4 Cách tiến hành phân tích nhu cầu nhân sự hiệu quả

Phân tích nhu cầu nhân sự là một quá trình không thể thiếu và quan trọng trong quản lý nhân sự và phát triển tổ chức. Vậy lợi ích của việc phân tích nhu cầu nhân sự là gì, cách tiến hành phân tích ra sao? Câu trả lời sẽ được VMP Academy chia sẻ ngay dưới đây.

I. Lợi ích của việc phân tích nhu cầu nhân sự 

Tổ chức có khả năng xác định rõ ràng những nhân viên cần đào tạo, đồng thời xác định mức độ đào tạo cần thiết. Kết quả cho buổi đào tạo trở nên cá nhân hóa hơn, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều tham gia vào những khóa học có ích cho họ. Qua đó, ngăn chặn tình trạng nhân viên cảm thấy bị ép tham gia vào những buổi đào tạo không liên quan đến công việc của họ và duy trì sự động viên trong công việc.

Phân tích nhu cầu đào tạo giúp nhận biết các lỗ hổng về kiến thức và kỹ năng sớm hơn, trước khi chúng gây ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân và tổ chức. Bằng việc phân tích nhu cầu đào tạo, tổ chức có thể xác định những khóa đào tạo cần thiết nhất và xác định thời điểm thích hợp để đào tạo. 

Phân tích nhu cầu giúp xác định xem liệu cần phát triển chương trình đào tạo mới hay sử dụng giải pháp thay thế nào hiệu quả hơn. Bên cạnh nội dung đào tạo, cách mà nhân viên tiếp cận thông tin cũng quan trọng. Điều này cung cấp một cơ hội để lắng nghe ý kiến của nhân viên về cách họ muốn học.

Phân tích nhu cầu đào tạo giúp tập trung vào việc đào tạo những kỹ năng và kiến thức quan trọng nhất, từ đó giúp tiết kiệm nguồn lực và ngân sách. Luôn đảm bảo rằng ngân sách đào tạo được sử dụng một cách hiệu quả và tập trung vào các lĩnh vực quan trọng nhất cho sự phát triển của tổ chức.

Xem thêm: Bật mí 4 kỹ năng tư duy chiến lược – tư duy lãnh đạo

II. 4 Cách tiến hành phân tích nhu cầu nhân sự hiệu quả

1. Quan sát trực tiếp

Quan sát trực tiếp là việc theo dõi hoạt động và cách thức làm việc của tổ chức, bộ phận, nhóm hoặc nhân viên. Bằng cách quan sát trực tiếp, người phân tích có thể thu thập thông tin về quy trình công việc, phân chia trách nhiệm, tương tác giữa các thành viên và các vấn đề cụ thể mà tổ chức đang đối mặt. Quan sát trực tiếp giúp người phân tích có cái nhìn trực tiếp và bao quát hơn về hoạt động tổ chức, từ đó đưa ra nhận định và khuyến nghị phù hợp.

2. Phỏng vấn

Phỏng vấn là phương pháp nghiên cứu mà người phân tích tiếp xúc trực tiếp với các thành viên của tổ chức để thu thập thông tin. Các cuộc phỏng vấn cung cấp cơ hội để đặt câu hỏi chi tiết và khám phá sâu các vấn đề liên quan. Khi phỏng vấn nhân viên, quan trọng là tạo môi trường thoải mái, khuyến khích họ tự do chia sẻ thông tin về kinh nghiệm và nhu cầu của mình. Phỏng vấn giúp người phân tích có cái nhìn đa chiều và nhận biết được quan điểm, ý kiến, mong muốn của các thành viên trong tổ chức.

3. Bảng câu hỏi và khảo sát

Sử dụng bảng câu hỏi và khảo sát là một cách thuận tiện để thu thập thông tin từ nhiều nguồn và cá nhân. Đây là phương pháp hiệu quả khi phải giao tiếp với một nhóm lớn người tham gia. Bảng câu hỏi và khảo sát có thể chứa các câu hỏi đa lựa chọn, câu hỏi mở và đánh giá tự báo cáo. 

