Quản trị MBO là gì? Quy trình 8 bước quản trị theo mục tiêu MBO

Quản trị MBO (Management by Objectives) là một phương pháp quản lý mục tiêu, đã được ra đời từ thập kỷ 1950 bởi nhà quản lý nổi tiếng Peter Drucker. Phương pháp này đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để nâng cao hiệu suất và đảm bảo mục tiêu tổ chức được đạt được hiệu quả.

I.Quản trị MBO là gì?

MBO, viết tắt của “Management by Objectives,” là một phương pháp quản lý trong lĩnh vực quản trị và kinh doanh. Phương pháp này đã được đề xuất,  phát triển bởi nhà quản lý nổi tiếng người Mỹ Peter Drucker vào những năm 1950. Mục tiêu chính của MBO là tập trung vào việc thiết lập, theo dõi hay đánh giá mục tiêu cụ thể, đo lường được (còn được gọi là “mục tiêu thông minh” – SMART goals) để cải thiện hiệu suất tổ chức hay cá nhân.

Quản trị MBO là một phương pháp quản lý dựa trên việc thiết lập mục tiêu cụ thể, đo lường hiệu suất dựa trên những mục tiêu đó. Nó liên quan đến việc thiết lập mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có tính thực hiện, thời gian cụ thể), sau đó theo dõi và đánh giá tiến trình đạt được chúng.

Xem thêm: Mô hình AIDA là gì? Vai trò và Ví dụ về mô hình AIDA trong Marketing?

II.Một số ví dụ cụ thể về quản trị theo mục tiêu MBO

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về việc áp dụng quản trị theo mục tiêu (MBO) trong các tình huống khác nhau:

1.Công ty sản xuất ô tô

• Mục tiêu: Tăng sản lượng sản xuất ô tô để đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Điểm tiến trình: Số lượng ô tô sản xuất hàng tháng.
• Cách thiết lập mục tiêu SMART: Tăng sản lượng sản xuất ô tô từ 1.000 xe/tháng lên 1.200 xe/tháng trong vòng 6 tháng.
• Theo dõi, đánh giá: Đo lường số lượng ô tô sản xuất hàng tháng, so sánh với mục tiêu đã đặt ra. Điều chỉnh quy trình sản xuất khi cần thiết để đạt được mục tiêu.

2.Bộ phận kế toán của một công ty tài chính

• Mục tiêu: Giảm thời gian xử lý các giao dịch tài chính, báo cáo thuế.
• Điểm tiến trình: Thời gian xử lý mỗi giao dịch tài chính.
• Cách thiết lập mục tiêu SMART: Giảm thời gian xử lý mỗi giao dịch từ 48 giờ xuống còn 36 giờ trong vòng 3 tháng.
• Theo dõi, đánh giá: Theo dõi thời gian xử lý giao dịch, báo cáo thường xuyên. Tìm cách cải thiện quy trình và đào tạo nhân viên để đạt được mục tiêu.

3.Cửa hàng bán lẻ

• Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng, khách hàng trung thành.
• Điểm tiến trình: Doanh số bán hàng hàng tháng, số lượng khách hàng trung thành mới đăng ký.
• Cách thiết lập mục tiêu SMART: Tăng doanh số bán hàng từ 10.000 đơn hàng/tháng lên 12.000 đơn hàng/tháng trong vòng 6 tháng. Có ít nhất 500 khách hàng trung thành mới đăng ký mỗi tháng.
• Theo dõi, đánh giá: Sử dụng dữ liệu bán hàng để theo dõi doanh số, sử dụng các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng trung thành mới.

4.Bệnh viện

• Mục tiêu: Cải thiện chất lượng dịch vụ y tế hay giảm thời gian chờ đợi bệnh nhân.
• Điểm tiến trình: Thời gian chờ đợi bệnh nhân, chỉ số chất lượng y tế (chẳng hạn như tỷ lệ nhiễm trùng sau phẫu thuật).
• Cách thiết lập mục tiêu SMART: Giảm thời gian chờ đợi từ 30 phút xuống còn 20 phút trung bình trong vòng 3 tháng. Giảm tỷ lệ nhiễm trùng sau phẫu thuật từ 2% xuống còn 1% trong vòng 6 tháng.
• Theo dõi, đánh giá: Theo dõi thời gian chờ đợi, tỷ lệ nhiễm trùng, áp dụng các biện pháp cải thiện, đào tạo nhân viên để đạt được mục tiêu.

