KPI là gì? 18 ví dụ thực tế về KPI cho nhà quản trị 

Dù bạn là CEO, quản lý cấp trung, hoặc nhân viên trong công ty, KPI (Key Performance Indicators) luôn là một phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất phòng ban và cá nhân làm việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn mơ hồ và hiểu sai về thuật ngữ này. Bài viết hôm nay sẽ cung cấp định nghĩa về KPI và đưa ra 18 ví dụ thực tế về KPI mà các quản trị cần nắm vững.

I. KPI là gì? Có tác dụng như thế nào? 

KPI (Key Performance Indicators) là tập hợp các tiêu chí để đánh giá hiệu suất làm việc, thể hiện mức độ hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu của một tổ chức hoặc một cá nhân trong khoảng thời gian cụ thể. KPI không chỉ đánh giá hiệu quả của tổ chức, phòng ban, hoặc cá nhân trong công việc mà còn là công cụ để so sánh thành tích với các tổ chức, phòng ban, hoặc cá nhân khác.

Sử dụng KPI trong việc đánh giá thực hiện công việc có các tác dụng sau:

1. Đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ đúng trách nhiệm và nhiệm vụ được mô tả trong mô tả công việc của họ.
2. Sử dụng các chỉ số KPI có tính chất định lượng, giúp đo lường cụ thể và tăng cường hiệu suất trong quá trình đánh giá thực hiện công việc.
3. Tạo ra sự minh bạch, rõ ràng, và công bằng trong việc đánh giá thực hiện công việc, nhờ vào tính cụ thể và định hình của các chỉ số KPI.
4. Giúp nhân viên nâng cao năng suất công việc, khuyến khích sáng tạo, và cho phép người quản lý dễ dàng theo dõi các hoạt động của nhân viên.

Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? Phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả. 

II. 18 ví dụ thực tế về KPI cho các nhà quản trị 

1. Các chỉ số về tài chính 

Chỉ số về tài chính là một trong những ví dụ thực tế về KPI mà nhà quản trị có thể tham khảo. 

Dựa vào chỉ số này, bạn có thể đánh giá hiệu suất tài chính của tổ chức hoặc doanh nghiệp:

Lợi nhuận

Đây là một trong những chỉ số KPI quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Nó dựa trên các chỉ số như doanh thu, chi phí, và giá vốn để xác định tỷ suất lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận ròng. Thông qua việc theo dõi và phân tích các chỉ số này, nhà quản trị có thể đánh giá mức hiệu quả sản xuất kinh doanh của họ trong một khoảng thời gian cụ thể.

Chi phí

Một ví dụ thực tế khác về KPI mà bạn có thể tham khảo đó là chi phí. Chi phí là một chỉ số KPI đánh giá nguồn vốn mà doanh nghiệp sử dụng trong kỳ kinh doanh, từ đó đánh giá lợi nhuận biên và lợi nhuận gộp của doanh nghiệp. Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là giảm bớt chi phí. Giải pháp để đạt được mục tiêu này thường là áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý và thực hiện công việc.

Doanh thu thực tế so với doanh thu dự kiến 

Đây là một chỉ số KPI thể hiện sự so sánh giữa doanh thu thực tế và doanh thu dự kiến. Nhà quản trị có thể tạo biểu đồ để phân tích sự khác biệt giữa hai con số này, từ đó giúp doanh nghiệp xác định hiệu quả của hoạt động trong kỳ kinh doanh vừa qua.

Giá vốn hàng bán 

Bằng cách ghi nhận tất cả chi phí sản xuất sản phẩm trong kỳ, doanh nghiệp có thể xác định giá vốn hàng bán. Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp xác định tỷ suất lợi nhuận thực tế và từ đó xây dựng chiến lược để tăng doanh số bán hàng so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

Doanh số bán hàng theo ngày (DSO) 

Doanh số bán hàng trong ngày (DSO) được tính bằng cách lấy tổng số tiền thu được chia cho tổng doanh số bán hàng trên tín dụng và sau đó nhân với số ngày làm việc thực tế. Khi con số này càng thấp, điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp càng hiệu quả. Nhà quản trị nên tính toán chỉ số này định kỳ, ví dụ hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, để đánh giá cách tổ chức đã tiến bộ và cải thiện hiệu suất hoạt động của mình ra sao.

Doanh số theo vùng

Bằng cách phân tích doanh số theo từng vùng, bạn có thể xác định những khu vực đang thực hiện tốt và chia sẻ kinh nghiệm thành công với các khu vực khác.

Chi phí so với ngân sách

Ví dụ thực tế về KPI không thể bỏ qua chi phí so với ngân sách. Bạn có thể so sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến để kiểm soát tài chính và xác định các khu vực cần điều chỉnh để đạt được mục tiêu.

Xem thêm: 10+ Yếu tố quan trọng của tinh hoa quản trị

2. Các chỉ số về khách hàng 

Giá trị từ khách hàng trung thành

Giảm chi phí không phải lúc nào cũng là cách duy nhất để tối ưu hóa lợi nhuận. Doanh nghiệp có thể tăng giá trị doanh thu bằng cách xây dựng mối quan hệ trung thành với khách hàng và cung cấp trải nghiệm dịch vụ xuất sắc.

