04 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI BẠN NÊN BIẾT

Quản trị sự thay đổi là cách tiếp cận và áp dụng có hệ thống các kiến thức, công cụ và nguồn lực để đối phó với sự thay đổi bất ngờ hoặc có kế hoạch. Nó liên quan đến việc xác định, áp dụng những chiến lược, mô hình và các phương pháp quản lý sự thay đổi của công ty để xử lý những đổi mới về cả bên ngoài cùng bên trong môi trường kinh doanh. 

Thông qua bài viết, chúng tôi cung cấp danh sách các phương pháp để quản lý sự thay đổi tốt nhất mà bạn có thể áp dụng để thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức của mình. 

Vì sao nên dùng mô hình và các phương pháp quản lý sự thay đổi?

Việc áp dụng mô hình hoặc phương pháp để quản lý sự thay đổi có thể làm tăng sự linh hoạt và mức độ thành công của các dự án lên cao hơn. Khi bản chất của nhiều người là không thích sự thay đổi, dù sự thay đổi đó là từ tác động của cá nhân, doanh nghiệp hay xã hội, những cá nhân bị ảnh hưởng thường thể hiện sự phản kháng, tiêu cực hoặc thiếu ý thức đối với sự đổi mới. 

Do đó, việc sử dụng các phương pháp có cấu trúc và đã được xác định cho phép lãnh đạo áp dụng một quy trình có thể lặp lại, theo dõi và nâng cao để kiểm soát tất cả các khía cạnh của những chiến lược đổi mới doanh nghiệp. Các mô hình và phương pháp nhằm mục đích quản lý sự thay đổi bắt đầu từ quá trình xác định những đối tượng sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi cho đến việc quản lý các bên liên quan, thực hiện đổi mới, cung cấp cách thức liên lạc hiệu quả cùng chương trình đào tạo và huấn luyện hiệu quả nhất.

Các mô hình và phương pháp quản lý thay đổi tốt nhất 

Khi muốn tạo điều kiện cho các đổi mới cho doanh nghiệp, quản lý phải tập trung vào bước lập kế hoạch cũng như hiểu được sự thay đổi đó tác động như thế nào đến nhân viên và các bên liên quan. Thông qua bài viết này, chúng tôi đưa ra danh sách 4 mô hình và phương pháp quản lý sự thay đổi để giúp các lãnh đạo trau dồi thêm kiến thức và từ đó áp dụng mang lại kết quả tích cực trong hiệu suất làm việc.

Mô hình quản trị sự thay đổi của Bridges

Mô hình của William Bridges là một trong những mô hình quản lý sự thay đổi hiệu quả nhất, xoay quanh và lấy hành trình cá nhân làm trọng tâm. Mô hình này lập luận rằng thay vì tập trung vào sự thay đổi, nên tập trung vào quá trình chuyển đổi mà mỗi người phải trải qua để thành công

Mô hình bao gồm 3 giai đoạn nổi bật của quá trình chuyển đổi mà mọi người trải qua khi đối mặt với sự thay đổi:

• Kết thúc (Mất mát và bỏ cuộc): Quá trình chuyển đổi trong quản trị sự thay đổi này có nghĩa là bắt đầu với sự kết thúc và mất mát, khi nhân viên phải nói lời tạm biệt với cách mà mọi việc đã vận hành. Điều này có thể dẫn đến cảm giác tức giận, bị chối bỏ, bối rối và thất vọng.
• Giai đoạn trung lập: Đây là khi mọi người đã cố loại bỏ những suy nghĩ tiêu cực bằng cách áp dụng một quy trình và xử lý thông tin mới về ự thay đổi. Thời gian này bao gồm cảm giác phấn khích, lo lắng, sáng tạo nhưng thỉnh thoảng phản kháng.
• Khởi đầu mới: Phần này của mô hình bao gồm giải phóng sức mạnh và năng lượng theo hướng mới – củng cố những cách làm mới và kết hợp với cách cũ để tạo ra chuẩn mực làm việc mới. Cảm giác trong giai đoạn này có thể nhẹ nhõm, không chắc chắn, háo hức khám phá

