05 BƯỚC XÂY DỰNG KỸ NĂNG THIẾT LẬP VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO KPI

Nắm rõ các bước xây dựng kỹ năng thiết lập và quản lý công việc theo KPI sẽ giúp cho hoạt động quản trị được rành mạch, đạt đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu không biết đo lường, bạn sẽ không thể quản trị hiệu quả làm việc của nhân viên. KPIs được xem là yếu tố quan trọng trong việc thiết lập và quản lý công việc, định hướng những chiến lược lâu dài cho tổ chức.

Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể vạch ra kế hoạch cụ thể và đúng đắn. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết cách xây dựng kỹ năng thiết lập và quản lý công việc theo KPIs.

Xác định chủ thể xây dựng KPIs

Bước đầu tiên để thực hiện kỹ năng thiết lập và quản lý công việc là xác định chủ thể xây dựng KPIs. Đó có thể là một bộ phận, phòng ban hay người nào đó trong tổ chức hiểu rõ và tổng quan nhất về nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Thường sẽ có 2 phương pháp chính để xác định chủ thể xây dựng KPIs.

Một là các bộ phận, phòng, ban chức năng trực tiếp thiết lập hệ thống KPIs cho các vị trí trong đội ngũ nhân sự. Những người này thường là trưởng phòng, ban hay bộ phận và nắm rõ các mục tiêu của tổ chức để chia việc và xây dựng KPIs sao cho hợp lý. Hai là bộ phận nhân sự, quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs xuống các phòng, ban trong tổ chức. Phương pháp này giữ được tính khách quan và khoa học nhưng các chỉ số đưa ra có thể không hợp lý.

Xác định các chỉ số hiệu suất cho KPIs

Đây là bước quan trọng trong quá trình thiết lập và quản lý công việc theo KPIs. Khi xây dựng các chỉ số KPIs, phải đảm bảo chúng được gắn kết chặt chẽ với những mục tiêu của phòng, ban và tổ chức. Mỗi vị trí, chức vụ sẽ có những vai trò, trách nhiệm riêng nên hãy cố gắng làm sao cho các chỉ số KPIs này liên kết với nhau và phù hợp theo mục tiêu của tổ chức.

Hãy áp dụng cách thức lập mục tiêu SMARTER để đánh giá các chỉ số thực hiện công việc sau khi đã thống nhất giữa các phòng ban. Ngoài ra, các chỉ số hiệu suất KPIs sẽ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, công việc cụ thể của nhân viên và mục tiêu chung của phòng ban. Hầu như tất cả vị trí trong doanh nghiệp đều cần có KPIs để mọi người cùng nhau phấn đấu và đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.

Đánh giá mức độ hoàn thành của KPIs

Bước tiếp theo sau khi đã xác định được chỉ số hiệu suất KPIs cho từng vị trí công việc và nhiệm vụ của các phòng ban là đánh giá mức độ hoàn thành. Các chỉ số hiệu suất được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường được, cụ thể và rõ ràng nên sẽ có phương pháp đánh giá chính xác cho từng mục KPIs. Trong việc xây dựng kỹ năng thiết lập và quản lý công việc, có thể chia KPIs thành 3 nhóm chính.

Nhóm đầu tiên sẽ tốn nhiều thời gian để thực hiện và ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của tổ chức. Nhóm thứ hai thường tốn ít thời gian để thực hiện nhưng ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian mà lại ít ảnh hưởng đến mục tiêu. Với nhóm cuối cùng, nhân viên sẽ tốn ít thời gian thực hiện và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức.

Liên hệ giữa việc đánh giá KPIs và lương thưởng

Mục đích của việc thiết lập và quản lý công việc theo KPIs là để đánh giá và tổ chức các hoạt động khen thưởng, xác định một mức lương nhất định. Theo đó, ứng với mỗi mức độ hoàn thành công việc khác nhau sẽ có mức lương thưởng tương ứng phù hợp với chỉ số hiệu suất KPIs dành cho nhân viên.

Điều này thường được quy định từ trước bởi đội ngũ quản lý cấp cao hoặc trưởng phòng, ban các bộ phận, người đã xây dựng hệ thống KPIs cho tổ chức hoặc chính nhân viên tự thống nhất với nhau. Việc đánh giá các chỉ số này nên được thực hiện một cách khách quan và trung thực với tất cả nhân viên. Trong những buổi đánh giá hiệu quả công việc định kỳ, hãy kết hợp ý kiến của cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng để kết quả được toàn diện hơn.

Theo dõi, đo lường và điều chỉnh để tối ưu KPIs

Ở bước cuối cùng này, hệ thống KPIs cần được theo dõi, đo lường và điều chỉnh theo thời gian. Dựa vào các chỉ số hiệu suất đã xác định trước đó, người quản lý sẽ theo dõi và tổng kết số điểm cho từng mức KPIs, vị trí và vai trò của nhân viên trong tổ chức. Từ đó, đo lường và điều chỉnh sao cho phù hợp với vị trí ở các phòng, ban và mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Việc xây dựng kỹ năng thiết lập và quản lý công việc theo KPIs là điều cần thiết và mang lại hiệu quả ở nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm 5 Kỹ năng đáng giá nhất cho Quản lý cấp trung.

Xem thêm: Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả