5 công cụ quản lý thời gian dành cho lãnh đạo

Là người dẫn dắt đội nhóm đạt kết quả, bạn cần biết cách kiểm soát thời gian và điều chỉnh công việc phù hợp. Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn 5 công cụ để quản lý thời gian làm việc hiệu quả: phương pháp Pomodoro, Mô hình Eat That Frog, Getting Things Done, Time Blocking và ứng dụng phần mềm công nghệ.

1. Quản lý thời gian làm việc bằng Pomodoro

Mô hình quản lý thời gian dành cho lãnh đạo Pomodoro, hay còn được gọi là “quy luật quả cà chua”,  được phát triển bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980. 

Phương pháp này hoạt động bằng cách chia công việc thành các mục tiêu nhỏ và dễ dàng đạt được trong một khoảng thời gian cố định. Mỗi đơn vị làm việc gọi là một “pomodoro” có thời lượng là 25 phút, được chia tách bởi các khoảng nghỉ ngắn trong 5 phút. 

Để áp dụng Pomodoro trong quản lý thời gian, bạn cần lên kế hoạch cho các nhiệm vụ của mình và tập trung hoàn thành trong 25 phút (lưu ý, hãy đặt một đồng hồ để nhắc nhở). Sau khi kết thúc, nhà quản lý dành thời gian 5 phút để nghỉ ngơi. Sau mỗi 4 “Pomodoro, bạn có nghỉ dài hơn trong tầm 15 phút.

2. Cách quản lý thời gian dành cho lãnh đạo – Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) là một cách quản lý thời gian làm việc được tạo ra bởi David Allen trong quyển sách cùng tên (2001). Phương pháp này chú trọng vào việc thu thập thật chi tiết cách thông tin liên quan đến nhiệm vụ cần xử lý. Từ đó giúp cho nhà quản lý cảm thấy thoải mái, tự tin và tập trung hơn khi thực hiện hoặc giao việc cho đội nhóm.

GTD gồm 5 bước chính: Thu thập thông tin – Capturing, Xử lý – Clarifying, Triển khai và giao việc- Organizing, Kiểm tra lại – Reflecting và Thực hiện – Engaging. Một số lưu ý khi áp dụng phương pháp này: đảm bảo thu thập thông tin chính xác của nhiệm vụ trước khi tiếp tục bước thứ 2, xác định mức độ ưu tiên, đặt thời gian làm việc hiệu quả.

3. Mô hình Eat That Frog

Mô hình Eat That Frog được giới thiệu lần đầu tiên trong quyển sách cùng tên của tác giả Brian Tracy. Đây là cách quản lý thời gian hiệu quả dựa trên việc  tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên hoàn thành chúng trước. Nếu gặp những công việc khó khăn hoặc nhàm chán nhưng bắt buộc phải làm, phương pháp này sẽ khuyến khích chúng ta làm nó ngay từ đầu để không cảm thấy lo lắng và áp lực.

Cụ thể, Eat that frog bao gồm 4 bước: liệt kê các nhiệm vụ cần làm, đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp (bạn có thể áp dụng ma trận First things first, chọn nhiệm vụ quan trọng nhất và khó nhất (tức “con ếch lớn nhất”) và hoàn thành nó trước tiên, tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ còn lại theo bước 1.

4. Ấn định thời gian làm việc với Time Blocking

Nếu Eat That Frog cho bạn biết những nhiệm vụ cần ưu tiên thực hiện, thì Time Blocking sẽ ấn định thời gian cụ thể cần hoàn thành nó. Ưu điểm của Time Blocking là: tăng chất lượng đầu ra của công việc, tránh phân tâm, giảm căng thẳng,… Tuy nhiên, để sử dụng phương pháp này, bạn cần có tính kỷ luật và cam kết thực hiện cao.

5 bước áp dụng Time Blocking trong quản lý thời gian hiệu quả là: Lập danh sách công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, xác định khối thời gian, đặt lịch và thực hiện, đánh giá và điều chỉnh. Lưu ý: bạn có thể ứng dụng thêm các phần mềm công nghệ được đề cập ở phần tiếp theo để lập các “block” một cách hiệu quả.

5. Ứng dụng phần mềm công nghệ

Theo một báo cáo của Tập đoàn ManpowerGroup, đến cuối năm 2022, lực lượng lao động gen Z chiếm khoảng 24% trên toàn cầu, và có thể tăng lên 30% vào năm 2030. Đặc điểm nổi trội của nhóm lao động này là tiếp xúc với ứng dụng công nghệ thông tin từ nhỏ. Bên cạnh đó, do tác động của đại dịch Covid 19, số lượng người làm việc từ xa cũng tăng cao. Vì vậy, ngoài những công cụ trên, nhà quản lý cũng cần cập nhật và tìm hiểu cách sử dụng các phần mềm công nghệ để quản lý thời gian hiệu quả.

Có nhiều công cụ quản lý thời gian khác nhau như Trello, Asana, Todoist, Google Calendar,…Ưu điểm rõ nét nhất khi sử dụng các công cụ này là: tăng năng suất, dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện, tiết kiệm thời gian, tăng trải nghiệm làm việc,… Tuy nhiên, để ứng dụng tốt, bạn cần dành thời gian để trải nghiệm và lựa chọn 1 công cụ thực sự phù hợp với đội nhóm.

Tạm kết về 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả

Trên đây là những công cụ giúp nhà lãnh đạo quản lý thời gian làm việc hiệu quả, được tổng hợp bởi VMP Academy. Chúng tôi tin rằng những thông tin này sẽ giúp quý độc giả có thêm động lực để rèn luyện và thực hành ngay tại nơi làm việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia các khóa đào tạo quản lý để nâng cao năng lực cá nhân. Mọi chi tiết có thể liên hệ hotline: 1800.6981