Năng lực tổ chức và vận hành dành cho nhà quản lý

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Ngày nay, năng lực tổ chức và vận hành được xem như một yếu tố cốt lõi trong vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý. Năng lực này giúp nhà quản lý có thể vừa điều hành công việc một cách logic, vừa tạo nên một hệ thống làm việc hiệu quả trong công ty. Vậy bạn đã thực sự hiểu về năng lực tổ chức? Hãy cùng UMM tìm hiểu thêm thông tin về loại năng lực này.

Năng lực tổ chức và vận hành là gì?

Năng lực tổ chức và vận hành là năng lực cho phép bạn sử dụng các nguồn lực của mình một cách hiệu quả. Nghĩa là bạn quản lý tốt thời gian, không gian và năng lượng làm việc của mình và giúp bản thân và nhân viên có thể hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao. Các kỹ năng tổ chức có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào nơi làm việc và chức danh công việc cụ thể của bạn, nhưng chúng thường liên quan đến việc duy trì không gian làm việc có trật tự, thời hạn họp và giao tiếp tốt với nhân viên.

Tầm quan trọng của năng lực tổ chức và vận hành

Giúp công ty được vận hành một cách hiệu quả, có hệ thống

Đối với một nhà quản lý có năng lực tổ chức, việc sắp xếp công việc 1 cách khoa học, điều phối cho nhân viên một cách hợp lý là yếu tố hàng đầu mang đến hiệu quả trong công việc. Năng lực này cũng giúp nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, đồng thời có thể phản ứng nhanh hơn đối với những sự cố đến bất chợt.

Giúp nhân viên hiểu nhau hơn

Làm việc trong bất cứ môi trường nào thì mỗi nhân viên đều có những điểm mạnh và những điểm yếu cần phải khắc phục. Việc nhân viên thấu hiểu lẫn nhau, biết được khả năng cũng như năng lực của các thành viên khác giúp cho quá trình giải quyết, xử lý công việc trở nên đơn giản. Để làm được điều này, nhà quản lý cần biết cách tổ chức cũng như xây dựng nhân viên.

Bổ trợ cho nhà quản lý phát triển kỹ năng khác

Năng lực tổ chức và vận hành là yếu tố bổ trợ để nhà quản lý có thể xây dựng và hoàn thiện bản thân hơn. Nó giúp nhà quản lý phát triển kỹ năng giao tiếp với nhân viên, hiểu và nắm rõ được những gì họ đã, đang và sẽ làm. Bên cạnh đó, nó còn giúp nhà quản lý cải thiện kỹ năng tạo động lực cho nhân viên và nhiều kỹ năng khác như: lãnh đạo, thuyết phục,…

Mô hình nâng cao năng lực tổ chức và vận hành ICCPI

Mô hình nâng cao năng lực tổ chức và vận hành ICCPI
Mô hình nâng cao năng lực tổ chức và vận hành ICCPI

 

Mô hình này chủ yếu tập trung vào năm lĩnh vực trọng tâm: Intent – Ý định, Culture – Văn hóa, Communication – Giao tiếp, Process – Quy trình, Innovation – Đổi mới.

Giao tiếp là trung tâm của mô hình. Việc sử dụng các hình ảnh và văn bản đồ họa ngắn gọn rõ ràng, là một thành phần chính của giao tiếp hiệu quả. Mô hình này hỗ trợ bạn hiểu được và xây dựng sự đồng thuận đối với các vấn đề phức tạp bằng cách sử dụng hình ảnh, biểu tượng và màu sắc để làm cho mọi thứ dễ hiểu. Thông tin liên lạc giữa tất cả các bên liên quan là điều cần thiết.

Đó là sự cân bằng đầy nghệ thuật giữa con người, quy trình, ý định và chiến lược làm việc cùng nhau để đảm bảo tính bền vững. Nếu năng lực là động cơ thúc đẩy hiệu suất và giúp tổ chức có thể đạt được các mục tiêu và thực hiện sứ mệnh của mình, thì giao tiếp là nhiên liệu cung cấp năng lượng cho động cơ.

Các tổ chức được định hướng bởi sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của họ. Khả năng truyền đạt những điều này cho các bên liên quan bên trong và bên ngoài là cực kỳ quan trọng. Các nhà lãnh đạo vĩ đại hiểu điều này và biến khả năng chia sẻ tầm nhìn của họ thông qua lời nói và hình ảnh hiệu quả trở thành năng lực cốt lõi. Các nhà lãnh đạo được trang bị những tuyên bố về tầm nhìn đơn giản nhưng có ý nghĩa có thể nâng tầm tầm nhìn của họ lên tổ chức theo dõi.

