07 bước xây dựng văn hóa làm việc tích cực trong đội nhóm

Văn hóa làm việc mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tăng 30% năng suất, giảm 40% tỷ lệ nghỉ việc và cải thiện 25% mức độ hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, 81% nhân viên rời công ty là do mâu thuẫn với quản lý trực tiếp – một con số phản ánh rõ vai trò then chốt của nhà quản lý trong việc tạo dựng môi trường tích cực.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 7 bước cụ thể để quản lý có thể xây dựng văn hóa làm việc tích cực trong đội nhóm, đi kèm với các tình huống thực tế từ doanh nghiệp Việt Nam và những công cụ đánh giá, theo dõi hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay từ tuần tới. Khám phá ngay.

Nội dung thuộc Tips quản lý.

Bước 1: Xác định giá trị cốt lõi của nhóm

Nền tảng của mọi văn hóa làm việc mạnh mẽ chính là những giá trị cốt lõi được chia sẻ. Thay vì áp đặt những giá trị từ trên xuống, hãy tổ chức buổi thảo luận với nhóm để cùng nhau xác định 3-5 giá trị chung mà mọi người đều tin tưởng và cam kết thực hiện.

Một ví dụ thực tế đáng học hỏi là nhóm Marketing của một công ty công nghệ. Thông qua quá trình thảo luận và bỏ phiếu, họ đã xác định ba giá trị cốt lõi: “Sáng tạo – Hợp tác – Cam kết”. Điều quan trọng không chỉ là việc xác định mà còn là cách họ tích hợp những giá trị này vào mọi hoạt động hàng ngày, từ cách đánh giá hiệu suất đến quyết định tuyển dụng.

Để hỗ trợ quá trình này, bạn có thể sử dụng 03 câu hỏi như sau: 

• Điều gì làm bạn cảm thấy tự hào khi làm việc ở đây?
• Khi gặp khó khăn, bạn muốn được hỗ trợ như thế nào?
• Thành công của nhóm được định nghĩa ra sao?

Bước 2: Tạo môi trường giao tiếp mở

Giao tiếp hiệu quả là xương sống của văn hóa làm việc tích cực. Việc tạo ra môi trường giao tiếp mở không chỉ là cho phép nhân viên phát biểu ý kiến mà còn là xây dựng một hệ thống giao tiếp hai chiều thực sự hiệu quả.

Kỹ thuật gặp gỡ cá nhân là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất. Thay vì chỉ kiểm tra tiến độ công việc, hãy sử dụng thời gian này để lắng nghe thực sự những tâm tư, nguyện vọng và thách thức của từng thành viên. Để làm tốt việc này, quản lý cần hiểu tính cách nhân viên và chọn phong cách giao tiếp phù hợp.

>> Khám phá đọc vị nhân viên với mô hình tâm lý hình học 

Một tình huống thực tế ấn tượng là cách một Trưởng nhóm quản lý 15 người tại một ngân hàng đã áp dụng. Thay vì họp lớn hàng tuần, anh chia thành các cuộc trò chuyện nhỏ 3-4 người, tạo không gian an toàn hơn để mọi người chia sẻ. Kết quả là điểm số gắn kết của nhóm tăng 40% chỉ sau 3 tháng triển khai.

Bước 3: Thiết lập quy tắc làm việc rõ ràng

Tự do không có nghĩa là tùy tiện. Một môi trường làm việc tích cực cần có những quy tắc rõ ràng để mọi người cùng tuân theo. Bản quy ước nhóm – thỏa thuận về cách làm việc chung – là công cụ vô cùng hữu ích trong việc này.

Bản quy ước nhóm nên bao gồm những thỏa thuận:

• Về cách giao tiếp (phản hồi email trong bao lâu, khi nào nên gọi điện thay vì nhắn tin)
• Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả (chương trình rõ ràng, giới hạn thời gian, ai chịu trách nhiệm gì)
• Cách giải quyết xung đột khi phát sinh.

Một ví dụ cụ thể là quy tắc “Không sử dụng điện thoại trong cuộc họp” của nhóm Công nghệ thông tin của nhà máy. Quy tắc đơn giản này đã giúp cải thiện đáng kể chất lượng thảo luận và tạo ra văn hóa tôn trọng thời gian của nhau. Điều quan trọng là quy tắc được thiết lập bởi chính các thành viên nhóm, không phải áp đặt từ trên xuống.

Bước 4: Xây dựng hệ thống ghi nhận và phản hồi

Con người làm việc không chỉ vì tiền mà còn vì cảm giác được thừa nhận và đánh giá cao. Một hệ thống ghi nhận và phản hồi hiệu quả cần phải kịp thời, cụ thể và có ý nghĩa.

Mô hình phản hồi SBI (Tình huống – Hành vi – Tác động) là khung làm việc tuyệt vời cho việc đưa ra phản hồi: “Trong cuộc họp sáng nay (Tình huống), khi bạn đưa ra những câu hỏi sâu sắc về đề xuất (Hành vi), điều đó đã giúp cả nhóm nhìn ra những điểm chúng tôi chưa xem xét kỹ (Tác động).” Cách phản hồi này vừa cụ thể vừa mang tính xây dựng, giúp nhân viên tiếp nhận một cách dễ dàng.

