06 bước giải quyết mâu thuẫn đội nhóm | UMM

Trong đội nhóm, quản lý cần biết cách giải quyết mâu thuẫn phát sinh trong quá trình làm việc, nhằm hạn chế những rủi ro do mâu thuẫn nội bộ gây ra. Vậy làm cách nào để thực hiện việc này hiệu quả? Tại Tips quản lý tuần này, UMM sẽ giúp bạn tìm hiểu các bước để giải quyết vấn đề này! Khám phá ngay nhé!

Nội dung thuộc chuỗi Tips quản lý.

1. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra mâu thuẫn

Trước khi tiến hành giải quyết mâu thuẫn đội nhóm, quản lý cần nắm được lý do tại sao việc này xảy ra. Khi tìm hiểu nguyên nhân, hãy hỏi thêm các bên liên quan, đồng thời quan sát các sự kiện và hành vi của cá nhân đang có mâu thuẫn. Việc này giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về những gì đang diễn ra, từ đó đưa ra nhận định trung lập và sáng suốt hơn.

Dựa vào những dữ kiện thu thập được, hãy cố gắng tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ xương cá Ishikawa, phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), hoặc phân tích gốc rễ vấn đề với 5 whys (root cause analysis) để định rõ nguyên nhân của mâu thuẫn.

Tóm lại:

1. Hỏi các bên liên quan.
2. Quan sát hành vi.
3. Tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

2. Giao tiếp hiệu quả

Khi đã xác định được nguyên nhân gây mâu thuẫn, quản lý nên tổ chức một cuộc họp chung với các bên. Mục đích của buổi này là để hai bên bày tỏ quan điểm của mình. Mục tiêu của cuộc họp cũng cần được thông báo làm rõ với các bên. Hãy chắc chắn họ hiểu rằng đây là cuộc họp nhằm giúp tìm cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm, không phải là nơi phát sinh thêm tranh cãi.

Ở cuộc họp này, kỹ năng lắng nghe tích cực và phản hồi nên được phát huy. Mỗi bên sẽ trình bày quan điểm của mình, quản lý và bên còn lại ghi nhận không phán xét. Sau đó đưa ra phản hồi hợp lý. Chìa khóa để giao tiếp hiệu quả là các bên giữ được sự bình tĩnh.

Tóm lại:

1. Lắng nghe tích cực.
2. Phản hồi không phán xét.
3. Giữ bình tĩnh.

3. Sử dụng kỹ năng hòa giải

Sau khi đã lắng nghe các bên trình bày, cộng với những dữ liệu đã thu thập được trước đó, quản lý giải thích cho các bên hiểu đang vướng mắc ở đâu. Quản lý cần chắc chắn rằng cách bên đang hiểu được nỗi khổ của bên còn lại, qua đó cảm thông và hiểu nguyên nhân tại sao đối phương lại có phản ứng gây ra mâu thuẫn. 

Quản lý đề xuất tìm ra cách giải quyết vấn đề mang lại lợi ích cho đôi bên. Lúc này, quản lý cần đảm bảo tính công bằng, không thiên vị. Để khi trình bày phương án giải quyết, các bên không cảm thấy thua thiệt hay đang bị chèn ép. Chính sự công tâm từ cấp trên sẽ là liều thuốc xoa dịu cơn giận giữ trong họ. Trong trường hợp không tìm được phương án win – win, hai bên phải chấp nhận thỏa hiệp để làm hài lòng lẫn nhau.

Tóm lại:

1. Quản lý giải thích về vướng mắc của hai bên.
2. Đề xuất cách giải quyết công bằng.

4. Đưa ra kế hoạch hành động

Bước tiếp theo trong kỹ năng giải quyết xung đột, quản lý yêu cầu mỗi bên đưa ra kế hoạch hành động giải quyết vấn đề. Khi này, quản lý cần kỹ năng coaching. Thông qua các câu hỏi, mỗi bên đưa ra các hành động cụ thể để giải quyết vấn đề. Quản lý cần đảm bảo mỗi bên đều được phân công rõ về trách nhiệm và hành động trong việc giải quyết mâu thuẫn đội nhóm.

Cần có một kế hoạch rõ ràng về công việc cần làm, tiến độ và người phụ trách. Đây sẽ là cơ sở để quản lý đánh giá xem các bên có thực sự nỗ lực trong việc giải quyết vấn đề hay không. Quản lý có thể cung cấp một số công cụ giúp lập kế hoạch hiệu quả như 5W1H, To do list, mục tiêu SMART, biểu đồ Gantt,…

Tóm lại:

1. Mỗi bên đưa kế hoạch hành động cụ thể.
2. Quản lý đảm bảo mỗi bên được phân công rõ về trách nhiệm, hành động.

5. Thỏa thuận và cam kết

Các bên cần thỏa thuận và cam kết về những việc mình đã đề xuất. Việc này giúp hai bên có thái độ tích cực hơn trong việc giải quyết mâu thuẫn. Đồng thời tạo tiền đề cho việc tái hợp tác về sau. Việc thỏa thuận cần được thực hiện nghiêm chỉnh, nếu có thể, nên lưu lại “bằng chứng” bằng cách ký bản cam kết.

Việc có một bằng chứng cụ thể sẽ thúc đẩy các bên hành động và nghiêm túc hơn với quyết định của mình. Đây cũng sẽ trở thành điểm để rà soát lại nếu các bên không làm đúng theo những gì đã ký. 

Tóm lại:

1. Các bên cần thỏa thuận và cam kết việc cần làm.
2. Ký thỏa thuận nếu cần thiết

6. Theo dõi và đánh giá

Bước cuối cùng trong kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, bạn cần theo dõi và đánh giá quá trình này. Bạn thu thập phản hồi từ các bên liên quan về cách họ cảm thấy về quá trình và kết quả của việc giải quyết mâu thuẫn. Thông tin thu thập qua cuộc trò chuyện, cuộc họp hoặc các biểu mẫu phản hồi.

Xem xét kết quả của các biện pháp giải quyết mâu thuẫn đội nhóm. Liệu chúng đã giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và mang lại sự hài lòng cho tất cả các bên liên quan không? Đánh giá cụ thể và đo lường các chỉ số kết quả có thể được thực hiện. Bạn cũng có thể nhờ đến sự đánh giá của bên thứ ba để chắc chắn rằng việc giải quyết mâu thuẫn đang diễn ra hiệu quả. Sau đó, có thể tổng hợp các kinh nghiệm từ quá trình giải quyết mâu thuẫn để tạo ra các bài học và hướng dẫn cho tương lai. 

Tóm lại, bạn cần:

1. Thu thập phản hồi của các bên liên quan.
2. Xem xét kết quả của các biện pháp giải quyết.
3. Tổng hợp kinh nghiệm tạo bài học cho tương lai.

Bạn sẽ áp dụng như thế nào để giải quyết mâu thuẫn đội nhóm?

Trên đây là 07 bước giúp bạn giải quyết mâu thuẫn đội nhóm hiệu quả. Bạn sẽ áp dụng các bước này như thế nào? Nội dung nào bạn cảm thấy nội dung nào tâm đắc nhất? Hãy comment phía bên dưới để cùng thảo luận với UMM bạn nhé!

Nội dung này không chỉ giúp bạn giải quyết các vấn đề trong đội nhóm, mà còn giúp bạn tìm ra cách giải quyết mâu thuẫn trong cuộc sống. Chúc bạn sớm áp dụng thành công nhé! Nội dung thuộc Tips quản lý – Nơi giúp bạn gom nhặt các bí quyết để quản lý đội nhóm hiệu quả hơn.