Lập kế hoạch dự án | 08 bước chuẩn giúp mọi dự án trở nên thành công

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn “bức tranh” tổng quan về việc lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp thông qua 08 bước.

Giống những quy trình khác, chúng ta cần xác định mục tiêu và phân tích nguồn lực. Kế đến là phát triển các hạng mục công việc để chia sẻ với đội ngũ và nhận góp ý từ họ. Sau khi thống nhất các thông tin về dự án, Leader cần sử dụng Gantt chart nhằm trực quan hóa mọi hạng mục công việc giúp thực thi và nghiệm thu hiệu quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu

Đầu tiên, Leader cần trả lời được câu hỏi: “Tại sao dự án này tồn tại?”. Mục tiêu của dự án cần liên quan mật thiết đến chiến lược phát triển từ Doanh nghiệp. Các yếu tố khác mà người Leader cần lưu ý khi thiết lập mục tiêu là quyền lợi của các bên liên quan, mức độ ưu tiên trong chiến lược tổng và tiêu chí SMART. Đây là bước rất quan trọng và cần được triển khai kỹ lưỡng khi lập kế hoạch dự án.

Bước 2: Phân tích nguồn lực

Nếu nguồn lực hiện có chưa đáp ứng được mục tiêu thì Leader cần đề xuất phương án thuê ngoài (outsource) vài hạng mục. Nguồn lực bao gồm tài chính, con người, thời gian, công nghệ,… Trước khi định lượng những nguồn lực cần thiết thì Leader nên so sánh ROI (tỷ suất hoàn vốn) với các dự án tương tự. Với sự so sánh này, chúng ta sẽ xác định nguyên nhân dự án khó triển khai là do thiếu nguồn lực hay vì năng suất làm việc, văn hóa đội nhóm, bộ máy quản lý yếu kém?

Bước 3: Phát triển các hạng mục công việc

Dựa trên mục tiêu và nguồn lực đã được quyết định, Leader cần liệt kê các hạng mục công việc một cách tổng quan để lập kế hoạch dự án hiệu quả. Chúng ta cần chỉ định một số thành viên chủ chốt, mỗi người chịu trách nhiệm kết quả của từng hạng mục. Lưu ý một điều, không phải tất cả các bên liên quan đều sẽ đồng ý với những quy chế này. Hãy loại bỏ các ý kiến trái chiều không phục vụ cho mục tiêu chung của Doanh nghiệp.

Bước 4: Chia sẻ ý tưởng ban đầu với đội ngũ

Trước khi thông báo rộng rãi cho các đối tượng liên quan, Leader cần chia sẻ trước với đội ngũ có nhiệm vụ trực tiếp triển khai dự án. Leader cần trình bày chi tiết đầu vào, đầu ra của dự án cũng như các cá nhân sẽ thực hiện và chịu trách nhiệm từng hạng mục. Với số lượng đông, Leader có thể thu thập được các thông tin quan trọng về cách triển khai, rủi ro tiềm năng, giải pháp xử lý khủng hoảng. Nhưng hãy lưu ý, thảo luận là việc của thành viên. Leader mới là người ra quyết định cuối cùng.

Bước 5: Thống nhất ý tưởng dự án

Như đã đề cập ở trên: Thảo luận là việc của thành viên – Ra quyết định là việc của Leader. Tuy nhiên, hãy cố gắng nhìn nhận vấn đề dưới nhiều góc độ của nhân viên để chọn những giải pháp tối ưu nhất. Ngoài ra, để thống nhất ý tưởng dự án hiệu quả, Leader cần có kỹ năng trình bày và thuyết phục tốt, niềm đam mê mãnh liệt nhằm khích lệ đội ngũ. Kết thúc bước này, đội ngũ cần mang một nguồn cảm hứng lớn và tin tưởng sự thành công của dự án.

Bước 6: Sử dụng Gantt chart để trực quan hóa mọi hạng mục công việc

Một trong những công cụ để trực quan hóa tiến trình hoạt động của dự án là Gantt chart. Trong công cụ này, chúng ta có thể dễ dàng quan sát và phân tích tiến độ dự án thông qua timeline chi tiết của từng hạng mục nhỏ. Công cụ theo dõi này giúp các bên liên quan lẫn đội ngũ trực tiếp thực hiện biết những gì sẽ diễn ra và thời điểm bắt đầu, kết thúc một cách trực quan.

Bước 7: Triển khai dự án

Khi các bên liên quan lẫn đội ngũ thực hiện đã hiểu rõ chi tiết về dự án, đây là lúc Leader cần đưa tất cả vào vạch xuất phát và bắt đầu hành động. Lưu ý, mọi “di chuyển” đều cần theo đúng tiến độ và tinh thần teamwork phải được ưu tiên hàng đầu. Một mẹo nhỏ để triển khai dự án hiệu quả là hãy chia kết quả sau cùng thành những mục tiêu nhỏ theo ngày, tuần, tháng. Khi thực hiện, nếu dự án gặp rủi ro bất khả kháng thì việc điều chỉnh kế hoạch là cần thiết.

Bước 8: Nghiệm thu

Ở bước này, chúng ta thẩm định, kiểm tra chất lượng của dự án sau khi hoàn thành. Leader không nên dừng lại ở việc kiểm tra mà hãy quan sát bức tranh tổng thể từ lúc bắt đầu – kết thúc. Hãy xác định những khó khăn liên quan đến tiến độ, rủi ro trong quá trình thực hiện. Từ đó, Leader đúc kết kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo. Sai lầm là được phép nhưng không nên phạm phải lần thứ hai để tránh hao tổn nguồn lực.

Khi lập kế hoạch dự án, Manager cần phải biết cách đo lường kết quả công việc theo những con số KPI. Chúng tôi khuyến nghị bài viết 05 BƯỚC XÂY DỰNG KỸ NĂNG THIẾT LẬP VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO KPI để bạn đọc tham khảo thêm.