Trưởng nhóm tại tại một ngân hàng đã tạo ra “Bảng vinh danh” – một góc trong văn phòng để ghi nhận những đóng góp xuất sắc của các thành viên. Không chỉ là những thành tựu lớn mà cả những hành động nhỏ thể hiện giá trị của nhóm đều được tôn vinh. Điều này tạo ra vòng tròn củng cố tích cực rất mạnh mẽ.

Bước 5: Phát triển năng lực học hỏi liên tục

Trong thời đại thay đổi nhanh chóng như hiện nay, khả năng học hỏi và thích ứng trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất. Văn hóa học hỏi liên tục không chỉ giúp nhóm cập nhật kiến thức mà còn tạo ra môi trường khuyến khích đổi mới và sáng tạo.

Quản lý có thể:

• Khuyến khích chia sẻ kiến thức thông qua các buổi chia sẻ kinh nghiệm hàng tuần
• Tạo kho lưu trữ nội bộ để lưu giữ bài học rút ra
• Ghép nối nhân viên mới với nhân viên có kinh nghiệm trong các dự án. 
• Tạo ra văn hóa làm việc “thân thiện với sai lầm” – nơi mọi người học từ sai lầm thay vì sợ hãi và đổ lỗi cho nhau.

Triết lý “Thất bại nhanh, học nhanh hơn” của nhiều công ty khởi nghiệp công nghệ là một ví dụ điển hình. Thay vì tránh rủi ro, họ khuyến khích thử nghiệm với điều kiện học nhanh từ thất bại và áp dụng hiểu biết vào lần tiếp theo. Điều này tạo ra văn hóa đổi mới mạnh mẽ và khả năng phục hồi cao.

Bước 6: Tạo sự cân bằng công việc – cuộc sống

Cân bằng công việc và cuộc sống không phải là điều xa xỉ mà là nhu cầu thiết yếu cho hiệu suất bền vững. Đặc biệt trong bối cảnh hậu đại dịch, tính linh hoạt trong cách thức làm việc trở thành kỳ vọng của đa số lực lượng lao động.

Các thỏa thuận làm việc linh hoạt có thể bao gồm giờ làm việc linh hoạt (giờ cốt lõi từ 9h-15h, tự do sắp xếp thời gian còn lại), làm việc kết hợp (một số ngày làm từ nhà, một số ngày tại văn phòng), hay thậm chí tuần làm việc nén lại trong một số trường hợp phù hợp. Quan trọng là tập trung vào kết quả đầu ra chứ không phải đầu vào – đánh giá dựa trên kết quả đạt được chứ không phải số giờ ngồi tại chỗ.

Hỗ trợ sức khỏe tinh thần cũng cần được chú trọng. Điều này có thể đơn giản như việc có ngày nghỉ chăm sóc sức khỏe tinh thần, tạo không gian yên tĩnh trong văn phòng để thư giãn, hay thậm chí thỉnh thoảng mời chó therapy đến. Chính sách làm việc từ nhà hiệu quả của một sàn điện tử trong thời Covid đã giúp họ duy trì năng suất trong khi hỗ trợ đáng kể sức khỏe nhân viên.

>> Khám phá 05 bí kíp tạo động lực cho nhân viên

Bước 7: Đo lường và cải tiến liên tục

“Cái gì được đo lường sẽ được quản lý” – câu nói kinh điển này đặc biệt đúng với văn hóa làm việc. Bạn cần thiết lập các chỉ số quan trọng rõ ràng để theo dõi tiến độ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

04 chỉ số văn hóa quan trọng bao gồm:

• Điểm gắn kết nhân viên (thông qua khảo sát định kỳ)
• Tỷ lệ giữ chân nhân viên (đặc biệt là tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện)
• Tỷ lệ thăng tiến nội bộ (cho thấy cơ hội phát triển nghề nghiệp)
•  Điểm hài lòng khách hàng (phản ánh tác động của sự gắn kết nhân viên).

Khảo sát nhanh hàng quý thay vì khảo sát hàng năm giúp bạn phát hiện vấn đề sớm và điều chỉnh kịp thời. Những câu hỏi đơn giản như “Trên thang điểm 1-10, bạn sẽ giới thiệu công ty này cho bạn bè với tư cách là nơi làm việc?” có thể tiết lộ rất nhiều hiểu biết về tình trạng văn hóa.

Từ những hiểu biết này, cần có kế hoạch hành động cụ thể với thời gian rõ ràng và người chịu trách nhiệm được chỉ định. Đánh giá định kỳ và điều chỉnh dựa trên phản hồi sẽ đảm bảo cải tiến liên tục trong văn hóa làm việc.

Tạm kết về 07 bước xây dựng văn hóa làm việc tích cực trong đội nhóm

Trên đây là thông tin về 07 bước xây dựng văn hóa làm việc tích cực trong đội nhóm. Tin rằng nó sẽ giúp ích được đến công việc quản lý của bạn. 

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm khóa học nhằm nâng cao kỹ năng quản lý, hãy tham khảo:

>> U – Maximize Management – Năng lực quản lý bền vững.

>> On The Job Coaching – Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên.

>> Leading Emotional – Lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc. 

Liên hệ để được tư vấn chương trình phù hợp:

• Hotline: 1800 6981
• Email: daotao@vmp.edu.vn