HỆ THỐNG BSC LÀ GÌ VÀ TẠI SAO NÓ QUAN TRỌNG ?

Hiện nay, quản lý hiệu suất doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Một phần quan trọng của quá trình này là hệ thống BSC (Balanced Scorecard) – một công cụ quản lý chiến lược giúp các tổ chức đo lường, theo dõi, cải thiện hiệu suất của họ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống BSC là gì và tại sao nó lại quan trọng trong quản lý doanh nghiệp.

I. Hệ thống BSC là gì?

Hệ thống BSC là một phương pháp quản lý chiến lược phát triển bởi Robert Kaplan và David Norton vào những năm 1990. Nó được thiết kế để giúp các tổ chức đo lường hiệu suất của họ không chỉ dựa trên các chỉ số tài chính truyền thống mà còn dựa trên các chỉ số phi tài chính như hài lòng của khách hàng, quy trình nội bộ cùng khả năng sáng tạo. BSC giúp các tổ chức xác định, theo dõi các mục tiêu chiến lược của họ thông qua một hệ thống các chỉ số có liên quan.

Xem thêm: Các Khóa Học Quản Lý Cấp Trung [ Xây Dựng Kỹ Năng Lãnh Đạo Hiệu Quả]

II. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống BSC như thế nào?

Doanh nghiệp sử dụng hệ thống BSC (Balanced Scorecard) bằng cách thực hiện một loạt các bước, quá trình để đảm bảo rằng họ có thể đo lường, quản lý cũng như cải thiện hiệu suất của mình theo một cách toàn diện và cân bằng. VMP Academy sẽ chia sẻ cách doanh nghiệp sử dụng BSC:

1.Xác định mục tiêu chiến lược

Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chiến lược của mình. Việc này bao gồm việc xác định các yếu tố quan trọng đối với sự thành công của họ, chẳng hạn như tăng doanh số bán hàng, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng khách hàng trung thành, hoặc tiết kiệm chi phí.

2.Lựa chọn chỉ số,  mục tiêu con

Sau khi đã xác định mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp phải lựa chọn các chỉ số, mục tiêu con để đo lường hiệu suất trong mọi lĩnh vực. Chẳng hạn, nếu mục tiêu chiến lược là tăng doanh số bán hàng, doanh nghiệp có thể xác định các chỉ số con như tỷ lệ chuyển đổi, số lượng khách hàng mới, và tỷ lệ tái mua hàng.

3.Thiết lập mục tiêu, tiêu chuẩn

Doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu cụ thể cho mỗi chỉ số hay xác định tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn tăng tỷ lệ chuyển đổi, họ có thể thiết lập mục tiêu là tăng tỷ lệ này từ 10% lên 15% trong vòng một năm.

4.Thu thập dữ liệu, đánh giá hiệu suất

Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu liên quan đến các chỉ số đã chọn, theo dõi hiệu suất theo thời gian. Họ sẽ so sánh dữ liệu thực tế với mục tiêu đã đề ra và tiêu chuẩn để đánh giá xem họ đã đạt được mục tiêu hay chưa.

5.Thực hiện điều chỉnh

Nếu doanh nghiệp phát hiện rằng họ không đạt được mục tiêu hoặc tiêu chuẩn, họ cần thực hiện điều chỉnh cần thiết. Điều chỉnh có thể bao gồm cải thiện quy trình, tài trợ cho các dự án cải tiến, hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh.

6.Báo cáo, truyền đạt thông tin

Doanh nghiệp cần báo cáo kết quả hiệu suất từ hệ thống BSC cho tất cả nhân viên liên quan, đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả.

7.Theo dõi liên tục,  điều chỉnh

Hệ thống BSC không phải là một công cụ một lần sử dụng, mà nó yêu cầu sự theo dõi liên tục, điều chỉnh để đảm bảo rằng doanh nghiệp duy trì sự cân bằng và tiến triển theo hướng đúng đắn.

Doanh nghiệp sử dụng hệ thống BSC để tạo ra một bản đồ chiến lược, đo lường hiệu suất, điều chỉnh hoạt động của họ để đạt được mục tiêu chiến lược. Nó giúp duy trì sự cân bằng giữa các yếu tố tài chính cũng như phi tài chính quan trọng.

Xem thêm: Những công việc mà vị trí giám sát bán hàng phải làm là gì?

III.  Ai sẽ sử dụng hệ thống BSC?

Hệ thống BSC (Balanced Scorecard) là hệ thống được nhiều doanh nghiệp và tổ chức khác nhau sử dụng. Dưới đây là một một số ví dụ về những người sử dụng chính của hệ thống BSC:

1.Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp

Các doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh sử dụng BSC để đo lường, quản lý hiệu suất tổng thể của họ. Họ có thể áp dụng BSC để xác định, theo dõi các chỉ số liên quan đến tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và khả năng sáng tạo.

2.Cơ quan chính phủ

Các cơ quan chính phủ cũng có thể sử dụng BSC để đo lường,  theo dõi hiệu suất trong việc cung cấp dịch vụ công cộng. Nó đáp ứng các mục tiêu,  chỉ tiêu chiến lược trong lĩnh vực như giáo dục, y tế,  quản lý tài chính.

3.Tổ chức phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận như tổ chức phi chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức từ thiện có thể sử dụng BSC để đo lường, quản lý hiệu suất trong việc đạt được mục tiêu xã hội và mục tiêu của họ.

4.Ngành công nghiệp y tế

Bệnh viện, trung tâm y tế,  tổ chức chăm sóc sức khỏe sử dụng BSC để đo lường cũng như cải thiện chất lượng chăm sóc bệnh nhân, cải thiện hiệu suất hoạt động, đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn cùng chất lượng.

5.Ngành công nghiệp giáo dục

Trường học, trường đại học, các tổ chức giáo dục sử dụng BSC để đo lường tiến trình học tập. Giúp cải thiện chất lượng giảng dạy,  đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn giáo dục.

6.Tổ chức quốc tế, tổ chức liên kết

Các tổ chức quốc tế như Liên Hiệp Quốc, tổ chức phi chính phủ có thể sử dụng BSC để đo lường,  theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu phát triển bền vững.

Hệ thống BSC có tính đa dạng, có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực hay ngữ cảnh khác nhau để đo lường, quản lý và cải thiện hiệu suất tổ chức.

Xem thêm: Quản trị MBO là gì? Quy trình 8 bước quản trị theo mục tiêu MBO

IV. Các khía cạnh của BSC

Hệ thống BSC (Balanced Scorecard) là một công cụ quản lý chiến lược đa chiều, giúp tổ chức đo lường và theo dõi hiệu suất của họ từ nhiều góc độ khác nhau. Các khía cạnh chính của BSC bao gồm:

1.Tài chính (Financial)

Đây là khía cạnh truyền thống của BSC, trong đó các chỉ số tài chính như doanh số bán hàng, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, dòng tiền được sử dụng để đo lường hiệu suất tài chính của tổ chức. Mục tiêu của khía cạnh này là đảm bảo sự bền vững tài chính và lợi nhuận cho tổ chức.

2.Khách hàng (Customer)

Hệ thống quản lý chiến lược BSC đặt khách hàng ở trung tâm, đo lường sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, chỉ số liên quan đến mối quan hệ với khách hàng. Giúp tổ chức hiểu cũng như đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng cường sự trung thành,  nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm.

3.Quy trình nội bộ (Internal Processes)

Khía cạnh này đo lường hiệu suất của các quy trình, hoạt động nội bộ của tổ chức. Các chỉ số liên quan đến tối ưu hóa quy trình, sự sáng tạo, hiệu quả làm việc được sử dụng để cải thiện khả năng tự quản lý và quá trình sản xuất.

4.Học hỏi,  phát triển (Learning and Growth)

Khía cạnh này tập trung vào phát triển nguồn nhân lực hay năng lực tổ chức. Các chỉ số liên quan đến đào tạo, sự phát triển cá nhân, tạo ra môi trường làm việc tích cực, khả năng sáng tạo thường được sử dụng để đo lường khả năng tự nâng cao của tổ chức.

Mỗi khía cạnh này cung cấp một cái nhìn riêng biệt về hiệu suất tổ chức cùng nhau tạo nên một hình ảnh toàn diện về sự thành công chiến lược. Sử dụng hệ thống BSC, tổ chức có thể thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể cho mỗi khía cạnh, đo lường hiệu suất thường xuyên, thực hiện điều chỉnh cần thiết để đảm bảo rằng họ đang tiến triển theo hướng đúng đắn và cân bằng giữa các yếu tố quan trọng.

V. Mục tiêu chiến lược của hệ thống BSC 

Mục tiêu chiến lược của hệ thống quản lý BSC (Balanced Scorecard) là giúp tổ chức xác định, đo lường hay theo dõi hiệu suất của họ từ nhiều khía cạnh khác nhau, đồng thời cân bằng giữa các yếu tố tài chính, phi tài chính quan trọng. Mục tiêu này giúp tổ chức:

1.Xác định chiến lược

Hệ thống BSC là hệ thống giúp tổ chức xác định, diễn giải chiến lược của mình thành các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể. Xác định chiến lược làm cho chiến lược trở nên rõ ràng cũng như dễ hiểu cho tất cả nhân viên trong tổ chức.

2.Cân bằng tài chính, phi tài chính

Thay vì chỉ tập trung vào các chỉ số tài chính, BSC đảm bảo rằng tổ chức xem xét cả các chỉ số phi tài chính như hài lòng của khách hàng, quy trình nội bộ hay khả năng sáng tạo. Việc này còn giúp đảm bảo rằng tổ chức không chỉ quan tâm đến lợi nhuận ngắn hạn mà còn đảm bảo sự bền vững, phát triển dài hạn.

3.Đo lường hiệu suất

Hệ thống BSC là một cách để đo lường hiệu suất của tổ chức theo thời gian. Các chỉ tiêu, KPI (Key Performance Indicators) được sử dụng để đo lường mức độ tiến triển của tổ chức đối với mục tiêu chiến lược và đánh giá liệu tổ chức đạt được mục tiêu hay không.

4.Thúc đẩy sự cải thiện liên tục

Hệ thống BSC khuyến khích việc liên tục cải thiện, tối ưu hóa quy trình nội bộ để đạt được hiệu suất tốt hơn. Tổ chức có thể xác định những lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các biện pháp để tăng cường hiệu quả.

5.Tối ưu hóa tài nguyên

BSC giúp tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, bao gồm cả nguồn nhân lực, vốn, thời gian. Việc tập trung vào các chỉ tiêu quan trọng giúp tổ chức đảm bảo rằng tài nguyên được phân phối hiệu quả để đạt được mục tiêu chiến lược.

6.Tạo sự đồng thuận

Hệ thống BSC giúp tạo sự đồng thuận trong tổ chức, vì tất cả nhân viên đều có thể thấy mục tiêu chiến lược, sự tiến triển của họ trong việc đạt được những mục tiêu đó. Việc này giúp thúc đẩy sự đoàn kết cũng như tập trung trong tổ chức.

Mục tiêu chiến lược của hệ thống BSC là giúp tổ chức thực hiện, đo lường chiến lược của mình từ nhiều khía cạnh khác nhau để đảm bảo sự cân bằng và tiến bộ liên tục trong môi trường kinh doanh.

VMP Academy đã cung cấp cho mọi người những thông tin cho câu hỏi hệ thống BCS là gì? Và tại sao nó quan trọng trong doanh nghiệp? Hệ thống BSC là một công cụ quản lý chiến lược quan trọng giúp các tổ chức đo lường, theo dõi cũng như cải thiện hiệu suất của họ một cách toàn diện. Nó không chỉ tập trung vào các chỉ số tài chính mà còn quan tâm đến các yếu tố phi tài chính quan trọng khác.

BSC giúp tổ chức cân bằng giữa tài chính, phi tài chính, định hướng chiến lược, đo lường hiệu suất và tối ưu hóa quy trình, giúp họ duy trì sự cạnh tranh trong thị trường ngày càng khắc nghiệt.

Xem thêm: Đào tạo quản lý cấp trung