TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ BẰNG EISENHOWER

Eisenhower
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Nếu muốn tổ chức công việc diễn ra suôn sẻ và thuận lợi, các nhà quản lý chuyên nghiệp cần sở hữu kỹ năng kiểm soát thời gian nhằm giúp cá nhân cũng như đội ngũ có thể hoàn thành những mục tiêu đặt ra. Hãy cùng tìm hiểu ma trận Eisenhower và bắt tay thực hiện ngay phương pháp quản lý thời gian này, giúp bạn xác định được điều gì quan trọng nhất cần làm đầu tiên mang đến kết quả công việc đạt hiệu quả tối đa.

Tổng thống Hoa Kỳ và mô hình quản lý thời gian Eisenhower

Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ được mọi người mến mộ vì có một khả năng duy trì năng suất làm việc của mình kéo dài đến nhiều thập kỷ. Chính vì lý do đó, cách quản lý thời gian, công việc và năng suất của ông đã được nhiều người nghiên cứu. Và phương pháp tổ chức công việc hiệu quả nhất cũng như được mọi người biết đến rộng rãi nhất của ông được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower).

Tăng năng suất công việc vượt trội bằng Eisenhower

Theo Eisenhower, để sử dụng thời gian một cách hiệu quả đi kèm với năng suất công việc đạt hiệu quả cao nhất, nhà quản lý buộc phải dành thời gian vào những việc quan trọng chứ không phải khẩn cấp. Với Eisenhower, ông cho rằng “Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng”.

Để làm được điều này cũng như góp phần giảm tải áp lực đầu công việc có quá nhiều deadline gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ: QUAN TRỌNG và KHẨN CẤP. Công việc mang tính chất “Quan trọng” là những hoạt động có kết quả giúp bạn đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hạng mục cá nhân hoặc trong tập thể. Còn Khẩn cấp là những công việc bạn cần hành động ngay lập tức, nếu không sẽ để lại hậu quả.

Tăng năng suất công việc vượt trội bằng Eisenhower
Tăng năng suất công việc vượt trội bằng Eisenhower

 

Khi phân định giữa hai tính chất, nhà quản lý dễ dàng vượt qua thói quen của rất nhiều người, đó là tập trung vào những công việc không quan trọng. Đồng thời có đủ thời gian để thiết lập những kế hoạch cần thiết, phục vụ cho những bước phát triển của tập thể trong tương lai. Nếu bạn vẫn chưa thể thiết lập những kế hoạch dài hạn, hãy xem qua bài viết 08 Bước Chuẩn Giúp Mọi Dự Án Trở Nên Thành Công.

2 bước sử dụng Eisenhower hiệu quả

  • Bước 1

Đầu tiên, nhà quản lý cần liệt kê danh sách tất cả dự án và các công việc cần phải làm, chú ý hãy ghi ra cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm.

  • Bước 2

Lựa chọn và sắp xếp các công việc dựa trên tầm quan trọng của chúng vào một trong 4 mục như sau (xem hình)

Ma Trận Eisenhower
Ma Trận Eisenhower

Ô thứ nhất: Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc ô này, nhà quản lý bắt buộc phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp. Ví dụ như cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình, v.v.

Ô thứ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Ở ô này, nhà quản lý không cần làm ngay vì công việc không khẩn cấp, nhưng bạn phải làm hết tất cả vì chúng có tính chất quan trọng. Nếu muốn tổ chức công việc hiệu quả, nhà quản lý nên dành nhiều thời gian cho mục này và cố gắng phát triển chúng. Ví dụ rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, trau dồi kỹ năng mới liên quan đến công việc…

Nếu đang làm ở mục này và có phát sinh việc ô số 1, bạn cần ưu tiên hoàn thành ô đầu tiên trước, sau đó giải quyết nốt ô thứ hai. Tuyệt đối không để sang ngày hôm sau.

Ô thứ 3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng công việc được xếp vào ô này là chúng không ý nghĩa và mang lại kết quả mục tiêu của bạn. Chỉ có điều, chúng khẩn cấp, với nhân viên của bạn. Ví dụ nhân viên nhờ bạn kiểm duyệt một bản báo cáo.

Cách tốt nhất để giải quyết các công việc ở ô thứ 3 này đó là ủy quyền cho người khác làm hoặc xử lý chúng càng nhanh càng tốt. Đồng thời học cách nói “không”, và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

Ô thứ 4: Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Đối với mục này, bạn cần dành thời gian ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cho bạn cũng như tập thể. Ví dụ lướt Facebook, xem phim, đọc tin tức, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì ở ô thứ 4, nhà quản lý nên tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian cho bản thân cũng như gián tiếp làm chậm trễ công việc của tập thể.

Tóm lại:

Eisenhower - một công cụ giúp quá trình tổ chức và triển khai công việc diễn ra suôn sẻ
Eisenhower – một công cụ giúp quá trình tổ chức và triển khai công việc diễn ra suôn sẻ

Ma trận Eisenhower là một công cụ giúp quá trình tổ chức và triển khai công việc diễn ra suôn sẻ cũng như loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian khiến chúng ta không hoàn thành mục tiêu. Bên cạnh Eisenhower, UMM mang đến cho các nhà quản lý một phương pháp nhằm có nhiều lựa chọn đa dạng hơn trong quá trình tổ chức và triển khai công việc. Hãy tham khảo Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Và Tổ Chức Công Việc Bằng SMARTER.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *