GIAO VIỆC HIỆU QUẢ VỚI POST C + | UMM – Ultimate Middle Manager 24 – 25/07/2021

Giao việc hiệu quả với POST C + giúp nhà quản lý tiết kiệm được thời gian làm việc, giảm tải khối lượng công việc, qua đó tập trung giải quyết những công việc có yêu cầu cao hơn do cấp trên giao phó. Đồng thời, giao việc hiệu quả cũng giúp nâng cao được năng lực của người nhân viên, từ đó phát triển năng lực đội nhóm.

Đây là một trong những nội dung được chia sẻ tại khóa UMM – Ultimate Middle Manager online do VMP tổ chức, với sự tham gia của đội ngũ quản lý công ty Thái Tân vào ngày 24 – 25/07/2021 vừa qua.

Tại sao người quản lý giao việc thất bại?

Giao việc dường như là công việc thường ngày của một nhà quản lý, tuy nhiên đa số đều giao việc theo cảm tính và chưa áp dụng một phương pháp cụ thể nào. Vì vậy, khó tránh khỏi việc người quản lý giao việc thất bại và không đạt kết quả như mong đợi.

Có rất nhiều nguyên nhân được học viên nêu ra tại khóa học, như nhà quản lý chưa xác định đúng khối lượng công việc dành cho một người nhân viên, dẫn đến tình trạng quá tải; Việc lập kế hoạch chưa tốt dẫn đến triển khai giao việc thất bại; Đặt deadline chưa hợp lý khiến người nhân viên không thể hoàn thành công việc kịp thời hạn; Truyền đạt không hiệu quả khiến người nhân viên không hiểu được mục đích, ý nghĩa của công việc và thực hiện không hiệu quả,…

Hai công cụ giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả

POST C + (plus) – Tiến trình giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả

Nhằm giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả, Trainer Phan Hữu Lộc đã đưa ra POST C +, trong đó:

P – Purpose: Nêu rõ mục đích/yêu cầu/nguồn lực để thực hiện công việc.

O – Outcome: Nói rõ mong đợi về kết quả đạt được cho người nhân viên.

S – Steps: Nêu ra các bước thực hiện/hành động cụ thể.

T – Time bound: Đưa ra thời hạn hợp lý cho nhân viên, thời hạn đủ để nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

C – Confirm: Xác nhận lại với người nhân viên về những ý đã trao đổi trước đó.

Phần “Plus” trong POST C + gồm

Check/Control: Kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện của nhân viên.

Coaching: Huấn luyện và kèm cặp nhân viên nhằm đảm bảo họ có năng lực để thực hiện công việc. 

STARS – Công cụ giúp triển khai và phân bổ công việc cho nhân viên

Bên cạnh POST C + thì STARS cũng là một công cụ giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả cho người nhân viên. Trong đó:

S – Subject/Step: Người quản lý nêu tên chủ đề công việc, các bước thực hiện.

T – Timing: Đưa ra thời gian hoàn thành.

A – Assignment: Người quản lý phân công rõ ai sẽ là người thực hiện công việc này.

R – Responsibility: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho hoạt động này.

S – Success Criteria: Tiêu chí thành công của công việc này là gì.

Ở công cụ STARS, Trainer Phan Hữu Lộc cũng đưa ra một ví dụ áp dụng cụ thể. Trong bối cảnh người học là trưởng nhóm và được giao tổ chức sự kiện Cafe. Để giao việc hiệu quả bằng cách áp dụng STARS, anh Lộc làm mẫu: “Theo kế hoạch, chúng ta cần pha được 25 ly cà phê. Để pha được thì anh cần đảm bảo rằng có 1 kg cà phê đã được mua vào lúc 9:00. Và công việc này anh sẽ giao cho Thảo Linh nhé”. Như vậy, Subject ở đây là mua cà phê, Timing là vào lúc 9:00, Assignment là chị Thảo Linh, Responsibility không có nên không nêu, Success Criteria là vào lúc 9:00 phải có 1 kg cà phê để pha 25 ly cà phê theo kế hoạch.

Bằng việc áp dụng POST C +  hoặc STARS vào công việc hằng ngày sẽ giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả. Nâng cao năng suất làm việc của cá nhân và cả đội nhóm. 

Bạn có thể quan tâm: 03 CẤP ĐỘ TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN NHÀ QUẢN LÝ CẦN BIẾT

“Qua khóa học, em hình dung được rằng khi giao việc mình cần rõ ràng hơn, mình cần hình dung ra các bước cụ thể, giao việc đúng người, mọi thứ cần cụ thể hóa. Em sẽ áp dụng ngay vào buổi họp của team vào sáng đầu tuần ngày mai.” – Chia sẻ từ chị Thảo Linh, công ty Thái Tân sau khóa UMM – Ultimate Middle Manager online.

Giao tiếp hiệu quả với 7-38-55 – Công cụ hỗ trợ giao việc hiệu quả

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc đối với nhà quản lý. Để giao việc hiệu quả, trước hết nhà quản lý cần giao tiếp hiệu quả. Giao tiếp hiệu quả có nghĩa là người nhân viên nhận thông tin đúng, đầy đủ và hiểu được mong muốn của nhà quản lý. 

7-38-55 là công cụ trình bày và truyền đạt hiệu quả, giúp nhà quản lý cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Đây là công thức được đưa ra bởi Giáo sư Albert Mehrabian từ UCLA, giáo sư có 10 năm nghiên cứu về Giao tiếp phi ngôn ngữ (1971). 

Cụ thể về 7-38-55, nội dung lời nói chỉ chiếm 7% hiệu quả trong giao tiếp. Trong khi đó giọng điệu chiếm đến 38% và 55% hiệu quả đến từ cử chỉ. Để truyền đạt hiệu quả, nhà quản lý cần truyền đạt thống nhất ba thứ, về mặt nội dung lời nói, giọng điệu và cử chỉ. Nếu không, thông điệp truyền đi dễ gây nhầm lẫn, hoặc gây khó hiểu, kết quả là người nhân viên không thực hiện được đúng như yêu cầu hoặc mong đợi.

Một học viên của UMM online ngay 24 – 25/07/2021 – Chị Giang từ công ty Thái Tân chia sẻ: “Bản thân em là người khá trầm, nhiều khi trong cuộc họp chỉ nói với giọng đều đều và không khoa chân múa tay nên mọi người thường thấy em khó tính, không cởi mở. Em thấy 7-38-55 là một công cụ rất giá trị, nó vừa thay đổi suy nghĩ của em về việc giao tiếp, vừa có thể giúp em áp dụng vào công việc điều hành quản lý của mình.”

Lời kết

Thái Tân là nhà cung cấp nguyên, phụ liệu trong sản xuất bia và nước giải khát cho các nhà máy bia và đồ uống khắp cả nước và các nước trong khu vực Đông Nam Á. Đội ngũ VMP vô cùng vui sướng khi biết rằng những phương pháp, công cụ được chia sẻ tại UMM – Ultimate Middle Manager online ngày 24 – 25/07/2021 đã giúp thay đổi tư duy và giúp anh chị áp dụng ngay vào công việc, tạo ra những giá trị nhất định. 

UMM – Ultimate Middle Manager online là khóa đào tạo năng lực toàn diện cho nhà quản lý cấp trung. Với vai trò là mắt xích quan trọng trong tổ chức, kết nối người lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới, nhà quản lý cấp trung nên liên tục trau dồi các kỹ năng quản lý để trở nên toàn diện hơn. Và UMM sẽ giúp ích được cho anh chị trong việc hoàn thiện năng lực quản lý của mình.