7 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CẦN CÓ ĐỂ THÀNH CÔNG

Việc trang bị những kỹ năng quản lý dự án là điều vô cùng cần thiết để gặt hái được thành công trong công việc. Kỹ năng để quản lý dự án không đơn thuần chỉ là một kỹ năng như tên gọi mà nó còn bao gồm nhiều kỹ năng và đặc điểm tính cách của người lãnh đạo. Hãy cùng UMM tìm hiểu những kỹ năng đó là gì thông qua bài viết này nhé!

Kỹ năng quản lý dự án là gì?

Kỹ năng quản lý dự án là một nhóm gồm các kỹ năng cần thiết bắt đầu, lập kế hoạch và thực hiện bất kỳ dự án nào. Người quản lý dự án thường có một đội nhóm nhân viên phụ trách các vị trí công việc khác nhau trong dự án và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu cụ thể.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm khởi tạo, lập kế hoạch và thực hiện một dự án. Họ cũng chịu trách nhiệm chỉ đạo và thúc đẩy đội nhóm làm việc, hoàn thành mục tiêu kỳ vọng và trao đổi với ban lãnh đạo doanh nghiệp cùng các bên liên quan về tình trạng của dự án.

Những kỹ năng quản lý dự án cốt lõi cần phải có

Kỹ năng để quản lý dự án là những năng lực và đặc điểm mà một người cần có để điều phối một dự án từ đầu đến cuối một cách hiệu quả. Bên cạnh những xu hướng mới, có những kỹ năng quản lý dự án chuyên môn và mềm luôn được đánh giá cao, chẳng hạn như:

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng quản lý dự án này cung cấp cho người quản lý khả năng điều phối, động viên và tạo ra bầu không khí nơi một nhóm có thể trao đổi các ý tưởng, đưa ra kế hoạch và hoàn thành dự án. Cải thiện kỹ năng lãnh đạo bằng cách thực hiện công việc một cách kỷ luật và lãnh đạo bằng cách làm gương như đáp ứng những deadline đã thiết lập, đúng giờ cho các cuộc họp,… Trong số các xu hướng lãnh đạo năm nay, nhu cầu lãnh đạo các nhóm từ xa đã trở nên phổ biến một cách rõ rệt khi một số lượng khổng lồ các công ty bắt đầu “làm việc tại nhà” do đại dịch COVID bùng nổ.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào, không chỉ đối với người quản lý dự án. Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), khoảng 90% thời gian trong một dự án được người quản lý dành cho việc giao tiếp khi người quản lý cần giao tiếp với nhiều nhóm người khác nhau trong suốt các dự án, từ khách hàng, nhà cung cấp đến thành viên trong nhóm và những người phụ trách khác trong và ngoài công ty của họ.

Ngoài ra, trong giao tiếp cũng cần đến kỹ năng đàm phán khi cần phải thương lượng giá cả với nhà cung cấp hoặc với các bên liên quan về kỳ vọng của họ so với những gì nhóm dự án thực sự có thể hoàn thành.

Quản lý rủi ro

Bạn có dự đoán được sự xuất hiện của virus Corona trong 2 năm vừa qua và những rủi ro cho các dự án của bản thân  hay không? Thực tiễn cho thấy không ai có thể tránh khỏi những điều bất ngờ ập đến và việc của người quản lý dự án là phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Một trong những cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng quản lý rủi ro là xem xét kinh nghiệm của các nhà quản lý khác và học hỏi từ những sai lầm của họ. Xem cách một người quản lý dự án thành công đã hoàn thành một dự án và sử dụng các phương pháp hay nhất của họ.

Lập kế hoạch dự án

Trước khi bắt đầu một dự án nào cũng cần phải lên kế hoạch và trong giai đoạn này, bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào cũng cần được xác định và đưa ra chiến lược để ứng phó, giải quyết. Ngoài ra, việc nắm bắt các ràng buộc của dự án như ngân sách, quy mô và lịch trình cùng việc thiết lập mục tiêu S.M.A.R.T, tài nguyên cần thiết cũng là điều cần thiết.

Tạo ra một bản trình bày trực quan về các dự án sẽ được thực hiện, thứ tự các nhiệm vụ cần được hoàn thành và lĩnh vực nào có thể thu được nhiều giá trị kinh doanh nhất bằng các phần mềm quản lý dự án. Một lộ trình tốt sẽ giúp người quản lý dự án cộng tác với nhóm, sắp xếp hợp lý các quy trình và điều phối các hoạt động trên toàn diện.

Quản lý các phần việc nhỏ

Vai trò của người quản lý là chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ chi tiết để mọi người trong nhóm có thể hiểu được cách thức làm việc để đạt được mục tiêu. Quản lý các phần công việc nhỏ để đảm bảo mọi người biết cùng một thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng công việc cho từng thành viên trong nhóm. Người quản lý dự án cần lập danh sách, xây dựng bảng phân công và quản lý tiến trình thực hiện phần công việc được phân chia của từng người trong nhóm là việc. 

Kiểm soát chi phí

Ngoài việc hoàn thành dự án đúng thời hạn với một ngân sách hợp lý, người quản lý cũng có thể xem dự án như một “điều mạo hiểm” và quan sát cách nó đóng góp hiệu quả thế nào cho doanh thu doanh nghiệp. Có thể tạo ngân sách dựa theo cách thủ công và các phần mềm quản lý dự án hiện đại hiện nay cũng cung cấp các tính năng thiết lập ngân sách phù hợp với quy mô lớn nhỏ khác nhau.

Quản lý thời gian

Để hiểu được tình trạng thực sự, người quản lý dự án phải thiết lập kỷ luật một thời gian biểu phù hợp và biết thời gian làm việc của nhóm đang trôi qua. Tối đa hóa hiệu quả cho nhóm là điều quan trọng để quản lý chi phí và duy trì dự án trong phạm vi ngân sách. Sử dụng các công cụ khác nhau như bảng điều khiển kỹ thuật số (dashboard), lịch, bảng chấm công sẽ tạo ra sự minh bạch, trách nhiệm thực hiện công việc của nhóm.

Tạm kết về kỹ năng quản lý dự án

Kỹ năng quản lý dự án bao gồm nhiều kỹ năng và đặc điểm tính cách khác nhau và cần có sự tự tin để lãnh đạo một dự án và khả năng tập hợp một đội giỏi để có thể dẫn dắt họ. Quản lý dự án là một vị trí không dễ dàng với đầy những thách thức phải đối mặt, vì vậy việc đào tạo quản lý cấp trung để trở thành một người quản lý dự án giỏi cũng là một việc cần lưu tâm. Tuy khó nhưng sự đa dạng trong công việc cùng với khả năng tự trau dồi các kỹ năng xuyên suốt quá trình chạy dự án đã khiến công việc này trở nên thú vị hơn bao giờ hết. 

Xem thêm các thông tin bổ ích khác tại: Chia sẻ kiến thức