GANTT CHART | CÔNG CỤ TRỰC QUAN ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ

Gantt chart (công cụ trực quan để quản lý dự án) bắt nguồn từ cố vấn kỹ thuật Henry Laurence Gantt. Năm 1910, Henry thiết kế bảng vẽ trực quan để giúp các Manager dễ dàng theo dõi lịch trình triển khai dự án. Trải qua nhiều điều chỉnh bởi các chuyên gia, Gantt chart dần hiện đại và trở nên phổ biến trong nghiệp vụ quản lý dự án.

Về cơ bản, công cụ này giúp Leader lập kế hoạch và tổ chức công việc trong dự án một cách nhanh chóng, hiệu quả và trực quan. Thông qua đó, các bên liên quan có thể hiểu tổng quan về tiến trình dự án được thực thi. Không chỉ vậy, tinh thần teamwork từ đó cũng được gia tăng đáng kể vì tất cả thành viên đều biết trách nhiệm của nhau khi thực hiện dự án. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết 08 lợi ích của công cụ này nhé!

Lợi ích 1: Giúp những bên liên quan nắm rõ các hạng mục công việc

Lợi ích lớn nhất khi sử dụng Gantt chart để quản lý dự án là người xem có thể quan sát tất cả tổng quan thông tin, tiến trình thực thi chỉ “gói gọn” trong một trang tính. Công cụ này giúp Leader sắp xếp các hạng mục công việc tương ứng với những thành viên chịu trách nhiệm thực thi, thời gian bắt đầu – kết thúc. Đặc biệt nhất là những hạng mục trùng lặp về thời gian thực thi cũng có thể dễ dàng được theo dõi tách biệt nhau.

Lợi ích 2: Nâng cao hiệu quả teamwork

Theo một khảo sát từ Meredith Wholley, 86% nhân viên cho rằng thiếu hụt teamwork là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong công việc. Trong khi đó, bảng Gantt lại giúp các thành viên có thể giao tiếp dễ dàng để teamwork bởi tính trực quan và rõ ràng. Ở khía cạnh tương tự, Leader có thể trình bày về dự án một cách thông suốt để truyền cảm hứng cũng như xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với thành viên.

Lợi ích 3: Tránh tình trạng quá tải công việc

Khả năng cao là nhiều vấn đề sẽ xảy đến nếu nguồn lực có hạn mà các hạng mục công việc bị dồn nén vào một khoảng thời gian ngắn. Leader có thể dùng Gantt chart để phân bổ những hạng mục công việc dựa trên nguồn lực trong từng giai đoạn nhằm tránh tình trạng quá tải. Một khi triển khai hiệu quả công cụ này, khả năng cao dự án sẽ được hoàn thành trong ngân sách cho phép và deadline định trước.

Lợi ích 4: Tăng tính trực quan khi theo dõi tiến độ dự án

Trong Gantt chart có tỷ lệ phần trăm đã hoàn thành của từng hạng mục công việc một cách trực quan. Tất cả hạng mục đều được đặt trong một trang tính và Leader có thể triển khai việc thúc tiến tiến độ đúng deadline. Với những dự án có số lượng lớn hạng mục công việc thì khả năng cao sẽ trùng lặp về khung thời gian thực thi. Bảng Gantt giúp các bên liên quan có thể theo dõi một cách trực quan từng hạng mục theo timeline.

Lợi ích 5: Giúp quản lý thời gian hiệu quả

Trong bảng tính Excel, chúng ta có thể theo dõi cột mốc thời gian hiện tại của dự án mà không cần thao tác vì đã được lập trình cập nhật tự động. Từ đó, thành viên có thể quản lý thời gian hiệu quả thay vì “loay hoay” theo dõi tiến độ hiện tại trong một ma trận phức tạp. Đặc biệt, thành viên cùng lúc thực hiện nhiều dự án có thể dựa trên các bảng Gantt để sắp xếp thời gian làm việc trong ngày một cách hiệu quả và đúng tiến độ.

Lợi ích 6: Hỗ trợ hiệu quả làm việc nhóm từ xa

Làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, các thành viên không thể giao tiếp trực tiếp với nhau dẫn đến kỹ năng trình bày khó phát huy được tính hiệu quả. Gantt chart giúp thành viên có thể trình bày tốt hơn về dự án theo tiến độ để làm việc nhóm từ xa hiệu quả. Bảng Gantt cũng là hệ quy chiếu chung để tất cả cùng thảo luận và làm việc. Từ đó, đội nhóm sẽ có nhiều động lực khi làm việc từ xa do tiến độ của từng người đều được đồng nghiệp theo dõi hàng ngày.

Lợi ích 7: Giúp Leader linh hoạt điều chỉnh nếu cần thiết

Thay đổi, điều chỉnh kế hoạch là cần thiết nếu có những bất cập trong quá trình thực thi dự án. Việc sử dụng công cụ này để quản lý dự án giúp Leader linh hoạt điều chỉnh (nếu bắt buộc) nhằm đảm bảo đạt mục tiêu kịp deadline. Trong trường hợp bảng Gantt “quá khó hiểu” thì Leader có thể giảm bớt các thông tin gây nhiễu để tất cả đều theo dõi dễ dàng tiến độ dự án.

Lợi ích 8: Gia tăng tính minh bạch

Sự minh bạch của bảng Gantt có tác dụng gia tăng niềm tin và tinh thần làm việc nhóm. Đội ngũ biết những cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp cho từng hạng mục một cách trực quan và minh bạch. Từ đó, mỗi thành viên có cảm giác công việc của bản thân đang được cả đội ngũ theo dõi. Nhờ vậy mà mọi người đều tự giác làm việc hiệu quả, trung thực và hỗ trợ lẫn nhau.

Bài viết liên quan: 07 TIPS LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CHO QUẢN LÝ