Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 10 bước lập kế hoạch hiệu quả nhất!

Lập kế hoạch là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bất kỳ ai muốn đạt được sự thành công trong cuộc sống cũng như trong sự nghiệp cần phải nắm vững. Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả mà còn giúp bạn định hình mục tiêu cũng như hướng đi cho tương lai.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn tại sao kỹ năng lập kế hoạch là một phần quan trọng của cuộc sống, sự nghiệp, góp phần thúc đẩy phát triển cá nhân cũng như trong các tổ chức, doanh nghiệp.

I.Tìm hiểu về kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là một khía cạnh quan trọng của cuộc sống, sự nghiệp, giúp bạn xác định mục tiêu, tạo ra một bản thiết kế chi tiết về cách đạt được những mục tiêu đó, quản lý thời gian và tài nguyên một cách hiệu quả để thực hiện kế hoạch đó. Đây là một kỹ năng quan trọng mà mọi người cần phải phát triển để đảm bảo sự thành công cũng như hiệu suất trong cuộc sống và công việc của họ.

1. Lợi ích của việc lập kế hoạch mang lại cho doanh nghiệp

Việc lập kế hoạch mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong cả cuộc sống cá nhân và công việc. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc lập kế hoạch:

1. Tạo sự tổ chức: Lập kế hoạch giúp bạn tổ chức thông tin, công việc, tài nguyên một cách có hệ thống. Nó làm cho bạn trở nên hiệu quả hơn trong việc quản lý các hoạt động hàng ngày.
2. Xác định mục tiêu: Kế hoạch giúp bạn xác định rõ mục tiêu cá nhân, chuyên nghiệp. Nó giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất để đạt được sự thành công.
3. Tối ưu hóa thời gian: Lập kế hoạch giúp bạn sử dụng thời gian một cách thông minh, hiệu quả. Bạn có thể ưu tiên công việc quan trọng và tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.
4. Căng thẳng: Khi bạn có kế hoạch, bạn cảm thấy tự tin hơn vì biết rằng bạn đang đối mặt với một tình huống có cấu trúc và có kế hoạch để giải quyết.

5. Nâng cao hiệu suất: Lập kế hoạch giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đạt được kết quả tốt hơn trong công việc hay trong cuộc sống.
6. Tạo sự linh hoạt: Khi bạn đã lên kế hoạch, bạn có khả năng điều chỉnh kế hoạch dựa trên tình hình thực tế hoặc sự thay đổi trong mục tiêu một cách dễ dàng.
7. Đo lường tiến bộ: Kế hoạch cho phép bạn theo dõi tiến trình làm việc và đánh giá mức độ tiến bộ đối với mục tiêu của mình.
8. Tăng tự động hóa: Bạn có thể sử dụng công cụ hay phần mềm quản lý thời gian để tự động hóa việc lên lịch và theo dõi công việc, giúp giảm công sức cần thiết.
9. Tạo sự tự tin: Việc có kế hoạch giúp bạn cảm thấy tự tin hơn vì bạn biết mình đã xác định được hướng đi, biết cách đạt được mục tiêu.
10. Tiết kiệm tài nguyên: Lập kế hoạch giúp bạn tối ưu hóa sử dụng tài nguyên như nguồn lực, tiền bạc cũng như  năng lượng.

Việc lập kế hoạch không chỉ giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân, chuyên nghiệp mà còn giúp bạn tạo ra sự tổ chức, hiệu suất cao hơn và giảm căng thẳng trong cuộc sống hàng ngày.

Xem thêm: Hệ thống BSC là gì? Doanh nghiệp sử dụng hệ thống BSC như thế nào?

II. Các bước lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả

Lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả là quá trình quan trọng để tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Dưới đây là các bước cụ thể để bạn lập kế hoạch công việc:

Bước 1:  Xác định mục tiêu, kết quả cuối cùng

Bước 2:  Phân tích, phân loại công việc

Bước 3:  Đặt thời hạn

Bước 4:  Xác định tài nguyên

Bước 5:  Lên kế hoạch cụ thể
Bước 6:  Ưu tiên công việc

Bước 7:  Lập lịch, theo dõi

Bước 8: Thực hiện kế hoạch

Bước 9:  Đánh giá, điều chỉnh

Bước 10:  Kiểm tra tiến trình

Xem thêm: 10+ Yếu tố quan trọng của tinh hoa quản trị

III.Mô hình 5W 1H 2C 5M trong việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Mô hình “5W 1H 2C 5M” là một khung làm việc hữu ích để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch. Đây là một hệ thống đơn giản giúp bạn tổ chức thông tin và tiếp cận việc lập kế hoạch một cách toàn diện. Dưới đây là giải thích về mô hình này:

1.5W:

• Who (Ai): Xác định ai sẽ thực hiện kế hoạch và có vai trò gì trong quá trình thực hiện.
• What (Gì): Xác định mục tiêu hoặc nhiệm vụ bạn muốn đạt được thông qua kế hoạch.
• Where (Ở đâu): Xác định nơi hoặc vị trí mà hoạt động hoặc nhiệm vụ sẽ được thực hiện.
• When (Khi nào): Xác định thời gian hoặc lịch trình cho việc thực hiện kế hoạch.
• Why (Tại sao): Xác định lý do tại sao mục tiêu hoặc hoạt động này quan trọng và cần thiết.

2.1H:

• How (Làm thế nào): Xác định cách thức bạn sẽ thực hiện kế hoạch.Nó bao gồm các bước cụ thể và phương pháp bạn sẽ sử dụng.

3.2C:

• Constraints (Ràng buộc): Xác định các ràng buộc hoặc hạn chế có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch.
• Ví dụ: nguồn lực hạn chế, thời gian hạn chế, hoặc các yếu tố bên ngoài.

4.5M

• Money (Tiền bạc): Xác định nguồn tài chính cần thiết để thực hiện kế hoạch và xem xét nguồn tiền có sẵn hoặc cần tìm kiếm.
• Manpower (Nhân lực): Xác định số lượng và loại nguồn nhân lực cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch.
• Machinery (Trang thiết bị): Xác định các công cụ, trang thiết bị, hoặc công nghệ cần thiết để thực hiện kế hoạch.
• Materials (Nguyên liệu): Xác định các vật liệu hoặc tài liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch.
• Methods (Phương pháp): Xác định các phương pháp hoặc quy trình cụ thể sẽ được sử dụng để thực hiện kế hoạch.
  

Mô hình “5W 1H 2C 5M” giúp bạn tập trung vào các khía cạnh quan trọng khi lập kế hoạch, đảm bảo rằng bạn đã xem xét tất cả các yếu tố quan trọng, đã chuẩn bị tốt cho việc thực hiện kế hoạch một cách toàn diện và hiệu quả.

IV. Học kỹ năng lập kế hoạch ở đâu để đạt hiệu quả cao?

Việc lập kế hoạch là một phần quan trọng của cuộc sống cũng như sự nghiệp, giúp bạn tổ chức công việc, quản lý thời gian, đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên nghiệp của mình. VMP Academy là một nơi học tập tại đó bạn có thể phát triển, nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của mình để đạt được hiệu quả cao trong mọi lĩnh vực cuộc sống. Hãy cùng khám phá những cơ hội học tập và lợi ích mà VMP Academy mang lại trong việc phát triển kỹ năng lập kế hoạch.

1.Chương trình đào tạo chuyên sâu

VMP Academy cung cấp một loạt các chương trình đào tạo về kỹ năng lập kế hoạch được thiết kế một cách chuyên sâu và toàn diện. Chúng tôi cung cấp các khóa học từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp với mọi đối tượng học viên, từ sinh viên mới ra trường đến những người quản lý và doanh nhân có kinh nghiệm.

2. Giảng viên chất lượng

Tại VMP Academy, bạn sẽ được học từ những giảng viên có kinh nghiệm thực tế, kiến thức sâu sắc về lập kế hoạch. Chúng tôi cam kết cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn tận tâm để giúp bạn hiểu rõ, áp dụng những nguyên tắc lập kế hoạch vào cuộc sống hay công việc của bạn.

3. Học tập linh hoạt

Chúng tôi hiểu rằng cuộc sống bận rộn và lịch trình khó khăn. Vì vậy, VMP Academy cung cấp các khóa học linh hoạt với nhiều lựa chọn về hình thức học tập, bao gồm học trực tiếp, học trực tuyến và các tài liệu học tập dễ tiếp cận.

4. Học phí hợp lý

Chúng tôi cam kết cung cấp giá trị tốt nhất cho học viên. Với các lựa chọn học phí linh hoạt và chương trình khuyến mãi, việc phát triển kỹ năng lập kế hoạch không bao giờ trở nên quá khó khăn tài chính.

5. Cộng đồng học viên đa dạng

Tại VMP Academy, bạn sẽ tham gia vào một cộng đồng học viên đa dạng, có cơ hội chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi từ nhau. Điều này giúp bạn xây dựng mối quan hệ mạng lưới mạnh mẽ và mở rộng kiến thức của mình.

Với VMP Academy, bạn có cơ hội phát triển, nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của mình để đạt được hiệu quả cao trong cuộc sống và sự nghiệp. Hãy đăng ký học ngay hôm nay, bắt đầu hành trình của bạn để trở thành một người tổ chức thông minh và thành công! Ngoài cung cấp các thông tin về kỹ năng lập kế hoạch ra chúng tôi còn có các khóa học khác như đào tạo kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng uỷ quyền, đào tạo quản lý cấp trung,… hãy liên hệ với chúng tôi ngay. 

Kỹ năng lập kế hoạch là một yếu tố không thể thiếu trong cuộc sống và sự nghiệp của chúng ta. Với những bước cơ bản, sự cống hiến, bạn có thể phát triển kỹ năng này hay đạt được những mục tiêu mà bạn mong muốn. Hãy bắt đầu lập kế hoạch và hướng đến sự thành công của riêng bạn ngay hôm nay!

TRUNG TÂM TRỰC THUỘC HỌC VIỆN ĐÀO TẠO VMP

Trụ sở chính: Tòa nhà Center Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 08, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 1800.6981 – 0909 382 864

Email: Daotao@vmp.edu.vn

Xem thêm: Trung tâm đào tạo quản lý cấp trung nâng cao năng lực quản lý hiệu quả