Xem thêm: 7 kỹ năng VÀNG đàm phán và thương lượng thành công

III. Quy trình quản trị theo mục tiêu  – Quản trị MBO

Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một quy trình quản lý mục tiêu hay đo lường hiệu suất thông qua việc thiết lập, theo dõi, đánh giá các mục tiêu cụ thể. Dưới đây là quy trình cơ bản của quản trị MBO:

1.Xác định mục tiêu tổ chức

Bước đầu tiên là quản trị MBO cần xác định mục tiêu tổ chức, tức là những gì tổ chức muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Xác định mục tiêu thường được thực hiện bởi lãnh đạo cao cấp hoặc ban điều hành.

2.Thiết lập mục tiêu cụ thể

Dựa trên mục tiêu tổ chức, mục tiêu cụ thể sẽ được xác định cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong tổ chức. Mục tiêu này cần phải cụ thể, đo lường được, khả thi, có tính thực hiện và thời gian cụ thể (SMART).

3.Xây dựng kế hoạch hành động

Sau khi thiết lập mục tiêu cụ thể, cần xây dựng kế hoạch hành động để đạt được chúng. Kế hoạch này bao gồm các bước cụ thể, nguồn lực cần thiết hay lịch trình.

4.Theo dõi tiến trình

Quá trình quản trị MBO yêu cầu theo dõi tiến trình thường xuyên. Theo dõi có thể thực hiện qua việc sử dụng các hệ thống quản lý hoặc công cụ đo lường hiệu suất.

5.Đánh giá hiệu suất

Các mục tiêu cụ thể được quản trị MBO đánh giá, so sánh với những gì đã được thiết lập. Đánh giá hiệu suất giúp đánh giá xem mục tiêu đã được đạt được hay chưa.

6.Điều chỉnh, cải thiện

Nếu hiệu suất không đạt được mục tiêu hoặc có sự biến đổi trong môi trường kinh doanh, cần thay đổi kế hoạch hành động và mục tiêu để đảm bảo rằng tổ chức tiếp tục di chuyển theo hướng đúng.

7.Phản hồi, thưởng thức

Cuối cùng, cần cung cấp phản hồi cho nhân viên về hiệu suất của họ,  thưởng thức sự đóng góp của họ vào việc đạt được mục tiêu.

8.Lặp lại quy trình

Quy trình MBO là một chu kỳ liên tục. Sau khi một chu kỳ hoàn thành, tổ chức sẽ xác định lại mục tiêu, bắt đầu một chu kỳ mới.

Quy trình MBO tạo ra một khung làm việc cụ thể giúp tổ chức, cá nhân trong tổ chức đạt được mục tiêu của họ một cách hiệu quả. Nó tập trung vào kết quả, đánh giá và điều chỉnh liên tục để cải thiện hiệu suất tổ chức.

IV. Ưu và nhược điểm của quản trị MBO là gì?

Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một phương pháp quản lý mục tiêu, đo lường hiệu suất có nhiều ưu điểm và nhược điểm:

1.Ưu điểm của quản trị MBO

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Quản trị MBO giúp tổ chức, cá nhân hiểu rõ mục tiêu cần đạt được, từ đó tập trung công sức vào những gì quan trọng nhất.
• Tạo động lực: Việc kết nối mục tiêu với phần thưởng, sự thăng tiến có thể tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên để đạt được mục tiêu.
• Đánh giá hiệu suất cụ thể: MBO sử dụng các mục tiêu cụ thể hay đo lường được để đánh giá hiệu suất, giúp đánh giá mức độ đạt được của mục tiêu.
• Tạo minh bạch, trách nhiệm: MBO xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân, tạo sự minh bạch và ngăn ngừa xung đột về vai trò.
• Tự động hóa quy trình quản lý: MBO thường sử dụng công cụ và phần mềm quản lý để theo dõi tiến trình, giúp tự động hóa các khía cạnh của quản trị.

2.Nhược điểm của quản trị MBO

• Tập trung quá nhiều vào kết quả ngắn hạn: MBO có thể thúc đẩy tập trung vào đạt được kết quả ngắn hạn, đôi khi làm mất đi tầm nhìn, bền vững.
• Gây áp lực quá mức: Việc đặt mục tiêu cụ thể, sử dụng phần thưởng có thể tạo áp lực quá mức cho nhân viên, dẫn đến căng thẳng và sự cạnh tranh không lành mạnh.
• Có thể bỏ qua các khía cạnh không đo lường được: quản trị MBO tập trung vào những gì có thể đo lường, việc này có thể làm bỏ qua các khía cạnh quan trọng như đạo đức, đạo đức làm việc và đóng góp tương đối.
• Điều chỉnh mục tiêu có thể gây phiền toái: Khi cần phải thay đổi mục tiêu, nó có thể gây ra sự phiền toái cho nhân viên, gây mất thời gian.
• Không phù hợp cho tất cả ngành công nghiệp, tổ chức: MBO có thể không phù hợp cho các ngành công nghiệp hoặc tổ chức có tính chất đặc biệt, nơi không thể đo lường hiệu suất một cách dễ dàng hoặc khi mục tiêu không rõ ràng.

