KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Bằng SMARTER

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất quan trọng với các bạn đã, đang và sẽ trở thành nhà quản lý. Hiện nay, nhiều nhà quản lý ứng dụng SMARTER trong công tác thiết lập kế hoạch và triển khai công việc theo trình tự, khoa học và chất lượng luôn đạt hiệu quả cao hơn.

SMARTER là tên viết tắt của 7 yếu tố Specific; Measuarable; Achievable; Relevant; Time – Bound; Evaluate; Re – Adjust. Hoàn thành từng yếu tố trên giúp nhà quản lý có thể dễ dàng xác định mục tiêu và thiết lập kế hoạch chung cũng như cá nhân mình.

Specific: Cụ thể hóa mục tiêu

Thiết lập mục tiêu đòi hỏi nhà quản lý cần phải cụ thể hóa. Bạn càng cụ thể hóa mục tiêu, xác suất thực hiện càng lớn hơn. VD một cách đơn giản, bạn muốn tổ chức sự kiện đó trong 2 tháng nữa, điều đó vẫn chưa cụ thể. Bạn cần đặt ra những câu hỏi như: Concept của sự kiện đấy là gì? Đối tượng tham gia là những ai? Kế hoạch truyền thông sẽ đi như thế nào? Ngân sách cần có của sự kiện này là bao nhiêu?

Khi nhà quản lý càng đặt ra nhiều câu hỏi xoay quanh mục tiêu lớn của mình, bạn càng dễ dàng hình dung cũng như xác định những điều cần làm để đạt được chúng.

Measuarable: Cân đo, đong, đếm mục tiêu

Tiếp theo, sau khi cụ thể hóa mục tiêu, nhà quản lý cần phải cân đo, đong, đếm chúng. Hay nói cách khác, nhà quản lý phải đo lường mục tiêu. Đo lường mục tiêu là cách để nhà quản lý biết chính xác mình cần những điều kiện, con số nào để thực hiện hóa.

Ví dụ bạn muốn số lượng người tham dự chương trình là 200 người, nhưng lại không đặt ra mốc thời gian để hoàn thành con số đó. Điều này khiến đội ngũ xuất hiện cảm giác chênh vênh và không có niềm tin với mục tiêu đặt ra. Vì lẽ đó, cụ thể hóa các con số trong bản kế hoạch tựa như đòn bẩy thúc đẩy tinh thần, động lực của chính nhà quản lý cũng như tập thể.

Achievable: Mục tiêu phải có tính khả thi

Mục tiêu cần tính khả thi, hay hiểu một cách đơn giản đó là nhà quản lý cần xác định năng lực của mình trước khi đặt ra mục tiêu. Nếu mục tiêu không khả thi thì mãi mãi những kế hoạch đó chỉ nằm trên bàn giấy. Khi lập mục tiêu, đặc biệt với những kế hoạch ngắn hạn (từ tuần đến 1 tháng), hãy đảm bảo chúng hoàn toàn có thể đạt được.

Mục tiêu ngắn hạn phải là những điều nằm trong khung năng lực của mình, nhưng như vậy không có ý nghĩa là bạn chỉ lập mục tiêu đơn giản và dễ dàng. Bởi đơn giản sẽ khiến nhà quản lý cũng như đội ngũ không cảm thấy thích thú và được thách thức. Khi thực hiện nhiều mục tiêu ngắn hạn, đội ngũ của bạn đã có trang bị đầy đủ kiến thức năng lực cũng như niềm tin. Từ đó, nhà quản lý có thể gia tăng chất lượng mục tiêu cho những kế hoạch lớn hơn nữa.

Relevant: Mục tiêu có tính thực tế

Đừng bao giờ đặt mục tiêu quá xa vời so với thực tế. Đến bước “Relevant”, nhà quản lý buộc phải đánh giá mục tiêu có mang tính thực tế khi so sánh với tiến độ công việc, năng lực của đội nhóm hay không. Để làm được điều này, chúng ta hãy ngồi tính toán ở các hạng mục như khả năng; vật chất; quỹ thời gian; nguồn hỗ trợ…có thực hiện được mục tiêu.

Nhà quản lý không thể dùng ngân sách hiện có chỉ 500tr cho một kế hoạch đòi hỏi tối thiểu phải chi 1 tỷ đồng. Nếu mục tiêu vượt xa khỏi khả năng hiện có của đội ngũ, sự thất vọng và ý định bỏ cuộc sẽ hình thành ngay từ ban đầu.

Time – Bound: Xác định thời hạn

Bất cứ một mục tiêu nào cũng cần được xác định một mốc thời gian cụ thể để thực hiện. Trong quá trình thực thi, nhà quản lý dễ dàng theo dõi biết được tiến độ công việc đang đến giai đoạn nào trong cuộc hành trình và kịp thời điều chỉnh nếu có vấn đề phát sinh.

Khi mục tiêu thiếu đi những mốc thời gian ràng buộc nhân viên sẽ không thúc đẩy tinh thần làm việc, từ đó công việc bị đình trệ và kế hoạch sẽ không hoàn thành đúng với yêu cầu đặt ra.

Evaluate: Đánh giá hạng mục công việc

Từng mục tiêu, từng kế hoạch đều có rất nhiều công việc và cần có sự đánh giá. Thay vì chỉ chăm chú thực hiện mục tiêu tới deadline, bạn cần liên tục đánh giá suốt quá trình thực hiện mục tiêu của mình. Tần suất đánh giá phụ thuộc rất nhiều yếu tố như nhân lực; loại công việc; hoàn cảnh hiện tại.

Có những mục tiêu cần đánh giá hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng. Với mục tiêu lớn thì chỉ cần đánh giá theo quý hoặc năm… Việc đánh giá sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn cận cảnh năng lực của nhân viên, từng hạng mục trong bảng kế hoạch đạt ở mức độ nào và có cơ hội điều chỉnh những công việc kém hiệu quả.

Re – Adjust: Điều chỉnh kế hoạch kịp thời

Đến bước cuối cùng, Khi quá trình thực hiện gặp sự thay đổi, nhà quản lý cần điều chỉnh lại mục tiêu. Tốt nhất, nhà quản lý cần phải thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi và sẵn sàng loại bỏ những yếu tố không còn phù hợp với tinh hình chung. Mục tiêu được thiết lập ra không phải để đóng khung chúng. Là một người sếp, bạn cần linh hoạt thích ứng nhanh chóng và điều chỉnh mục tiêu phù hợp với tình hình thực tế.

Tóm lại, SMARTER là phiên bản nâng cấp, hoàn thiện hơn của mô hình SMART. So với SMART, SMARTER sẽ cung cấp thêm 2 yếu tố đánh giá và điều chỉnh lại để thiết lập kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc thực tế hơn.

Xem thêm: Mô hình APAC

Tham khảo thêm bài viết: Cách lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả