Triển khai “OKR” quản lý hiệu quả đội ngũ linh hoạt (Agile Team)

Chắc hẳn bạn đang tìm kiếm cách để triển khai OKR cho đội ngũ linh hoạt (Agile Team)? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 03 bước “SAA”.

Việc quản lý đội ngũ linh hoạt yêu cầu bạn phải có nhiều loại kỹ năng khác nhau. Một trong số đó là triển khai OKR một cách hiệu quả. Bài viết này cũng rất phù hợp với một số bạn đọc chưa biết rõ về đội ngũ linh hoạt.

Đội ngũ linh hoạt (Agile Team) là gì?

Các Quản lý khi điều hành đội ngũ linh hoạt cần đặt câu hỏi: “Đội ngũ chúng ta phải đạt mục tiêu nào để mang lại giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp?”. Và quan trọng hơn cả là “Liệu mỗi người có sẵn sàng thay đổi kế hoạch làm việc hàng tuần để mang lại nhiều giá trị nhất?”.

Chúng tôi không nói về việc Sales phải chuyển sang lập trình hoặc Marketer trở thành chuyên viên nhân sự. Trong khuôn khổ khái niệm đội ngũ linh hoạt, mỗi thành viên đều cần có hệ thống kỹ năng ở phòng ban của mình.

Ví dụ nhân viên đào tạo cũng cần có kỹ năng trong tuyển dụng và loại công việc khác ở bộ phận HR. Tập hợp những người như vậy gọi là đội ngũ linh hoạt (Agile Team).

Sở hữu một đội ngũ linh hoạt là ước mơ của mỗi nhà quản lý. Vì đội ngũ của họ đều là những cá nhân sở hữu động lực, năng lực cao nên có khả năng giúp công ty đạt mục tiêu rất nhanh, hiệu quả. Nhưng muốn quản lý đội ngũ linh hoạt thì bạn cũng cần rất nhiều kỹ năng. Một trong số đó là phải review, đo lường hiệu quả công việc đội ngũ định kỳ để đảm bảo mọi cá nhân đều đang đi đúng hướng và đạt hiệu suất cao.

Tại sao cần triển khai OKR để quản lý đội ngũ linh hoạt?

Không một đội ngũ nào có thể làm chính xác điều bạn cần trừ khi nói trực tiếp với họ. Theo đó, phương pháp hiệu quả nhất đề truyền tải mục tiêu chung cho đội ngũ linh hoạt là triển khai OKR (Objectives and Key Results).

Việc triển khai OKR phù hợp với các doanh nghiệp trong những lĩnh vực biến động liên tục mỗi ngày như công nghệ phần mềm, thực phẩm, truyền thông, giải trí… Lý do là OKR rất linh động và dễ dàng tùy chỉnh hàng tuần dựa theo tình hình thực tế.

Vậy tại sao bạn cần triển khai OKR thay vì các hình thức đo lường hiệu quả công việc khác?

Hãy cùng chúng tôi xem qua biểu đồ sau:

Bạn có thấy sự khác biệt trong dài hạn nếu triển khai OKR để quản lý đội ngũ linh hoạt? Hiệu suất công việc tăng cao hơn mức trung bình. Từ đó, mục tiêu của doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được trong thời gian ngắn hơn.

Xem thêm: VMP I Thiết lập và quản lý mục tiêu với OKR

THIẾT LẬP VÀ QUẢN LÝ MỤC TIÊU HIỆU QUẢ VỚI OKR

Triển khai OKR cho đội ngũ linh hoạt với 03 bước “SAA”

Chúng tôi cho rằng 03 sai lầm lớn nhất khi triển khai OKR cho đội ngũ linh hoạt là: Tập trung vào danh sách “to-do list” và các bản đồ kế hoạch phức tạp; Đội ngũ không hoàn thành mục tiêu do chưa thu hút đủ nguồn lực hỗ trợ; Không review và đo lường hiệu quả công việc hàng tuần.

Giải pháp là hãy sử dụng vòng tròn SAA: Set (Thiết lập) – Align (Điều chỉnh) – Achieve (Hoàn thành).

Cụ thể, nhà quản lý thực hiện 03 bước sau: Thiết lập OKR để đo lường mức độ đóng góp của công việc cho mục tiêu chung thay vì tập trung vào “to-do list”; Điều chỉnh liên tục OKR để kết hợp hiệu quả với các bộ phận khác; Hoàn thành công việc mỗi tuần bằng buổi review mỗi cá nhân. Nếu OKR hiện tại không khả thi thì bạn cần điều chỉnh theo đúng vòng tròn SSA.

Ví dụ thực tế: Bộ phận Marketing có SEO và Content.

Đội ngũ này giả sử là rất linh hoạt (mỗi cá nhân đều có kiến thức và kỹ năng về mảng còn lại ở bộ phận Marketing). Khi chưa triển khai OKR, các nhân viên đều tập trung làm mảng công việc của mình và đo lường bằng KPI dựa trên “to-do list”.

Nhưng sau khi triển khai OKR, bạn nhận ra công việc mang lại giá trị nhiều nhất cho quá trình hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp là SEO. Bạn thiết lập mục tiêu mới cho Content về SEO. Sau đó, bạn điều chỉnh liên tục OKR của Content để phù hợp với các bộ phận khác.

Từ đó, Content bắt đầu dành nhiều thời gian để tìm hiểu và sản xuất các bài viết SEO Google chất lượng thay vì rải đều trên mọi nền tảng như trước đây. Mọi buổi review hoàn thành công việc hàng tuần đều đo lường và điều chỉnh dựa trên giá trị cho quá trình đạt được mục tiêu doanh nghiệp chứ không phải là “to-do list”.

Tip: Điều phối cuộc họp hàng tuần với 04 bước “L.I.O.N”

Quản lý nên thực hiện điều phối cuộc họp hàng tuần với Mô hình “L.I.O.N”. Cụ thể, Quản lý đặt ra lần lượt 04 câu hỏi này để nhân viên trả lời:

Bước 1: Last time => “Đã áp dụng gì trước đó?”. Nhân viên viên nêu ra những công việc đã thực hiện xong trong tuần trước.

Bước 2: Issue => “Tình trạng như thế nào?”. Nhân viên tự đánh giá hiệu quả dựa trên giá trị của công việc tuần trước cho quá trình hoàn thành mục tiêu chung.

Bước 3: Options => “Lựa chọn cách thức nào?”. Nhân viên đề xuất các giải pháp để công việc trong tuần này tạo ra nhiều giá trị nhất cho quá trình hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bước 4: Next’s step => “Bước tiếp theo là gì?”. Nhân viên lập kế hoạch hành động trong tuần này sau khi tìm ra các giải pháp phù hợp nhất.

UMM – ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC TOÀN DIỆN CHO QUẢN LÝ CẤP TRUNG SỐ 1 VIỆT NAM

UMM là trung tâm tư vấn giải pháp phát triển toàn diện cho Quản lý cấp trung viết tắt: Ultimate Middle Manager. Tại UMM, chúng tôi tập trung các chuyên gia hàng đầu về đào tạo Quản lý cấp trung có kinh nghiệm đa dạng trong nhiều lĩnh vực. Cụ thể, UMM là nơi thiết kế chương trình, lộ trình đào tạo chuyên sâu cho Quản lý cấp trung tại các Doanh nghiệp hàng đầu. Đặc biêt, chúng tôi chuyên đào tạo các kỹ năng/năng lực cho Quản lý cấp trung theo nhu cầu của Doanh nghiệp.

Hotline tư vấn giải pháp 24/7: 1800 6981