NHỮNG GÓC NHÌN MỚI VỀ NĂNG LỰC LẬP KẾ HOẠCH CHO NHÀ QUẢN LÝ

Đối với một nhà quản lý cấp trung, năng lực lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý tổ chức. Vậy năng lực lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để nâng cao năng lực đó? Hãy cùng chúng tôi khám phá những góc nhìn mới thông qua bài viết này

Năng lực lập kế hoạch là gì?

Năng lực lập kế hoạch là khả năng quản lý bản thân và những người khác, kể cả việc quản lý các nguồn lực bao gồm thời gian và hoàn cảnh xung quanh để đạt được một mục tiêu cụ thể.

Để đưa ra quyết đinh hay định hướng phát triển cho công ty, tổ chức, nhà quản lý cần phải có năng lực lập kế hoạch. Việc tiếp thu, học hỏi và nâng cao năng lực này giúp cho tổ chức của bạn hoạch định được rõ ràng hướng đi trong tương lai, sẵn sàng đưa ra được phải pháp đối với những cơ hội và thách thức mới. Đây cũng chính là vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý cấp trung.

Xem thêm: Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả – VMP

Các bước lập và thực hiện kế hoạch dành cho nhà quản lý

Bước 1: Xác định mục tiêu

Khi làm bất cứ công việc gì, xác đinh mục tiêu luôn là động lực để giúp bạn làm việc tốt hơn. Việc đưa ra mục tiêu còn giúp bạn giải thích được những câu hỏi liên quan đến lý do làm việc, hay tầm quan trọng của công việc bạn đang làm, từ đó giúp bạn biết cách phân bổ thời gian, sức lực cũng như trí lực để làm việc hiệu quả.

Bước 2: Xác định rõ ràng công việc – năng lực lập kế hoạch

Ở bước nảy, cần xác định rõ tất cả các yếu tố liên quan đến công việc của bạn làm như: nội dung công việc, thời gian cần bỏ ra là bao lâu?, cách thức thực hiện,… để đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng hướng, giúp mọi thứ được giải quyết và vận hành trơn tru.

Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Là một nhà quản lý, cần biết cách sắp xếp công việc theo từng mức độ: tính cấp bách, độ khó của công việc từ đó có thể lên kế hoạch làm công việc nào trước, công việc nào sau để vừa đảm bảo được tiến độ, vừa mang đến hiệu quả,

Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch

Đối với bất kỳ công việc nào, sự tập trung là yếu tố cần thiết để tối ưu hiệu quả công việc. Theo nghiên cứu tại các trường Đại học ở Mỹ, các chuyên gia đưa ra kết luận sự tập trung giúp các sinh viên tiết kiệm được thời gian hơn trong quá trình học tập nhưng kết quả mang về lại vô cùng khả quan. Vì vậy, nhà quản lý cấp trung cần quan tâm đặc biệt đến yếu tố này.

Bước 5: Linh hoạt trong mọi tình huống

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, sẽ có những điều phát sinh không như mong đợi. Điều nhà quản lý cần làm ở đây là học cách thích ứng, linh hoạt trong mọi tình huống để khi gặp bất kì trục trặc nào, nhà quản lý vẫn luôn là người “thủ lĩnh” đưa ra hướng giải quyết.

Tốt nhất trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch, hãy dự đoán xem những khó khăn mình mà bạn cùng nhân viên sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện. Từ đó đưa ra những giải pháp dự phòng cho trường hợp xấu nhất.

Bước 6: Kiểm tra – năng lực lập kế hoạch

Là một nhà quản lý cấp trung, phải luôn biết theo dõi, kiểm tra và đánh giá từng giai đoạn trong quá trình lập và hoàn thành kế hoạch để biết bản thân, cũng như nhân viên có hoàn thành mục tiêu đặt ra ban đầu hay chưa. Việc kiểm tra này cũng giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.

Mô hình lập kế hoạch công việc cho nhà quản lý PDCA

PDAC là mô hình khá phổ biến giúp cải thiện năng lực lập kế hoạch cho nhà quản lý. Mỗi kí tự trong mô hình tượng trưng cho mỗi ý nghĩa khác nhau.

P: Plan- Lập kế hoạch

Ở giai đọan này, nhà quản lý cần xác định các vấn đề, khúc mắt mà doanh nghiệp đang gặp phải. Tiếp đến đưa ra những quy trình, công cụ cần thiết để giải quyết vấn đề. Nhà quản lý cần phân tích rõ ràng và đưa ra những phương án cụ thể để hướng đến mục tiêu cuối cùng.

D: Do – Thực hiện kế hoach

Đây được xem là bước quan trọng nhất cảu mô hình PDCA bởi nó ảnh hưởng lớn đến sự thành công của kế hoạch mà nhà quản lý đặt ra bạn đầu. Ở bước này, bạn cần thu thập thông tin, đưa ra các giải pháp cụ thể và hướng giải quyết, Sau đó nhà quản lý sẽ xét tính khả thi và tiến hành thực thi.

C: Check – Kiểm tra kế hoạch

Ở giai đoạn kiểm tra này, nhà quản lý sẽ có 2 hướng để giải quyết:

Nếu nhân viên đạt được mục tiêu đề ra như kế hoạch ban đầu thì tiến hành tới bước tiếp theo.

Nếu trong quá trình làm việc để hoàn thành mục tiêu gặp nhiều khó khăn thì tiến quy lại bước Do – Thực hiện kế hoạch để áp fungj các giải pháp mới

A: Act- Điều chỉnh trong năng lực lập kế hoạch

Ở giai đoạn cuối, nhà quản lý cần xác định được sự thay đổi mang tính hệ thống các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu đã đặt ra ban đầu. Từ đó lập kế hoạch để giám sát và cải tiên.

Tạm kết về năng lực lập kế hoạch

Thông qua bài viết này, nhà quản lý cấp trung chắc chắn đã cải thiện được phần nào về những kỹ năng và năng lực lập kế hoạch, từ đó giúp họ có thể lên kế hoạch, vận hành trơn tru doanh nghiệp và luôn sẵn sàng có những giải pháp để đối phó với những vấn đề phát sinh. Để tham khảo thêm nhiều bài viết hay về đào tạo quản lý cấp trung cũng như những khóa học uy tín, vui lòng liên hệ VMP Academy.