Phương pháp quản lý sự thay đổi của John Kotter

Phương pháp 8 bước của John Paul Kotter rất phổ biến vì nó đưa ra một lộ trình dễ hiểu mà các nhà quản lý có thể làm theo, ngay cả khi họ là người chưa từng đối mặt với sự đổi mới. Mỗi bước mô tả chính xác những gì cần xảy ra để giữ cho một kế hoạch đổi mới đi đúng hướng, tập trung vào sự nhiệt tình mà các cá nhân trong công ty tạo ra. 

Mỗi bước trong số 8 bước đều bắt nguồn trực tiếp từ 8 lỗi mà Kotter đã thấy các công ty mắc phải, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến các chiến lược đổi mới của họ.

1. Tạo cảm giác cấp bách

2. Lập ra hội đồng để hướng dẫn

3. Hình thành một tầm nhìn chiến lược

4. Truyền đạt tầm nhìn

5. Hành động bằng cách loại bỏ các rào cản

6. Tạo ra những mục tiêu ngắn hạn

7. Duy trì lợi nhuận và đặt ra mục tiêu dài hạn

8. Nắm bắt cơ hội đổi mới cho văn hóa doanh nghiệp

Mô hình thay đổi Kurt Lewin

Mô hình quản lý sự thay đổi của Kurt Lewin bao gồm một quy trình 3 giai đoạn mà nhiều doanh nghiệp cảm thấy đơn giản để hiểu và thực hiện. Đối với Lewin, quá trình thay đổi đòi hỏi phải nhận thức rằng cần phải đổi mới, sau đó hình thành hành vi mới và từ đó biến đổi hành vi đó thành chuẩn mực. Lewin cho rằng con người có thể nhận ra những lợi ích mà sự thay đổi mang lại những nỗi sợ không giải thích được đã kìm những nỗ lực đổi mới lại.

Mô hình này gồm 3 bước: Phá băng – Thay đổi – Tái đóng băng, tập trung vào việc phá vỡ những cản trở để thay đổi và tạo không gian thoải mái cho việc đổi mới. 

Phương pháp quản lý sự thay đổi Prosci (ADKAR)

Phương pháp ADKAR thường được các doanh nghiệp trong mọi ngành coi là một trong những phương pháp để quản lý sự thay đổi tốt nhất, do tính linh hoạt và khuôn khổ hướng đến mục tiêu đổi mới của cá nhân và tổ chức. Một trong những điểm độc đáo của phương pháp này là giúp các cá nhân đặt ra mục tiêu riêng và thúc đẩy sự thay đổi tốt hơn.

Mô hình ADKAR là một mô hình đơn giản nhưng hiệu quả cho sự thay đổi cá nhân được tạo thành từ 5 yếu tố nổi bật:

• Awareness – Nhận thức về sự thay đổi cần thiết
• Desire – Khao khát tham gia và đạt được mục tiêu
• Knowledge – Kiến thức, hiểu biết làm sao để đổi mới hiệu quả
• Ability – Khả năng, năng lực 
• Reinforcement: Củng cố để duy trì tác động của sự thay đổi

Tạm kết

Phương pháp quản lý sự thay đổi là một quá trình được xác định và có cấu trúc để thực hiện quản lý sự thay đổi của tổ chức. Nhiều mô hình và phương pháp đã được nghiên cứu và phát triển qua nhiều năm, áp dụng bởi các tập đoàn đa quốc gia hàng đầu như Intel, Deloitte, Apple,… Tuy nhiên, hãy xem xét kĩ lưỡng trước khi áp dụng bất kỳ phương pháp để quản lý sự thay đổi nào và cân nhắc các yếu tố về quy mô và phong cách quản lý của doanh nghiệp.

Xem thêm các thông tin bổ ích khác tại: Chia sẻ kiến thức