KỸ NĂNG GIAO VIỆC HIỆU QUẢ | QUẢN LÝ NHẸ GÁNH, ĐỘI NGŨ VỮNG MẠNH

Các nhà quản lý luôn phải chịu trách nhiệm cho một khối lượng rất lớn các công việc phát sinh trong doanh nghiệp của họ. Tuy nhiên, quỹ thời gian trong ngày mà họ có là hữu hạn, điều này cũng có nghĩa là họ không thể tự mình hoàn thành hết lượng công việc đó. Kỹ năng giao việc hiệu quả cho nhân viên vì vậy rất cần thiết nhằm giảm bớt mật độ công việc cho các nhà quản lý. Bên cạnh đó, áp dụng phương pháp này cũng giúp nâng cao khả năng đội nhóm và quan trọng nhất là đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra.

Kỹ năng giao việc là gì?

Giao việc (hay ủy quyền) là kỹ năng chuyển giao quyền hạn hay trách nhiệm đối với một chức năng hay nhiệm vụ cụ thể từ người này (thường là lãnh đạo hoặc quản lý) sang người khác. Phương pháp này giúp cho các nhân viên có thêm trải nghiệm mới trong công việc, từ đó có thể phát triển hết khả năng và kiến thức mà họ đã tích lũy được. 

Lợi ích khi ủy quyền cho nhân viên

• Hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian nhanh hơn: 

Với ủy quyền, quản lý có thể tập trung cho những công việc quan trọng nhất, trong khi các nhân viên có cơ hội vận dụng thế mạnh của họ vào một nhiệm vụ mới mẻ và đầy thử thách. Việc phân tán các nguồn lực của công ty như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều thành tựu hơn và các công việc cũng được hoàn thành nhanh hơn.

• Quản lý tập trung vào công việc của lãnh đạo:

Thực hành kỹ năng giao việc hiệu quả giúp quản lý thoát khỏi trạng thái kiệt sức khi phải ôm đồm quá nhiều công việc và trở thành một nhà lãnh đạo đúng nghĩa. Giảm bớt một lượng lớn công việc giúp họ có thêm thời gian để nghĩ về một bức tranh rộng lớn hơn cũng như đường hướng phát triển cho doanh nghiệp. Từ đó điều hướng đội ngũ của họ đi về phía đó nhanh hơn.

• Phát triển năng lực đội nhóm:

Khi một đội nhóm được trao quyền, các thành viên sẽ có thêm động lực và sáng tạo hơn trong công việc. Họ trở nên gắn bó hơn với doanh nghiệp khi cảm nhận được thêm những giá trị của bản thân. Được thực hiện các công việc của cấp trên cũng giúp họ hiểu hơn về tầm nhìn của công ty và, nhờ vậy, hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Các bước tiến hành giao việc hiệu quả

Lợi ích to lớn mà kỹ năng giao việc mang lại cho công ty là không thể bàn cãi, nhưng có vẻ các nhà quản lý vẫn chưa thực sự áp dụng hiệu quả phương pháp này. Theo một nghiên cứu, 46% các công ty trên thế giới có mối lo ngại lớn hoặc rất lớn đến kỹ năng giao quyền của các nhân sự trong tổ chức. Dưới đây sẽ là 5 bước giúp các quản lý triển khai giao việc hiệu quả hơn.

Bước 1: Phân tích nhiệm vụ

Ở bước đầu tiên, người quản lý cần đánh giá về những công việc mà họ đang phải đảm nhận. Việc này giúp quản lý đảm bảo họ đang ưu tiên thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hơn trong khi phát triển năng lực nhân viên hiệu quả bằng cách giao cho họ công việc phù hợp với khả năng của họ.

Phân tích nhiệm vụ cũng giúp quản lý loại bỏ những công việc không cần thiết nữa hay cân nhắc xem sẽ ủy thác một phần hay toàn bộ nhiệm vụ cho nhân viên.

Bước 2: Chọn lựa người ủy thác

Sau khi đã chọn được những nhiệm vụ sẽ ủy quyền, quản lý cần đánh giá khả năng, sở thích cũng như nhu cầu của từng nhân viên. Để tìm ra người phù hợp nhất cho từng nhiệm vụ, quản lý cần trả lời cho các câu hỏi về các nhân viên. Ví dụ, điểm mạnh và sở thích của họ là gì? họ sẽ có động lực nếu được phụ trách công việc mới nào? Họ đang hoạt động dưới hay quá công suất? 

Bước 3: Phổ biến nhiệm vụ

Khi giao phó công việc cho cấp dưới, người quản lý cần đảm bảo các nhân viên đã nắm được mục tiêu cũng như thời hạn của nhiệm vụ được giao. Nếu các thông tin quan trọng của nhiệm vụ không được phổ biến rõ ràng, các nhân viên sẽ thực hiện công việc được giao theo cách hiểu của họ. Việc này có rủi ro rất cao khi nó có thể bị lệch so với đường hướng mà quản lý mong muốn.

Bên cạnh đó, các nhân viên cũng phải nắm được những nhiệm vụ nào họ có quyền quyết định và những việc nào họ phải làm theo đường hướng đã đề ra 100%. Những cột mốc nào cần phải đạt được hay những bản cập nhật tiến độ nào cần được thực hiện.

Bước 4: Cung cấp hỗ trợ

Các nhân viên được phụ trách một nhiệm vụ hoàn mới mẻ sẽ có thể trở nên bỡ ngỡ và rất cần thêm sự trợ giúp. Quản lý sau khi giao việc cần lắng nghe những lo lắng của nhân viên để có thể cung cấp những hỗ trợ phù hợp. Thông thường, người được ủy thác sẽ cần thêm thông tin, kỹ năng chuyên môn hay nguồn lực để có thể hoàn thành công việc.

Bước 5: Theo dõi tiến trình thực hiện

Trong quá trình triển khai nhiệm vụ được ủy quyền, các nhân viên đôi khi gặp phải những trở ngại. Quan sát tiến trình làm việc của nhân viên thường xuyên sẽ giúp quản lý hiểu hơn về khó khăn của họ và hỗ trợ kịp thời. Việc này cũng giúp công việc không bị ngắt quãng và đảm bảo tiến độ công việc hoàn thành trong thời gian cho phép.

Tìm hiểu thêm về khóa học của VMP: Kỹ năng giao quyền hiệu quả