Những điều bạn nhất định phải biết về KPI

KPI, hay còn gọi là Key Performance Indicator, là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. Nó đại diện cho các chỉ số chính quan trọng được sử dụng để đo lường hiệu suất, thành tựu của một tổ chức, dự án, hoặc chiến dịch cụ thể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về KPI là gì, cách chúng hoạt động và tại sao chúng quan trọng trong việc quản lý kinh doanh.

I. KPI Là Gì?

KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator”, nó được dùng để đo lường mức độ hoàn thành của một mục tiêu hoặc mục tiêu cụ thể. Các KPI thường liên quan đến các khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm, hài lòng của khách hàng,… Chúng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất của họ, điều hướng hành động để cải thiện kết quả.

Có nhiều loại KPI phụ thuộc vào mục tiêu và ngành công nghiệp của bạn. Dưới đây là một số loại KPI phổ biến:

1. KPI tài chính: Đo lường hiệu suất tài chính của doanh nghiệp như doanh số bán hàng, lợi nhuận,  ROI (Return on Investment).
2. KPI chất lượng: Đo lường chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thường dựa trên tiêu chuẩn hay phản hồi của khách hàng.
3. KPI khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ khách hàng trung thành, thời gian phản hồi đối với yêu cầu của khách hàng.
4. KPI hoạt động: Đo lường hiệu suất của quy trình, công việc hàng ngày trong tổ chức.

Những KPI này là chỉ một phần nhỏ trong danh sách rất nhiều loại KPI có sẵn,  được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Sự lựa chọn các KPI phụ thuộc vào mục tiêu cũng như chiến lược của tổ chức của bạn, chúng cần phải được điều chỉnh theo thời gian để phản ánh thực tế và môi trường kinh doanh thay đổi.

Xem thêm: 10 Nội dung đào tạo trong doanh nghiệp cơ bản nhất

II.Vai trò của KPI

KPI hay Key Performance Indicators (Chỉ số hiệu suất quan trọng) đóng một vai trò quan trọng, đa dạng trong nhiều khía cạnh của quản lý doanh nghiệp hoặc tổ chức. Dưới đây là các vai trò quan trọng của KPI:

1.Đo lường hiệu suất

KPI chủ yếu được sử dụng để đo lường mức độ hoàn thành của các mục tiêu, dự án hoặc quy trình trong tổ chức. Chúng giúp xác định xem liệu tổ chức đang tiến triển theo hướng đúng hay không, nếu có bất kỳ điều chỉnh nào cần thiết.

2.Xác định mục tiêu

KPI giúp đặt ra các mục tiêu cụ thể cho tổ chức hay cá nhân. Chúng tạo ra một hướng dẫn rõ ràng về những gì cần đạt được, đo lường sự tiến triển theo thời gian.

3.Định hướng quyết định

Dữ liệu từ các KPI cung cấp thông tin cần thiết để ra quyết định kinh doanh. Chúng giúp quản lý và nhân viên đưa ra các quyết định có cơ sở dựa trên dữ liệu, thực tế.

4.Theo dõi tiến trình

KPI cho phép theo dõi tiến trình làm việc, đánh giá hiệu suất theo thời gian. Theo dõi giúp tổ chức thấy rõ sự phát triển, nhận ra sớm các vấn đề có thể phát sinh.

5.Xác định điểm yếu – mạnh

Khi theo dõi KPI, bạn có thể xác định được những khía cạnh nào của tổ chức hoạt động hiệu quả, những khía cạnh nào cần được cải thiện. Nó giúp tập trung vào việc cải thiện mặt yếu và tận dụng mặt mạnh.

6.Theo dõi tiến bộ

KPI cho phép tổ chức theo dõi tiến bộ theo thời gian và xem xét liệu họ đã đạt được các mục tiêu dài hạn hay chưa. Theo dõi có thể giúp trong việc điều chỉnh chiến lược và kế hoạch dựa trên những kết quả thực tế.

7.Tạo động viên – sự tập trung

KPI có thể tạo sự động viên cho nhân viên,  nhóm làm việc bằng cách xác định rõ mục tiêu, đánh giá công việc của họ dựa trên các chỉ số cụ thể. Tạo động viên giúp thúc đẩy sự tập trung hay tạo động lực để đạt được kết quả tốt hơn.

KPI không chỉ là một công cụ đo lường hiệu suất mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự định hướng, quyết định và cải thiện trong tổ chức. Chúng giúp tổ chức duy trì sự linh hoạt và thích nghi trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? Phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả. 

III.Tại sao KPI quan trọng nhưng doanh nghiệp thường không đạt được?

KPI (Key Performance Indicators) quan trọng vì chúng đóng vai trò quan trọng trong đo lường, quản lý và cải thiện hiệu suất của một tổ chức. Tuy nhiên, có nhiều lý do khiến doanh nghiệp thường không đạt được KPI hoặc gặp khó khăn trong việc triển khai chúng:

1.KPI không được thiết lập đúng cách

Một trong những lý do chính là KPI không được thiết lập một cách rõ ràng, hợp lý. Khi KPI không cụ thể, đo lường được hoặc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu tổ chức, nhân viên có thể khó khăn trong việc hiểu cũng như đạt được chúng.

2.Không có sự kết nối giữa KPI – chiến lược

KPI nên phản ánh chiến lược tổ chức. Nếu KPI không được tích hợp vào chiến lược kinh doanh, nhân viên có thể cảm thấy mất động lực, không thấy mục tiêu của họ liên quan đến mục tiêu tổ chức.

3.Thiếu sự cam kết từ nhân viên

Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi nhân viên không cam kết với KPI. Nó có thể xuất phát từ sự không rõ ràng về mong đợi hoặc thiếu động lực từ phía lãnh đạo.