Chi phí chuyển đổi khách hàng (CAC)

Chỉ số CAC được tính bằng cách chia tổng chi phí chuyển đổi cho số lượng khách hàng mới trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là một thước đo quan trọng trong ngành thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị.

Tỷ lệ giữ chân của khách hàng

Tuy vẻ ngoài có thể chỉ là việc cung cấp dịch vụ để làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy họ tiếp tục mua hàng từ doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty lập luận rằng điều này mang lại giá trị lớn hơn với doanh nghiệp. Thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chỉ số hiệu suất để đo lường chỉ số CSR bao gồm mức độ hài lòng của khách hàng và tỷ lệ phần trăm khách hàng quay lại mua hàng.

Chỉ số Net Promoter Score (NPS) của khách hàng

Chỉ số Net Promoter Score (NPS) là một trong những công cụ tốt nhất để phát triển chiến lược bán hàng dài hạn của doanh nghiệp.

Số lượng khách hàng

Tương tự như chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ số KPI này đo lường bằng cách tính tổng số lượng khách hàng mà doanh nghiệp đã kiếm được và mất đi. Thông qua chỉ số này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý và chăm sóc khách hàng của mình.

3. Các chỉ số về hoạt động công ty 

Quá trình hỗ trợ khách hàng

Các chỉ số về hỗ trợ khách hàng là một công cụ quan trọng để nâng cao tỷ lệ giữ chân khách hàng với thương hiệu của doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần thiết kế một quy trình chăm sóc khách hàng cẩn thận và đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên thực hiện quy trình này một cách hiệu quả.

Tỷ lệ sản phẩm lỗi

Chỉ số về tỷ lệ sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất là một ví dụ điển hình để đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp. Để tính tỷ lệ sản phẩm lỗi, bạn có thể lấy số lượng sản phẩm bị lỗi chia cho tổng số sản phẩm được sản xuất trong khoảng thời gian đánh giá.

Đo lường hiệu suất thực tế

Trong ngành sản xuất, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của tổ chức bằng cách phân tích số lượng đơn vị sản phẩm mà họ đã sản xuất trong mỗi giờ và tỷ lệ thời gian hoạt động của nhà máy so với thời gian dự kiến.

4. Chỉ số về nhân sự 

Tỷ lệ đổi ngôi nhân viên (ETR)

Tỷ lệ đổi ngôi nhân viên (ETR) được tính bằng cách chia số lượng nhân viên đã rời công ty cho số lượng nhân viên trung bình. Nếu chỉ số ETR cao, nó cho thấy rằng công ty đang gặp khó khăn trong việc duy trì nhân viên. Do đó, đội ngũ quản lý cần phải thực hiện kế hoạch để tăng cường truyền thông nội bộ và xây dựng môi trường làm việc thuận lợi hơn để cải thiện tình hình này.

Tỷ lệ phản hồi cho các vị trí tuyển dụng

Chỉ số này đánh giá mức độ quan tâm của ứng viên đối với các vị trí tuyển dụng trong công ty. Thông qua việc thu thập phản hồi từ ứng viên, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của phương pháp tuyển dụng và mức độ phổ biến của công ty trên thị trường lao động.

Sự hài lòng của nhân viên

Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc, môi trường làm việc và các quyền lợi do công ty cung cấp là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của họ. Đây được xem là một trong những yếu tố quan trọng nhất để tạo động lực cho nhân viên và tối ưu hóa hiệu suất làm việc cũng như hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Để đo lường mức độ hài lòng của nhân viên, công ty có thể tổ chức các cuộc khảo sát và đánh giá hiệu quả của các chính sách nhân sự của mình.

III. Cách đánh giá hiệu suất chỉ số KPI 

Để đánh giá hiệu suất chỉ số KPI một cách hiệu quả, nhà quản trị cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định mục tiêu tổng quan của toàn doanh nghiệp một cách rõ ràng và chính xác.
2. Dựa trên mục tiêu tổng quan của doanh nghiệp, xác định các mục tiêu cho từng phòng ban hoặc bộ phận trong tổ chức.
3. Danh sách các chỉ tiêu KPI cần được thông báo cho tất cả nhân viên trong công ty.
4. Thực hiện việc đánh giá các chỉ số KPI một cách công bằng và khách quan.

Tuy nhiên, trong doanh nghiệp có rất nhiều chỉ số KPI khả dụng và có thể áp dụng. Nếu nhà quản trị chọn sai KPI để đánh giá hiệu suất, có thể mục tiêu tổng quan của doanh nghiệp sẽ không thể đạt được. Cách tốt nhất để vượt qua hạn chế này là lựa chọn những chỉ số KPI phù hợp và quan trọng nhất cho tổ chức.

IV. Kết luận 

Việc hiểu và sử dụng KPI một cách sáng suốt có thể giúp doanh nghiệp phát triển, tối ưu hóa hoạt động và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường. Hãy làm cho KPI trở thành một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh của bạn và sử dụng chúng để định hình tương lai thành công cho công ty của bạn.

TRUNG TÂM TRỰC THUỘC HỌC VIỆN ĐÀO TẠO VMP

Trụ sở chính: Tòa nhà Center Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 08, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 1800.6981 – 0909 382 864

Email: Daotao@vmp.edu.vn

Web: umm.edu.vn

Xem thêm: Những điều bạn nhất định phải biết về KPI