Các tổ chức có chiến lược truyền thông tuyệt vời cũng phát triển mạng lưới kết nối của các đồng nghiệp để không ngừng đưa ra quan điểm bên ngoài, tạo ra một văn hóa thúc đẩy đối thoại trung thực và cởi mở. Các tổ chức này có ý thức mạnh mẽ về bản thân bởi vì họ không sợ phải đối mặt với thực tế tàn khốc khi sự đổ vỡ hoặc thách thức cạnh tranh xảy ra. Họ tiến tới sự mơ hồ với sự tò mò và cảm giác ngạc nhiên.

Cuối cùng, duy trì năng lực liên quan đến việc tạo ra một đội ngũ những người tận tâm để thúc đẩy tổ chức phát triển. Xây dựng một nhóm hiệu suất cao tập trung vào việc xây dựng một nền văn hóa cho phép mọi người ở mọi cấp độ sáng tạo và đổi mới, cho phép tổ chức đạt được nhiều lợi ích hơn trong tác động của sứ mệnh. Duy trì một chiến lược toàn tổ chức giúp mọi người trong nhóm tập trung vào con đường thành công rõ ràng. Những người vẫn có ý định giữ cho tổ chức của họ vững mạnh sẽ tiếp tục trên con đường tiến bộ. Những nguyên tắc cơ bản này cùng với cơ chế giao tiếp nội bộ vững chắc cho phép tổ chức vươn lên tầm cao mới.

Xem thêm: Phát triển năng lực vận hành – VMP

Những hoạt động giúp nâng cao năng lực tổ chức và vận hành cho nhà quản lý

Cộng tác trong năng lực tổ chức và vận hành

Cộng tác trong năng lực tổ chức và vận hành
Cộng tác trong năng lực tổ chức và vận hành

Thành công của bạn có thể phụ thuộc vào mức độ hiệu quả trong công việc khi bạn cộng tác với những người khác. Thêm vào đó, điều quan trọng không kém là xác định ai sẽ cộng tác và thực hiện những dự án nào. Qua để thể hiện được phần nào năng lực tổ chức của bạn, giúp bạn trở nên giá trị hơn trong công ty.

Giao tiếp và lắng nghe

Bạn phải nói và tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng để chắc chắn rằng thông điệp của bạn được hiểu. Để làm được điều này, bạn cần phải có sự cân bằng giữa 2 kỹ năng này để đạt được thành công ở nơi làm việc.

Làm việc theo nhóm

Làm việc theo nhóm để nâng cao năng lực tổ chức và vận hành
Làm việc theo nhóm để nâng cao năng lực tổ chức và vận hành

Tổ chức công việc trong một nhóm người cũng cần thiết như việc lựa chọn những người phù hợp để xây dựng một nhóm ngay từ đầu. Nếu năng lực tổ chức và vận hành của bạn đạt chuẩn, bạn sẽ có thể tập hợp một nhóm gồm những tài năng đặc biệt và đạt được kết quả như mong muốn, đồng thời nâng cao kỹ năng lực tổ chức của mình.

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch để nâng cao năng lực tổ chức và vận hành
Lập kế hoạch để nâng cao năng lực tổ chức và vận hành

Chúng ta có thể dễ dàng nói rằng phần quan trọng nhất của một công việc được tổ chức tốt sẽ xảy ra trước khi bất kỳ điều gì khác thậm chí diễn ra. Khả năng lập kế hoạch được cho là yếu tố quan trọng nhất và góp phần lớn trong việc hỗ trợ nâng cao năng lực tổ chức trong quá trình đào tạo quản lý cấp trung hay đào tạo nhân viên.

Ưu tiên công việc

Biết ưu tiên công việc quan trọng
Biết ưu tiên công việc quan trọng

Việc biết xác định mức độ quan trọng của mỗi công việc, ưu tiên những công việc quan trọng trước cũng là một trong những kỹ năng cốt lõi hỗ trợ cho nhà quản lý trong quá trình nâng cao năng lực tổ chức. Trong quá trình làm việc, nếu bạn có thể xác định các rào cản phía trước, chia các dự án phức tạp thành các thành phần nhỏ hơn và đánh giá tác động của chúng đến kết quả., từ đó biết cách tổ chức và sắp xếp, ưu tiên thứ tự công việc để đảm bảo mọi thứ trở nên suôn sẻ và trơn tru.

Tạm kết

Thông qua bài viết, UMM đã cung cấp những thông tin đi từ cơ bản đến chi tiết về năng lực tổ chức và vận hành giúp nhà quản lý có thể dễ dàng hơn trong quá trình tổ chức và vận hành. Để tham khảo thêm nhiều bài viết hay về đào tạo quản lý cấp trung, vui lòng truy cập web UMM.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *