CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ VỚI NGUYÊN TẮC RESULT

Kỹ năng giao tiếp chắc hẳn là một trong những kỹ năng cần thiết của nhà quản lý khi xung quanh luôn có rất nhiều tình huống cần đến kỹ năng này. Ở nơi làm việc, người lãnh đạo cần giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và tại những cuộc họp nhân viên hay trong các bài diễn thuyết, phát biểu. Bên cạnh đó, ngoài giờ làm việc cũng có những cuộc trò chuyện với người thân, người quen, kết nối qua mạng xã hội và thậm chí có thể nói chuyện trong những môi trường công cộng khác. 

Vậy người quản lý cần làm gì để cải thiện tốt kỹ năng giao tiếp? Bài viết này UMM sẽ cùng bạn tìm hiểu các nguyên tắc dùng cho kỹ năng giao tiếp thông qua mô hình RESULT.

Kỹ năng giao tiếp trong quản lý hiệu quả nơi làm việc

Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp các hoạt động, cách ứng xử cần thực hiện để đưa và nhận các loại thông tin khác nhau. Với tư cách là một nhà quản lý sẽ cần tham gia vào nhiều loại hình giao tiếp và điều quan trọng là họ phải đảm bảo thông điệp của mình được lắng nghe, hiểu và thực hiện ở những nơi cần thiết. 

Trong quá trình đào tạo quản lý cấp trung, kỹ năng giao tiếp cũng là một kỹ năng vô cùng cần thiết và ưu tiên nên được rèn luyện hàng đầu. Ngoài ra, giao tiếp hiệu quả cũng là một cách hữu hiệu để nâng cao kỹ năng làm việc nhóm Horenso cho cả đội ngũ nội bộ, mang lại tác phong làm việc chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao.

Xem thêm: 7 tuyệt chiêu để cải thiện kỹ năng giao tiếp

6 thành phần trong nguyên tắc RESULT của kỹ năng giao tiếp

Bằng cách sử dụng 6 thành phần của nguyên tắc RESULT trong kỹ năng giao tiếp, người quản lý sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng thông điệp của mình sao cho phù hợp với môi trường giao tiếp cụ thể đó.

Reason – Lý do

Thành phần đầu tiên của nguyên tắc trong kỹ năng giao tiếp cần phải xác định là ‘lý do’ tại sao nhà quản lý cần tiến hành cuộc trao đổi. Người lãnh đạo càng suy nghĩ về lý do tại sao họ muốn mở ra quá trình này, mục đích của họ sẽ càng tập trung và khách quan hơn. Bất kỳ cuộc trò chuyện, thảo luận hoặc cuộc họp nào cũng có nhiều lý do để diễn ra nhưng bằng cách tập trung vào một mục tiêu duy nhất sẽ đảm bảo thành công người quản lý trong cách truyền tải thông điệp.

Environment – Môi trường

Trong vai trò là một nhà quản lý sẽ cần phải sử dụng kỹ năng giao tiếp trong nhiều tình huống khác nhau, như với đội nhóm làm việc, đồng nghiệp, nhà cung cấp, v.v. Để kỹ năng giao tiếp của người quản lý có hiệu quả, điều cần thiết là phải xác định bản chất của từng tình huống và điều chỉnh thông điệp của mình cho phù hợp với những gì nhận thấy.

• Môi trường là tích cực hay tiêu cực? 
• Các cá nhân đang phản ứng với các sự kiện hay chủ động? 
• Có xung đột, gây gổ, bất hòa hoặc thờ ơ không? 

Chuẩn bị những câu hỏi này cho phép quản lý áp dụng phong cách giao tiếp tốt nhất để phù hợp với các cuộc tranh luận hoặc vấn đề tiềm ẩn khác nhau.

Specific – Cụ thể

Sau khi xác định lý do cần giao tiếp và loại môi trường mà nó sẽ diễn ra, bây giờ người quản lý phải xác định chính xác những gì họ muốn hoặc cần đối phương. Quản lý phải đảm bảo rằng họ có bất kỳ thông tin, cơ sở hoặc dữ liệu hỗ trợ để đảm bảo rằng thông điệp và cuộc trao đổi sẽ rõ ràng hơn. Việc trở nên cụ thể về thông điệp, đối tượng giao tiếp sẽ giúp quá trình truyền tải diễn ra một cách đầy đủ và không bị gián đoạn.

Understanding – Hiểu rõ

Dù sử dụng hình thức nào trong kỹ năng giao tiếp, người quản lý cũng cần phải đảm bảo rằng người nhận thực sự hiểu chính xác thông điệp muốn truyền tải. Điều quan trọng là người quản lý cần nhớ rằng “hiểu” là một quá trình hai chiều. Người lãnh đạo không chỉ cần biết rằng nhân viên trong quá trình giao tiếp đã hiểu bạn mà còn cần xác nhận bạn đã hiểu những gì họ nói.

Listen – Lắng nghe – Yếu tố quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong quản lý

Quản lý sẽ đạt được mức độ “thật sự” hiểu rõ nếu chủ động lắng nghe những gì đang được nói và quan sát hành vi của những người tham gia giao tiếp. Hãy sử dụng kỹ năng quan sát trong suốt cuộc trao đổi để đánh giá thái độ và sự chấp nhận của nhân viên. Đảm bảo rằng hoàn toàn tập trung vào những gì đang được nói và phản hồi sự hiểu biết của riêng mình về những gì đã lắng nghe. Nếu nhà quản lý làm được điều này sẽ tránh được bất kỳ sự nhầm lẫn không cần thiết xảy ra khi không dành thời gian để lắng nghe một cách đúng đắn.

Timeframe – Khung thời gian

Thành phần cuối cùng của nguyên tắc RESULT trong kỹ năng giao tiếp liên quan đến lượng thời gian cần có để chuẩn bị và tiến hành cuộc trao đổi trong thực tế. Không phải tất cả các cuộc trao đổi đều xảy ra trong các tình huống mà người quản lý mong muốn. Thông thường, người quản lý sẽ thấy rằng thời gian họ có để chuẩn bị là rất hạn chế và họ sẽ phải điều chỉnh việc chuẩn bị theo mong muốn sao phù hợp với thời gian mà họ có. Tuy nhiên, việc có nhiều thời gian đảm bảo rằng người quản lý sẽ sử dụng nó một cách hiệu quả bằng cách tuân theo những nguyên tắc dành cho kỹ năng giao tiếp trong nguyên tắc RESULT này.

Tạm kết về kỹ năng giao tiếp trong quản lý

Nhìn chung, nguyên tắc RESULT cho thấy những yếu tố nhà quản lý cần để ý để kỹ năng giao tiếp nơi làm việc được áp dụng một cách hiệu quả. Có được kỹ năng giao tiếp tốt thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của người quản lý đối với đồng nghiệp, nhân viên và khách hàng. Nó còn giúp xây dựng hình ảnh uy tín của quản lý trong lòng mọi người.

Tham khảo thêm nhiều bài viết hay về những kỹ năng cần thiết của nhà quản lý cấp trung.