5 TIPS NÂNG CAO KỸ NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Kỹ năng quản lý công việc là điều mà bất kỳ lãnh đạo nào cũng cần trau dồi và cải thiện. Quản lý công việc hiệu quả giúp quản lý tối ưu năng suất làm việc và hiện thực hóa các mục tiêu cá nhân và tổ chức.

Vậy kỹ năng quản lý công việc là gì? Có thể quản lý công việc hiệu quả hơn bằng những cách nào? Hãy tìm hiểu qua bài viết sau.

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là khả năng sắp xếp công việc hàng ngày một cách hợp lý và tối ưu. Kỹ năng này giúp cá nhân tận dụng hiệu quả thời gian trong ngày và sẵn sàng đối phó với những sự việc phát sinh. Nhờ vậy, mọi người không những tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu suất làm việc.

Quản lý công việc hiệu quả có ý nghĩa rất lớn đối với nhà quản lý vì nó sẽ tác động đáng kể đến những người khác. Bị “ngập đầu” trong công việc ảnh hưởng xấu đến tinh thần của họ. Nghiên cứu chỉ ra rằng mọi người thường suy nghĩ và đưa ra quyết định kém hơn khi căng thẳng trong công việc. Với vai trò là người dẫn dắt, mỗi hành động thiếu sáng suốt của người lãnh đạo sẽ phải trả cái giá rất đắt. 

5 cách cải thiện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả cho nhà lãnh đạo

Thiết lập mục tiêu

Muốn cải thiện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, đầu tiên phải xác định những mục tiêu mong muốn đạt được. Việc làm này giúp quản lý có thêm động lực phấn đấu trong quá trình làm việc. 

Để tiến gần hơn đến mục tiêu, hãy vạch ra một lộ trình với một số cột mốc chính cho từng chặng đường. Mục tiêu ở mỗi cột mốc cần đáp ứng 5 tiêu chí trong mô hình SMART nhằm tối ưu trong quá trình triển khai.

Giao việc hiệu quả

Một cách khác giúp cải thiện kỹ năng quản lý công việc là áp dụng kỹ năng giao việc. Ủy thác một số nhiệm vụ phù hợp với khả năng của nhân viên giúp quản lý giảm tải khối lượng công việc trong ngày. Do đó, mọi người sẽ có thêm thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Ngoài ra, giao việc cũng giúp nhân viên có thêm trải nghiệm trong một vai trò mới. Nhờ vậy, họ có thể nâng cao khả năng của bản thân.

Áp dụng ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý công việc. Phương pháp này được đặt theo tên Tổng thống thứ 34 của Mỹ, Dwight D. Eisenhower, người có khả năng duy trì năng suất làm việc trong nhiều thập kỷ. Ban đầu, ông ghi xuống tất cả nhiệm vụ cần thực hiện và cả những hoạt động không cần thiết nhưng làm mất thời gian khi làm việc. Tiếp đến, ông chia các công việc này vào 4 ô khác nhau bao gồm “làm ngay”, “sắp xếp lịch để làm”, “giao việc” và “không làm”. 

Ma trận Eisenhower giúp nhà cựu Tổng thống giảm tải áp lực công việc trong ngày khi ông phân biệt rõ giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp. Áp dụng chiến lược này, các công việc được thực hiện suôn sẻ hơn và những hoạt động gây lãng phí thời gian cho cũng dễ dàng bị loại bỏ.

Đặt ra các quy tắc “Nếu-thì”

Đây là cách tiếp cận chủ động giúp lãnh đạo cải thiện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Ngày làm việc của nhà quản lý thường xuyên bị gián đoạn. Những vấn đề phát sinh trong đội nhóm hay những công việc khẩn cấp ảnh hưởng không nhỏ đến lịch trình có sẵn. Các nhiệm vụ cần làm nhằm phục vụ cho những mục tiêu dài hạn có nguy cơ phải dời lại. 

Xây dựng các quy tắc “Nếu-thì” từ trước giúp đội nhóm chủ động ứng phó trong những tình huống như vậy. Các nhân viên, thay vì báo cáo cho cấp trên, có thể giải quyết vấn đề một cách độc lập. 

Xác định Ranh giới

Phần lớn thời gian trong ngày của nhà lãnh đạo sẽ dành cho công việc. Tuy nhiên, nếu mọi người không cẩn thận, khoảng thời gian ít ỏi còn lại dành cho cuộc sống riêng tư cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi công việc. Do đó, thiết lập ranh giới giữa công việc và cuộc sống là việc làm cần thiết để quản lý công việc hiệu quả. 

Đây được xem như nguyên tắc riêng mà quản lý mong muốn khách hàng, cấp trên và các nhân viên tôn trọng khi làm việc cùng nhau. Không để công việc xen vào cuộc sống riêng tư sẽ giúp quản lý tập trung hoàn toàn thư giãn sau giờ làm việc. Điều này giúp mọi người tái tạo năng lượng để làm việc hiệu quả vào ngày hôm sau.  

Tạm kết về kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc giúp lãnh đạo tối ưu năng suất làm việc của bản thân. Kế hoạch hàng ngày của họ luôn được đảm bảo, ngay cả khi có vấn đề phát sinh. Đây là một trong các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý cấp trung khi họ chịu ảnh hưởng và chi phối bởi cấp trên, đồng cấp, khách hàng và cấp dưới. Từ góc nhìn lãnh đạo, đầu tư và phát triển năng lực cho họ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Tham gia vào các chương trình đào tạo quản lý cấp trung, các quản lý có thể phát triển toàn diện hơn năng lực quản lý của mình.

Tìm hiểu thêm về khóa đào tạo: kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả