CÔNG CỤ TỔ CHỨC VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Một trong những nhiệm vụ chính của nhà quản lý đó là đảm bảo được kết quả công việc cho đội ngũ của mình. Để làm được điều này, nhà quản lý cần các phương pháp và công cụ giúp tổ chức và triển khai công việc hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp đến bạn những công cụ ấy.

Nội dung được chia sẻ cùng các anh chị Quản lý công ty Hải Phát Land tại khoá UMM – Nâng cao Năng lực Quản lý Bền vững, diễn ra vào 14, 16/09/2021. Hải Phát Land là nơi cung cấp các dịch vụ tốt nhất về bất động sản và sở hữu đội ngũ quản lý tràn đầy nhiệt huyết, có khao khát phát triển rất lớn. 

Hãy cùng VMP điểm qua một số nội dung tại khóa học này.

PDCA – Chu trình triển khai công việc hiệu quả

Bước 1: Plan – Lập kế hoạch

Trước khi làm một công việc nào đó, bạn cũng cần lập cho mình một kế hoạch. Có được một kế hoạch cụ thể sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng hình dung mình cần phải làm gì ở từng giai đoạn, luôn chủ động sẵn sàng trong mọi tình huống. Đồng thời đây cũng là cơ sở để nhà quản lý có thể điều chỉnh trong quá trình thực hiện nếu mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch.

Bằng cách xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu, nhà quản lý có thể xây dựng cho mình một bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ. 

Bước 2: Do – Thực hiện kế hoạch

Trong lúc triển khai công việc của mình, nhà quản lý nên lưu ý lựa chọn công cụ giao việc thích hợp vì “phương pháp quyết định kết quả”. POST C+ là một công cụ hữu hiệu giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả. 

Bước 3: Check – Kiểm tra 

Một số nguyên nhân khiến việc thực hiện kế hoạch không thành công là nhà quản lý cho đội nhóm làm liên tục nhưng bỏ qua bước kiểm tra. Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch giúp nhà quản lý có được những bước điều chỉnh kịp thời, nhằm đảm bảo việc thực hiện đang đi đúng hướng và diễn ra đúng tiến độ.

Bước 4; Act – Thực hiện cải tiến công việc

Dựa trên quá trình thực hiện ở bước 2 và kết quả thu được thông qua việc kiểm tra ở bước 3, nhà quản lý đưa ra những định hướng mới nhằm cải tiến công việc để đạt hiệu quả hơn trong thời gian tới.

5W1H – Lập kế hoạch phân bổ công việc hiệu quả 

5W1H dường như là công cụ quen thuộc dùng để tư duy một vấn đề nhất định. Tại khoá UMM Online, 5W1H được ứng dụng để giúp nhà quản lý lập kế hoạch phân bổ công việc hiệu quả.

5W1H là viết tắt của What – Việc cần triển khai là gì?; Why – Tầm quan trọng của công việc này?; Who – Ai sẽ thực hiện công việc này?; Where – Thực hiện ở đâu? When – Khi nào bắt đầu thực hiện và hoàn thành khi nào?; How – Phương pháp thực hiện là gì?

Để dễ áp dụng 5W1H, nhà quản lý nên biểu diễn các nội dung dưới dạng bảng, được minh hoạ như sau:

STARS – Công cụ tổ chức và triển khai công việc cho nhóm  

STARS là công cụ giúp nhà quản lý triển khai và phân bổ công việc cho nhóm hiệu quả. STARS là viết tắt của:

S – Subject/Step: Người quản lý nêu ra đầu mục công việc, điểm qua các bước thực hiện.

T – Timing: Đưa ra thời hạn hoàn thành cho nhân viên.

A – Assignment: Người quản lý phân công rõ công việc cho từng nhân viên.

R – Responsibility: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho hoạt động này (lưu ý, một người có thể chịu trách nhiệm cho hai ba đầu mục công việc, có thể chịu trách nhiệm chung với đồng nghiệp khác). 

S – Success Criteria: Tiêu chí thành công/mục tiêu của công việc này là gì.

LION – Điều phối cuộc họp hiệu quả

Điều phối cuộc họp hiệu quả giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian giao việc vì viên đã hình dung rõ những việc cần làm sau cuộc họp. LION là viết tắt của:

L – Last time: Nhân viên đã áp dụng được gì trước đó?

I – Issue: Vấn đề mà nhân viên đang gặp phải là gì?

O – Options: Chúng ta sẽ lựa chọn cách thức nào để giải quyết công việc

N – Next step: Bước tiếp theo chúng ta cần làm gì?

Tạm kết về công cụ tổ chức và triển khai công việc hiệu quả

Trên đây là một số công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và triển khai công việc quản lý hiệu quả. Hy vọng rằng những đúc kết trên đây giúp ích được đến công việc của các anh chị.

VMP Academy hân hạnh đồng hành cùng Hải Phát Land trong dự án đào tạo lần này. Cảm ơn anh chị đã dành thời gian tham gia khóa học, tin rằng anh chị sẽ nâng cao năng lực quản lý của mình trong thời gian tới.

Theo dõi lịch khải giảng: https://vmptraining.com/khai-giang/