KỸ NĂNG QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI | MÔ HÌNH 7R NỔI TIẾNG 

7R là một mô hình rất nổi tiếng trong kỹ năng quản lý sự thay đổi. Mô hình này giúp đánh giá tiềm năng và thiếu sót của những kế hoạch đổi mới trong doanh nghiệp.

Vậy 7R trong kỹ năng quản lý sự thay đổi là gì? Chúng được vận dụng như thế nào trong quản lý sự thay đổi? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin qua bài viết sau.

7R trong kỹ năng quản lý sự thay đổi là gì?

7R trong quản lý sự thay đổi là một danh sách câu hỏi kiểm tra những điểm quan trọng nhất cần xem xét trong toàn bộ quy trình. Bất cứ yêu cầu thay đổi nào trong tổ chức cũng cần trả lời được 7 câu hỏi này. Dựa vào đáp án, quản lý sẽ nắm được tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch.

Danh sách 7 câu hỏi “R” gồm có:

1. Reason: Lý do đằng sau sự thay đổi là gì?
2. Risk: Rủi ro cho sự thay đổi là gì?
3. Resource: Cần chuẩn bị nguồn lực nào để thực hiện sự thay đổi này?
4. Raised: Ai ra quyết định cho yêu cầu thay đổi?
5. Return: Những thành quả sẽ đạt được sau thay đổi?
6. Responsible: Ai chịu trách nhiệm về việc tạo, thử nghiệm và thực hiện thay đổi?
7. Relationship: Mối quan hệ giữa thay đổi được đề xuất và các thay đổi khác?

Tham khảo khóa đào tạo về kỹ năng quản lý sự thay đổi: Tại đây

7R trong quản lý sự thay đổi được vận dụng như thế nào?

Lý do đằng sau sự thay đổi là gì?  

Câu hỏi này giúp doanh nghiệp tránh những thay đổi rủi ro nhưng không mang lại lợi ích nào. Cần có một cuộc họp giữa cá nhân yêu cầu thay đổi với các cấp lãnh đạo trong công ty. Trong đó, cá nhân sẽ trình bày nguyên do cho sự thay đổi và đưa ra lập luận thuyết phục. Dựa vào những thông tin đó, bộ phận quản lý sự thay đổi trong tổ chức sẽ đánh giá độ cấp thiết của dự án. 

Một số lý do phổ biến dẫn đến sự đổi là:

• Nâng cao năng lực của một số bộ phận trong một dự án nhất định của công ty
• Gia tăng tính khả dụng của hệ thống
• Giảm thiểu rủi ro bảo mật

Rủi ro cho sự thay đổi là gì?

Mọi thay đổi đều có những rủi ro đi kèm. Một số rủi ro có thể tránh được hay giảm thiểu và số khác bắt buộc phải chấp nhận. Do đó, cần đánh giá kỹ rủi ro của dự án và mức độ đánh đổi của công ty cho những biến cố tiềm ẩn. Ngoài ra, cũng cần đảm bảo công ty đã xem xét rủi cho việc không thay đổi.

Đặt ra câu hỏi ”Tình huống xấu nhất có thể xảy ra khi mọi thứ không như ý muốn là gì?”. Từ đáp án câu hỏi trên, cần lên chiến lược khắc phục khi điều đó xảy ra. Liên hệ với vấn đề chống dịch Covid-19 của Việt Nam, PTT Vũ Đức Đam có nói “Lên kế hoạch cho trường hợp xấu nhất là nhằm đảm bảo điều đó không xảy ra.” Cách tiếp cận này sẽ giúp bộ phận quản lý sự thay đổi luôn trong tâm thế chủ động trước mọi tình huống.

Cần chuẩn bị nguồn lực nào để thực hiện sự thay đổi này?

Một dự án thành công không thể không kể đến những nguồn lực như ngân sách, nhân sự. Để triển khai dự án, công ty cần có những cá nhân nổi trội về kỹ năng quản lý sự thay đổi. Ngoài ra, công ty phải có đủ tiềm lực tài chính hỗ trợ xuyên suốt quá trình thay đổi. Nếu câu chuyện về nguồn lực chưa được giải quyết, dự án sẽ không thể hoàn thành.

Ai ra quyết định cho yêu cầu thay đổi?

Một điều cần làm trước khi bắt đầu quy trình quản lý sự thay đổi là nhận diện người đưa ra yêu cầu. Họ là người có bằng chứng xác nhận thay đổi từ ban điều hành công ty. Sẽ rất khó để xác định được họ trong tương lai khi có quá nhiều bên tham gia vào. Một giải pháp dài hạn cho việc này là phát triển hệ thống ghi lại các thay đổi đã thực hiện. Hệ thống đó phải kết hợp các biện pháp kiểm soát thích hợp để giải quyết những thay đổi khi cần.

Những thành quả sẽ đạt được sau thay đổi?

Nhằm xác định mức độ ưu tiên của dự án, hãy xác định lợi ích mà nó mang lại. Một ví dụ về việc thêm tính năng mới nhằm phát triển phần mềm của công ty. Cần xem xét lợi nhuận sau khi thay đổi có vượt được chi phí bỏ ra khi triển khai không. Nếu không thì sẽ thật vô ích khi thực hiện sự thay đổi này.

Đó là lý do tại sao một trong những bước quan trọng nhất trong kỹ năng quản lý sự thay đổi là lập danh sách ưu và nhược điểm của dự án.

Ai chịu trách nhiệm về việc tạo, thử nghiệm và thực hiện thay đổi?

Bên cạnh cá nhân đưa ra yêu cầu thay đổi, việc xác định người chịu trách nhiệm tạo, thử nghiệm và thực hiện thay đổi đó cũng vô cùng quan trọng. Việc này đảm bảo mỗi giai đoạn của quy trình quản lý sự thay đổi diễn ra suôn sẻ. Đây là lúc lãnh đạo doanh nghiệp hay quản lý dự án phát huy vai trò của mình. Họ là người có thẩm quyền và năng lực để bổ nhiệm ứng viên phù hợp cho công việc. 

Mối quan hệ giữa thay đổi được đề xuất và các thay đổi khác?

Một bước quan trọng nữa trong kỹ năng quản lý sự thay đổi là nhận diện mối quan hệ giữa dự án được đề xuất với các thay đổi khác. Lý do là vì có nhiều thay đổi diễn ra đồng thời và chúng phụ thuộc lẫn nhau. Đôi khi, tiến đội dự án bị đình trệ do một bước trong quy trình khác chưa hoàn thành. Xác định mối liên kết giữa các thay đổi giúp quá trình triển khai tối ưu hơn rất nhiều. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể nguồn lực và chi phí.

Tạm kết

7R trong kỹ năng quản lý sự thay đổi giúp doanh nghiệp đo lường rủi ro một cách khách quan khi thay đổi diễn ra. Từ đó, họ có thể đánh giá tiềm năng cũng như điểm hạn chế của dự án. Nhờ vậy, những thay đổi sẽ được thực hiện một cách tối ưu và mang lại hiệu quả cao. 

Để tham khảo thêm nhiều thông tin thú vị, vui lòng truy cập: UMM