Chúng có thể được sử dụng để đánh giá sự hài lòng trong công việc, đánh giá của người quản lý, đánh giá kỹ năng và năng lực, các lĩnh vực cải tiến mong muốn. Kết quả từ bảng câu hỏi và khảo sát cung cấp một cái nhìn tổng thể về ý kiến và quan điểm của các thành viên trong tổ chức.

4. Đánh giá hiệu suất và công việc

Phân tích nhu cầu nhân sự cũng có thể bao gồm việc đánh giá hiệu suất và công việc của nhân viên. Đánh giá hiệu suất có thể sử dụng các phương pháp như đánh giá 360 độ, đánh giá bằng cách thiết lập mục tiêu và đánh giá định kỳ, hoặc sử dụng các tiêu chí đo lường khác nhau. 

Việc đánh giá hiệu suất giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và lỗ hổng trong công việc của nhân viên. Thông qua đánh giá hiệu suất, người phân tích có thể đưa ra nhận định về nhu cầu phân lực, sự phát triển và cải thiện trong tổ chức.

III. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc phân tích nhu cầu nhân sự 

• Chiến lược kinh doanh của tổ chức sẽ tác động trực tiếp đến nhu cầu nhân sự. Nếu tổ chức định hướng mở rộng hoặc đầu tư vào các lĩnh vực mới, cần có nhân sự đủ để đáp ứng nhu cầu mở rộng đó.
• Mục tiêu và nhiệm vụ công việc của tổ chức sẽ xác định những vị trí cần thiết và kỹ năng cần có. Việc phân tích cụ thể các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí là quan trọng để xác định nhu cầu nhân sự.
• Quá trình phân tích nhu cầu nhân sự bao gồm việc xem xét các yếu tố như tốc độ tăng trưởng của tổ chức, xu hướng thị trường, và các yếu tố kéo theo như sự ra đi của nhân viên hiện tại. Dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai sẽ giúp tổ chức chuẩn bị và ứng phó một cách hiệu quả.
• Tình trạng thị trường lao động, bao gồm sự khan hiếm hay dư thừa nhân lực trong ngành, cũng sẽ ảnh hưởng đến việc phân tích nhu cầu nhân sự. Nếu thị trường lao động khan hiếm, việc tìm kiếm và thu hút nhân sự phù hợp có thể trở nên khó khăn.
• Các xu hướng xã hội và công nghệ mới cũng có thể tác động đến việc phân tích nhu cầu nhân sự. Ví dụ, xu hướng làm việc từ xa, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, hoặc sự tăng cường quyền lợi cho nhân viên có thể yêu cầu điều chỉnh nhu cầu nhân sự.
• Khả năng tài chính và nguồn lực của tổ chức sẽ giới hạn nhu cầu nhân sự. Kế hoạch tài chính và nguồn lực sẵn có sẽ quyết định khả năng thuê mới, đào tạo nhân viên, hoặc nâng cấp hệ thống đã có.

Mỗi phương pháp này đều mang lại thông tin hữu ích và đa dạng, giúp người phân tích có cái nhìn tổng thể và khách quan về cách thức hoạt động của tổ chức và nhu cầu của nhân viên.

Nếu quý khách có nhu cầu học các khóa học quản lý, phân tích nhu cầu nhân sự hiệu quả hãy theo dõi website của chúng tôi và liên hệ qua số điện thoại +1800.6981 để được tư vấn và đăng ký khóa học chất lượng, uy tín, hiệu quả. Chúng tôi mang đến giải pháp phát triển bền vững thông qua việc nâng cao tối đa năng lực của đội ngũ quản lý.cho khách hàng.

Xem thêm:

5 Kỹ năng tư vấn nhân sự quan trọng không thể thiếu 

5 Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên làm việc hết sức mình