THÀNH THẠO KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHO QUẢN LÝ THÔNG QUA 4 CÔNG CỤ HIỆU QUẢ

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý không chỉ giúp họ giao tiếp, lãnh đạo đội ngũ nội bộ tốt hơn mà cũng rất hữu ích trong các lĩnh vực khác của sống như xây dựng mối quan hệ ngoài xã hội và ra quyết định hằng ngày. Cùng UMM trả lời cho câu hỏi “Kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý là gì?” và tìm hiểu 4 công cụ vô cùng hiệu quả này để giải quyết vấn đề từ trong công việc đến đời sống cá nhân nhé!

Kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp giải quyết các khó khăn, trắc trở một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các vấn đề gặp phải và cách giải quyết chúng có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành hay thậm chí là phòng ban làm việc. Tuy nhiên, quản lý có thể cải thiện kỹ năng này bằng cách làm quen với các vấn đề thường gặp trong ngành và học hỏi từ những người đã có kinh nghiệm đi trước. 

Ngoài ra, để khắc phục bất kỳ khó khăn nào, việc sở hữu một quy trình khuôn mẫu chung và các công cụ hiệu quả để giải quyết vấn đề là điều được nhiều nhà lãnh đạo cũng như các chương trình đào tạo quản lý cấp trung đặc biết chú trọng.

Xem thêm: 5 trò chơi cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề cho đội nhóm

4 công cụ sử dụng trong bài giảng kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý

Đây là các công cụ được nhà quản lý dùng để phân tích và giải quyết vấn đề, một vài công cụ còn thường được sử dụng trong Quy trình giải quyết vấn đề.

Mô hình phân tích và giải quyết vấn đề CATWOE

Mô hình CATWOE trong kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý
Mô hình CATWOE trong kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý

Mô hình CATWOE được phát triển bởi nhà tư tưởng người Anh Peter Checkland và đây là một checklist đơn giản xoay quanh 6 yếu tố để tìm giải pháp cho các vấn đề. Phép phân tích này cho phép doanh nghiệp xác định quy mô vấn đề, khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu và cho thấy các giải pháp nào có thể ảnh hưởng đến các bên liên qua. Các yếu tố chính mà mô hình giải quyết vấn đề CATWOE tập trung để suy xét một vấn đề và đưa ra giải pháp bao gồm:

  • C – Khách hàng
  • A – Nhân viên
  • T – Quá trình chuyển đổi
  • W – Tầm nhìn tổng quan
  • O – Người sở hữu
  • E – Những hạn chế về môi trường

Fishbone Diagram – Biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá được dùng để phân tích nguyên nhân
Biểu đồ xương cá được dùng để phân tích nguyên nhân

Biểu đồ xương cá là một công cụ phổ biến của kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý và thường được dùng để phân tích nguyên nhân trong quy trình giải quyết vấn đề. Sở dĩ được đặt tên như vậy là bởi khi hoàn chỉnh, chúng giống với bộ xương của một con cá. Các nguyên nhân gốc rễ sẽ là các xương sườn phân nhánh từ hai bên của đường xương sống và được gắn với phần đầu – được coi là vấn đề cụ thể (specific problem).

Biểu đồ xương cá cho phép doanh nghiệp:

  • Liệt kê một tập hợp các lý do có thể có liên quan đến sự cố hiện có
  • Điều tra từng khả năng bằng cách chia nó thành các nguyên nhân phụ
  • Xem các yếu tố góp phần (phương pháp, con người, tài nguyên vật liệu, môi trường,…)  liên quan đến nhau như thế nào

Flowchart – Lưu đồ

Lưu đồ giúp xác định vấn đề tiềm ẩn
Lưu đồ giúp xác định vấn đề tiềm ẩn

Lưu đồ là một sơ đồ dễ hiểu và hữu dụng cho cả việc lên kế hoạch, đưa ra quy trình cũng như xác định các vấn đề tiềm ẩn của kế hoạch đó. Được tạo thành từ một số ký hiệu đơn giản liên kết với các mũi tên chỉ hướng quy trình làm việc, sơ đồ minh họa rõ ràng những gì xảy ra ở mỗi giai đoạn của quy trình – và cách mỗi sự kiện tác động đến các sự kiện và quyết định khác.

Lưu đồ không chỉ giúp nhà quản lý xác định rõ ràng quá trình của một kế hoạch mà còn lường trước được các nguy cơ tiềm ẩn nếu không làm theo quy trình, từ đó đưa ra sẵn giải pháp dự phòng trước để giải quyết khi vấn đề xảy ra.

Kỹ thuật đặt câu hỏi giải quyết vấn đề 5W1H 

Đặt câu hỏi 5W1H trong kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý
Đặt câu hỏi 5W1H trong kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý

5W1H là một công cụ giải quyết vấn đề rất quan trọng khi kỹ thuật này cho phép nhà quản lý tư duy để hiểu một tình huống có thể có vấn đề hay không bằng cách đặt những câu hỏi phù hợp. Kỹ thuật 5W1H thường dùng trong bước đầu tiên – Xác định vấn đề trong quy trình giải quyết vấn đề.

  • What: Vấn đề này là gì?
  • Who: Ai gây ra vấn đề này? Ai là người chịu ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp?
  • Where: Vấn đề này xảy ra ở đâu? Tầm ảnh hưởng rộng hay hẹp?
  • When: Vấn đề này xảy ra khi nào? Tần suất ra sao?
  • Why: Tại sao lại xảy ra sự cố này? Tại sao vấn đề này là cấp bách?
  • How: Làm thế nào để giải quyết? Làm sao để giảm thiểu thiệt hại và ảnh hưởng?

Đề xuất trung tâm cung cấp khóa học kỹ năng giải quyết vấn đề cho quản lý

UMM đề xuất khóa học Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, giúp người học nắm rõ một cách đầy đủ và sâu sắc về quy trình nhận diện và phân loại vấn đề cũng như đưa ra các giải pháp tối ưu. Đây là một trong những khoác học được chú trọng trong quá trình đào tạo quản lý cấp trung. Được thiết kế với phương pháp độc quyền “Learning by Doing 3V”, khóa học hứa hẹn mang lại cho học viên những giá trị thực tế về nâng cao năng lực giải quyết vấn đề cũng như lên chiến lược để đạt mục tiêu cụ thể.

Tham khảo thêm nhiều bài viết hay về những kỹ năng cần thiết của nhà quản lý cấp trung, vui lòng truy cập tại đây.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *