4 bước thiết lập bảng kpi đánh giá hiệu quả công việc

Việc đánh giá nhân viên hiện đang trở thành một thách thức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Lý do là hệ thống tiêu chí đánh giá chưa được chuẩn hóa, và chúng ta thiếu một thang đo phù hợp để đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Để giúp các nhà quản lý giải quyết vấn đề này, VMP Academy đã tổng hợp 4 bước thiết lập bảng KPI đánh giá hiệu quả công việc. Bên cạnh đó là những tiêu chí để đánh bảng KPI đã đủ thống nhất và hợp lý hay chưa. 

I. KPI đánh giá hiệu quả công việc là gì? 

KPIs (Key Performance Indicators) là các chỉ số dùng để đánh giá cách thực hiện công việc. Chúng giúp đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân, nhóm hoặc dự án trong khoảng thời gian cụ thể.

Trong quản lý doanh nghiệp thực tế, KPIs được sử dụng bởi cá nhân và tổ chức để đánh giá mức độ thành công trong việc đạt được các mục tiêu quan trọng. Đạt hoặc vượt qua các chỉ số KPIs thường được xem là một thước đo của sự thành công.

KPI đặt ra khác nhau cho từng vị trí công việc 

KPIs thích hợp cho từng nhân viên có thể khác nhau tùy theo vị trí và chức danh trong công việc của họ. Ví dụ, KPIs của nhân viên kinh doanh có thể liên quan đến tổng doanh thu từ các hợp đồng ký kết, trong khi KPIs của nhân viên tuyển dụng có thể liên quan đến số lượng ứng viên tuyển dụng thành công.

Tùy theo cấp bậc quản lý, KPIs cũng có thể khác nhau. KPIs của quản lý cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPIs của quản lý cấp trung và nhân viên có thể tập trung vào các quy trình cụ thể trong từng phòng ban.

Xem thêm: Trung tâm đào tạo quản lý cấp trung nâng cao năng lực quản lý hiệu quả

II. Mục đích của việc thiết lập KPI đánh giá hiệu quả công việc 

Sử dụng KPI cho doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau cho công ty, quản lý và cả nhân viên của bạn. Thông thường, việc áp dụng đánh giá công việc theo KPIs thường được thực hiện với các mục tiêu như:

1. Đo lường, đánh giá mức độ hoàn thành công việc 

KPIs đầu tiên và quan trọng nhất là để đánh giá cách thực hiện công việc và đo lường hiệu quả mức độ hoàn thành công việc. Chức năng chính của KPIs là cung cấp hệ thống đo lường, giúp bạn đánh giá cụ thể hiệu suất của nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ công việc.

Sử dụng KPI đánh giá hiệu quả công việc, bạn có thể so sánh kết quả làm việc của nhân viên với các chỉ số KPIs ban đầu để xác định mức độ hoàn thành công việc của họ và đánh giá được hiệu suất làm việc cụ thể.

2. Đảm bảo nội dung công việc đưa ra 

Mỗi nhân viên trong công ty của bạn được tuyển dụng để đảm nhận một công việc cụ thể theo mô tả công việc (JD). Vấn đề ở đây là làm thế nào để đảm bảo rằng nhân viên sẽ thực hiện công việc theo đúng JD đó.

Sử dụng KPI đánh giá hiệu quả công việc có thể đảm bảo rằng nhân viên sẽ luôn phải đặt ra mục tiêu và nỗ lực để thực hiện công việc mà họ được giao phụ trách. Nhân viên tuyển dụng sẽ có KPIs liên quan đến quá trình tuyển dụng, trong khi nhân viên kinh doanh sẽ có KPIs liên quan đến kết quả kinh doanh. KPIs sẽ giúp bạn hướng dẫn nhân viên để họ tập trung vào việc thực hiện công việc theo mô tả công việc ban đầu mà họ đã được giao.

3. Cơ sở để có mức lương thưởng hợp lý 

KPI đánh giá hiệu quả công việc đảm bảo rằng nhân viên đạt KPIs ở mức A+ và A sẽ được thưởng xứng đáng với thành tích đó. Những nhân viên chỉ đạt mức B trở xuống sẽ được khuyến khích và có cơ hội để phát triển, cải thiện kỹ năng và kinh nghiệm để hoàn thành KPIs của họ. Tuy nhiên, những nhân viên có kết quả hoàn thành KPIs quá kém, ví dụ như ở mức C, D, E, sẽ phải đối mặt với quy trình xử lý vi phạm theo quy định của công ty.

KPIs trong trường hợp này đóng vai trò quan trọng và khách quan, giúp nhà quản trị có khả năng đưa ra quyết định về đánh giá hiệu suất, điều chỉnh lương, và các phúc lợi cho nhân viên một cách nhanh chóng và công bằng.

III. 4 bước thiết lập bảng KPI đánh giá hiệu quả công việc 

Bước 1. Thiết lập mục tiêu chung của công ty 

Để đánh giá hiệu quả công việc theo KPI, đầu tiên cần thiết lập mục tiêu tổng thể cho toàn công ty. Đây là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự hòa nhập và sự hợp tác của các nhà lãnh đạo. Mục tiêu tổng thể của công ty thể hiện tầm nhìn và hướng phát triển trong tương lai. Những mục tiêu này phản ánh trên mọi khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm kinh tế, tài chính, xã hội, khách hàng, sản phẩm,…

Ví dụ 

Mục tiêu tổng quý II năm 2023: Tăng cường và phát triển hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng

Kết quả chốt:

• Doanh thu đạt 15 tỷ VNĐ
• Số lượng khách hàng mới đạt 5000 người
• Tỷ lệ khách hàng quay lại đạt 30%

Bước 2. Xác định KPI đánh giá hiệu quả công việc cho từng bộ phận 

Mỗi mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được chia thành các phần công việc cho từng phòng ban hoặc bộ phận chịu trách nhiệm. Vì vậy, sau khi xác định mục tiêu tổng thể của tổ chức, bạn sẽ cần thiết kế các chỉ số KPI cho từng bộ phận hoặc phòng ban để đảm bảo đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ 

Từ mục tiêu tổng thể được đề cập ở trên, chúng ta có thể xây dựng hệ thống KPI cho phòng Kinh doanh như sau:

• Doanh thu từ khách hàng mới: 5 tỷ
• Doanh thu từ khách hàng đã mua lại: 2 tỷ
• Số lượng sản phẩm bán ra: 8.000

Bước 3. Xác định KPI cho từng vị trí ( nhân viên) 

Sau khi đã đặt ra KPI đánh giá hiệu quả công việc cho Phòng ban chức năng, các nhà lãnh đạo sẽ phân chia KPI tổng của phòng cho từng nhân viên, và quá trình xác định KPI này sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Nhiệm vụ chính: Định rõ nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện để đạt được mục tiêu là gì?

Kết quả đầu ra: Xác định các kết quả tối thiểu cần đạt được từ các nhiệm vụ đó là gì?

Mục tiêu: Liệt kê những mục tiêu cần phải đạt được để thực hiện kết quả đầu ra đó?

Tiêu chí đo lường: Xác định các yếu tố hoặc đơn vị để đo lường mục tiêu cần đạt được.

KPIs: Số liệu cụ thể được xác định dựa trên các tiêu chí đo lường tương ứng, để đánh giá và theo dõi hiệu suất và tiến độ.

Bước 4. Xây dựng mẫu đánh giá KPI 

Mẫu đánh giá sẽ bao gồm các thông tin sau:

1. Thông tin nhân viên: Gồm họ tên, mã nhân viên, vị trí chức danh và bộ phận trực thuộc.
2. Người đánh giá: Có thể bao gồm nhiều người đánh giá như Trưởng bộ phận, Quản lý, Giám đốc, và cả tự đánh giá của nhân viên.
3. Trọng số của KPI: Xác định trọng số cho mỗi KPI dựa trên mức độ quan trọng của KPI đó đối với công việc của nhân viên.
4. KPI: Bao gồm KPI đánh giá hiệu quả công việc hiện tại của nhân viên và KPI chỉ tiêu.
5. Phần trăm thực hiện = (KPI hiện tại / KPI chỉ tiêu) x 100%.
6. Điểm đánh giá: Áp dụng thang điểm đánh giá tương ứng với phần trăm thực hiện, ví dụ như:

• Doanh thu > 100 triệu: Đạt chỉ tiêu (4 điểm)
• Doanh thu = 100 triệu: Đạt (3 điểm)
• Doanh thu từ 80 – 90 triệu: Cần cố gắng (2 điểm)
• Doanh thu < 80 triệu: Chưa đạt (1 điểm)

7. Điểm KPI = Điểm đánh giá x Trọng số.

Xem thêm: Mô hình AIDA là gì? Vai trò và Ví dụ về mô hình AIDA trong Marketing?

IV. Các tiêu chí đặt KPI cho nhân viên  

Các tiêu chí đánh giá nhân viên dựa trên KPI phải liên quan chặt chẽ đến chiến lược, mục tiêu và bản sắc văn hóa của tổ chức.

1. KPI phù hợp với khả năng của nhân viên 

Tính phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng. Các chỉ tiêu KPI cần phải đánh giá toàn diện các khía cạnh của thành tích, bao gồm cả mức độ thực hiện công việc, khả năng chuyên môn của nhân viên để đảm bảo kết quả đầu ra, và cả tác phong trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Đảm bảo sự tin tưởng trong quá trình đánh giá KPI 

Điều này liên quan đến sự nhất quán trong quá trình đánh giá nhân viên dựa trên KPI đánh giá hiệu quả công việc, tránh thiên vị cá nhân và đảm bảo tính khách quan. Đồng thời, hệ thống đánh giá cũng cần được chấp nhận từ cả phía đánh giá và phía bị đánh giá, cùng với sự công bằng trong quy trình đánh giá và việc thông báo kết quả.

3. KPI cụ thể, rõ ràng 

Để đảm bảo tính cụ thể, quy trình đánh giá thành tích và các chỉ tiêu KPI cần phải rõ ràng với nhân viên, cho họ biết rõ những gì cần đạt được để hoàn thành công việc và cách để đạt được những mục tiêu đó.

V. Kết luận 

Trong bài viết này, chúng ta đã đi qua 4 bước quan trọng để thiết lập bảng KPI đánh giá hiệu quả công việc. Nếu áp dụng được những thông tin trên, việc thiết lập bảng KPI có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ. Để đánh giá và cải thiện hiệu suất công việc trong tổ chức của bạn. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng và sử dụng KPIs để nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu của mình.

Xem thêm:

Các phương pháp đào tạo trong doanh nghiệp thời đại 4.0

TOP 5 các loại hình đào tạo trong doanh nghiệp