4.Thiếu tài nguyên và hỗ trợ

Đôi khi, doanh nghiệp không cung cấp đủ tài nguyên và hỗ trợ cho nhân viên để họ đạt được KPI. Nếu không có công cụ, đào tạo, hoặc quy trình hỗ trợ, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện KPI.

5.Không chấp nhận thất bại – sửa đổi KPI

Một số doanh nghiệp có thể sợ sửa đổi hoặc điều chỉnh KPI nếu họ thấy rằng họ không đạt được chúng. Tuy nhiên, KPI cần linh hoạt hay có thể điều chỉnh theo thời gian để phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

6.Khả năng đo lường – dữ liệu kém chất lượng

Nếu doanh nghiệp không có khả năng đo lường hoặc dữ liệu không chính xác, thì việc theo dõi, đánh giá KPI sẽ trở nên khó khăn và không chính xác.

Để đảm bảo rằng KPI đóng vai trò quan trọng và hiệu quả trong doanh nghiệp, cần thiết phải thiết lập KPI cụ thể, tích hợp chúng vào chiến lược tổ chức, cam kết từ nhân viên, cung cấp tài nguyên cũng như hỗ trợ, sửa đổi theo thời gian, đảm bảo dữ liệu đo lường chất lượng. Ngoài ra, cần tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy sự đổi mới và cải tiến để đạt được KPI một cách hiệu quả.

IV.  Doanh nghiệp phải xây dựng và triển khai hệ thống KPI như thế nào?

Xây dựng, triển khai hệ thống KPI (Key Performance Indicators) đòi hỏi một quá trình cẩn thận cũng như có kế hoạch. Dưới đây là các bước quan trọng để xây dựng hay triển khai hệ thống KPI hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn:

1.  Xác định mục tiêu – chiến lược

Đầu tiên, hãy xác định rõ mục tiêu tổng quan của doanh nghiệp, chiến lược để đạt được chúng. KPI cần phản ánh những gì bạn muốn đạt được.

2. Xác định các KPI chính

Dựa trên mục tiêu, chiến lược, xác định các KPI cụ thể mà bạn muốn theo dõi. Các KPI cần phải cụ thể có thể đo lường hay có ảnh hưởng đối với mục tiêu tổng quan.

3. Xác định độ ưu tiên, trọng số

Xác định độ ưu tiên cũng như trọng số của từng KPI để thể hiện mức độ quan trọng của chúng đối với chiến lược tổng thể. Nó giúp trong việc quyết định ưu tiên khi phải làm việc với nhiều KPI cùng một lúc.

4. Thiết lập mục tiêu cụ thể cho KPIĐặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng KPI. 

Mục tiêu cần phải SMART: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant), Có thời hạn (Time-bound).

5. Thu thập dữ liệu và  xây dựng cơ sở dữ liệu

Đảm bảo rằng bạn có cơ sở dữ liệu, hệ thống thu thập dữ liệu chính xác, đáng tin cậy để đo lường KPI. Dữ liệu là yếu tố quan trọng trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất.

6. Xây dựng báo cáo, biểu đồ

Tạo các báo cáo, biểu đồ để trực quan hóa KPI. Bác cáo giúp các thành viên trong tổ chức dễ dàng theo dõi và hiểu KPI.

7. Theo dõi, đánh giá KPI

Thiết lập quy trình để theo dõi,  đánh giá KPI theo thời gian. Theo dõi, đánh giá bao gồm việc cập nhật dữ liệu, so sánh với mục tiêu, và xác định bất kỳ điều chỉnh nào cần thiết.

8. Tạo sự liên kết với hành động

Khi KPI cho thấy rằng có sự sai lệch giữa hiệu suất thực tế, mục tiêu, hãy xác định các hành động cụ thể để điều chỉnh và cải thiện hiệu suất.

9. Liên tục đánh giá, cải tiến

Hệ thống KPI cần được đánh giá, cải tiến liên tục để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp trong môi trường thay đổi.

10. Đào tạo, tạo nhận thức

Đảm bảo rằng các nhân viên, các bộ phận liên quan hiểu rõ về KPI, cách chúng đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Cung cấp đào tạo và tạo nhận thức về KPI.

11. Lãnh đạo ví dụ

Lãnh đạo trong tổ chức cần phải thể hiện tầm quan trọng của KPI bằng cách hỗ trợ,  tham gia vào việc triển khai hệ thống KPI.

Xây dựng hay triển khai hệ thống KPI không chỉ là một quy trình một lần mà là một quá trình liên tục để đảm bảo sự thích nghi và cải tiến trong doanh nghiệp của bạn.

KPI là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tiến triển theo hướng đúng hay đạt được mục tiêu cụ thể. Bằng cách sử dụng KPI một cách hiệu quả, bạn có thể định hình chiến lược kinh doanh và đảm bảo sự thành công trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Ở trên, VMP Academy đã cung cấp những thông tin liên quan đến KPI là gì? Cách xây dựng, triển khai hệ thống KPI như nào để đạt hiệu quả cao. Bên cạnh đó, VMP Academy cung cấp một loạt các chương trình đào tạo về các kỹ năng triển khai công việc hiệu quả, Kỹ năng thuyết trình, tự tin, thuyết phục, Kỹ năng giao tiếp và tạo ảnh hưởng đội ngũ,….một cách chuyên sâu, toàn diện. 

Chúng tôi cung cấp các khóa học từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp với mọi đối tượng học viên, từ sinh viên mới ra trường đến những người quản lý và doanh nhân có kinh nghiệm.

Xem thêm: Cách áp dụng nhân tướng học trong quản trị nhân sự hiệu quả nhất