quá trình hợp tác, hoặc thậm chí nhân viên cũng có thể đưa ra phản hồi đối với Quản lý. Do thế, UMM hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về kỹ năng phản hồi cùng 5 mẹo nhỏ để cải thiện kỹ năng này.

Xem thêm: 5 Bước vận dụng nghệ thuật đàm phán đỉnh cao