MBO có nhiều ưu điểm về việc xác định hay đo lường hiệu suất, nhưng cũng có nhược điểm về áp lực, tập trung quá mức vào kết quả ngắn hạn,  có thể bỏ qua các khía cạnh không đo lường được của hiệu suất. Việc áp dụng MBO cần xem xét kỹ càng ngữ cảnh, mục tiêu cụ thể của tổ chức.

V. Quản trị công việc hiệu quả hơn với MBO kết hợp FastWork Work+

Kết hợp quản trị theo mục tiêu (MBO) với các công cụ như FastWork Work+ có thể tạo ra một mô hình quản lý công việc hiệu quả hơn, trải nghiệm làm việc tốt hơn cho tổ chức. Dưới đây là cách kết hợp của quản trị MBO và FastWork Work+ có thể hỗ trợ quản trị công việc:

1.Xây dựng mục tiêu SMART trong FastWork Work+

Sử dụng FastWork Work+ để thiết lập mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, có tính thực hiện, thời gian cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong tổ chức.

2.Theo dõi tiến trình, tiến độ

FastWork Work+ cho phép theo dõi tiến trình công việc, tiến độ đối với mục tiêu đã thiết lập. Các công cụ, báo cáo trực quan giúp quản lý,  nhân viên theo dõi hiệu suất và tiến độ.

3.Phản hồi, thưởng thức trong thời gian thực

FastWork Work+ cung cấp khả năng cung cấp phản hồi, thưởng thức trong thời gian thực cho nhân viên dựa trên hiệu suất và đạt được mục tiêu. Việc này có thể tạo động lực cao hơn để đạt được kết quả tốt hơn.

4.Điều chỉnh mục tiêu, kế hoạch

Nếu cần thiết, quản lý, nhân viên có thể sử dụng FastWork Work+ để điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch hành động để phản ánh sự thay đổi trong môi trường hoặc mục tiêu tổ chức.

5.Lập lịch,  quản lý thời gian hiệu quả

FastWork Work+ cũng có thể hỗ trợ lập lịch công việc, quản lý thời gian để đảm bảo rằng nhân viên làm việc hiệu quả và theo đúng kế hoạch.

6.Tích hợp dữ liệu, báo cáo

FastWork Work+ có thể tích hợp với các hệ thống khác để thu thập dữ liệu, tạo báo cáo tự động về hiệu suất. Báo cáo giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về tiến trình MBO và hiệu suất tổng thể.

Kết hợp MBO với FastWork Work+ giúp tổ chức tạo ra một mô hình quản lý mục tiêu, theo dõi tiến trình, đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả hơn. Việc này có thể giúp nâng cao khả năng quản lý công việc, đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức được đạt được một cách hiệu quả và trong thời gian.

Quản trị MBO có thể là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện quản lý và hiệu suất trong doanh nghiệp của bạn. Bằng cách tự động ứng dụng nó, bạn có thể đảm bảo rằng tổ chức của mình đang làm việc theo hướng đúng để đạt được mục tiêu chiến lược của mình.

Cảm ơn các học viên cùng những nhà quản lý đã dành thời gian lắng nghe giới thiệu về quản trị MBO của VMP Academy. Chúng tôi rất mong được đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển của mọi người. 

Bên cạnh đó, nếu bạn đang là nhà lãnh đạo, quản lý.  Hãy nâng cấp bản thân và khẳng định năng lực, vị trí của mình ngay hôm nay bằng ký đăng ký các khóa học như Kỹ năng thuyết trình, tự tin và thuyết phục, đào tạo quản lý cấp trung, kỹ năng quản trị nhân sự,… của VMP Academy theo thông tin bên dưới:

TRUNG T Â M TRỰC THUỘC HỌC VIỆN ĐÀO TẠO VMP

Trụ sở chính: Tòa nhà Center Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 08, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 1800.6981 – 0909 382 864

Email: Daotao@vmp.edu.vn