Gợi ý 3 phần mềm quản lý chấm công và lịch trình làm việc

Quản lý chấm công và lịch trình làm việc là một phần quan trọng trong việc điều hành nguồn nhân lực của một tổ chức. Chúng liên quan đến việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, xác định lịch trình làm việc hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các quy tắc và quy định liên quan đến lao động. 

I. Sự khác nhau giữa quản lý chấm công và lịch trình làm việc Quản lý chấm công và lịch trình làm việc là hai khía cạnh quan trọng trong quản lý nhân sự và tổ chức công việc. 

1. Quản lý chấm công

Quản lý chấm công liên quan đến việc ghi nhận, kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên trong một tổ chức. Nó bao gồm việc ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, giờ làm việc, giờ nghỉ trưa và các khoảng thời gian khác. 

Quản lý chấm công giúp tổ chức có cái nhìn chính xác về thời gian làm việc của nhân viên, hỗ trợ quá trình tính lương và tính công, cũng như tuân thủ các quy định lao động và chính sách nội bộ. Điều này cũng giúp quản lý đánh giá hiệu suất, năng suất làm việc của nhân viên, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến nghỉ phép, làm thêm giờ và chấm công không chính xác.

2. Lịch trình làm việc

Lịch trình làm việc là quá trình xác định thời gian làm việc cho từng nhân viên trong tổ chức. Điều này bao gồm xác định ngày làm việc, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, giờ nghỉ và các khoảng thời gian khác trong ngày. Lịch trình làm việc có thể được định rõ theo tuần, tháng hoặc các khoảng thời gian khác tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của tổ chức. 

Quản lý lịch trình làm việc giúp tổ chức phân bổ công việc một cách hợp lý, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quá trình làm việc của nhân viên, đồng thời đáp ứng các yêu cầu và sự linh hoạt của tổ chức.

Quản lý chấm công và lịch trình làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát thời gian làm việc, tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc của nhân viên, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định và chính sách của tổ chức.

Xem thêm: Hướng dẫn các bước xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên

II. Quy trình quản lý chấm công gồm những gì? 

Quy trình quản lý chấm công và lịch trình làm việc trong doanh nghiệp có thể bao gồm các giai đoạn và hoạt động sau:

1. Xác định quy định chung về chấm công

Trước khi thực hiện quy trình, công ty cần thiết lập các quy định cơ bản về chấm công nhằm đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Chúng bao gồm quy định về hình thức chấm công (QR code, AI, Wifi, vị trí), thời gian chấm công (check-in, check-out), quy trình xin nghỉ, chấm công bù, xin bù công, đến muộn, về sớm, nguyên tắc xin đến muộn và nghỉ phép, cũng như quy định về thưởng, phạt chuyên cần.

Quy trình này có thể bao gồm các hoạt động như:

• Cập nhật và lưu trữ thông tin chấm công chính xác và đầy đủ trên hệ thống chấm công của công ty (sổ sách hoặc phần mềm).
• Tiếp nhận, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu đến muộn hoặc nghỉ phép của nhân viên.
• Ghi nhận thời gian làm việc bù hoặc thời gian làm việc tăng ca của nhân viên trên hệ thống chấm công.
• Tổng kết số ngày công thực tế hàng tuần, hàng tháng.
• Xuất file báo cáo chấm công đầy đủ và chi tiết.
• Giải quyết và xử lý khiếu nại liên quan đến quản lý chấm công và lịch trình làm việc của nhân viên.

2. Áp dụng công nghệ hỗ trợ

Sử dụng các công nghệ như phần mềm quản lý chấm công và lịch trình làm việc,  ứng dụng di động hoặc hệ thống chấm công tự động có thể giúp tăng tính chính xác và hiệu quả của quy trình quản lý chấm công. Công nghệ này cho phép tự động ghi nhận thời gian làm việc, quản lý yêu cầu nghỉ phép và chấm công bù, cũng như tạo ra báo cáo tự động và dễ dàng tra cứu thông tin chấm công.

Xem thêm: Những yếu tố cần thiết để trở thành quản lý mối quan hệ lao động giỏi

III. Gợi ý 3 phần mềm quản lý chấm công và lịch trình làm việc

1. Phần mềm Access 

Phần mềm chấm công Access là một trong những giải pháp phổ biến, được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp để quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Phần mềm này thuộc giải pháp toàn diện của Eagle Vision, sử dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quy trình quản lý chấm công và tính lương.

Các chức năng chính của phần mềm Access bao gồm: bảng chấm công, quản lý phòng ban, báo cáo chuyên cần, dữ liệu truy cập chi tiết, thiết lập tham số hoạt động của hệ thống.

Phần mềm quản lý chấm công và lịch trình làm việc Access giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên, giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương. Đây là một công cụ quan trọng để nâng cao hiệu suất, quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

2. Phần mềm Tanca 

Tanca là một trong những phần mềm quản lý chấm công và lịch trình làm việc uy tín và phổ biến hiện nay. Với khả năng hoạt động linh hoạt trên cả nền tảng online và offline, Tanca phù hợp với các doanh nghiệp, công ty khác nhau.

Phần mềm Tanca có khả năng đọc dữ liệu chấm công từ các dòng máy chấm công phổ biến hiện nay, giúp tổng hợp và quản lý thông tin chấm công một cách thuận tiện. Tanca cung cấp nhiều tính năng quan trọng như quản lý lịch trình làm việc, tính toán số giờ làm việc, tính lương, quản lý nghỉ phép và các chức năng khác liên quan đến quản lý nhân sự.

3. Phần mềm Paradise

Phần mềm quản lý chấm công và lịch trình làm việc Paradise có nhiều ưu điểm nổi bật, bao gồm hiệu suất hoạt động ổn định, giao diện đơn giản và ít gặp lỗi. Paradise cung cấp các tính năng chính như theo dõi chấm công, quản lý nhân viên và tính toán tiền lương cho nhân viên. Phần mềm này cho phép theo dõi thời gian làm việc, ngày công, nghỉ việc và tăng ca của nhân viên một cách chính xác và tự động. 

Một trong những ưu điểm đáng chú ý của Paradise là tính tự động. Phần mềm này thực hiện các thao tác chấm công, tính lương và quản lý nhân viên một cách tự động, giảm thiểu sự can thiệp và tối ưu hóa quy trình công việc. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức để tập trung vào các hoạt động quan trọng khác.

Trong thời đại hiện đại, việc quản lý chấm công và lịch trình làm việc đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa nguồn nhân lực và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả. Những công cụ và phần mềm hiện đại mà UMM chia sẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, đồng thời cải thiện sự chính xác. 

Xem thêm:

Quy trình quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả

So sánh việc phân tích công việc và mô tả công việc