L.I.O.N - Mô hình Điều phối cuộc họp hiệu quả | UMM - Đào tạo Quản lý Toàn diện

L.I.O.N – Mô hình Điều phối cuộc họp hiệu quả

5/5 - (2 bình chọn)

Điều phối cuộc họp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất thuộc bộ năng lực của một nhà quản lý. Trong môi trường làm việc, các cuộc họp giữa sếp và nhân viên của họ diễn ra rất thường xuyên. Các cuộc họp này tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin trong nhóm hoặc bàn luận về giải pháp cho những vấn đề của công ty diễn ra thuận tiện hơn. 

Tuy nhiên, việc điều phối cuộc họp không hiệu quả sẽ phung phí rất nhiều thời gian và nguồn lực của công ty. Muốn cuộc họp diễn ra thành công, các quản lý cần trang bị cho mình những kỹ năng hay công cụ giúp điều phối cuộc họp hiệu quả.

Công tác chuẩn bị cho quá trình điều phối cuộc họp

Trước khi có thể áp dụng mô hình L.I.O.N, quản lý cần tổ chức họp thường xuyên hàng tuần với nhóm của mình nhằm đảm bảo mọi người hiểu nhu cầu tham dự và yêu cầu những đóng góp cá nhân từ họ.

Hãy xem những cuộc họp này như một sự kiện thường xuyên, liên tục và mời tất cả các thành viên cùng nhau xây dựng sự nhất quán trong đội nhóm cần có để mô hình L.I.O.N hoạt động hiệu quả.

Giai đoạn đầu, cấp trên cần giải thích về khái niệm mô hình L.I.O.N mà họ đang muốn áp dụng. Họ phải nêu bật được tầm quan trọng của một số tiêu chí mà nhóm cần hướng tới trong các cuộc họp từ đó nâng cao tinh thần đóng góp trong mỗi cá nhân cho cuộc họp nhóm.

L.I.O.N – Quy trình 4 giai đoạn cho các cuộc họp nhóm

Mục đích của mô hình L.I.O.N nhằm khuyến khích trách nhiệm giải trình và đảm bảo mọi người biết những gì họ mong đợi từ bản thân và với tư cách thành viên trong nhóm. Đây cũng là một cơ hội tuyệt vời để xác định các vấn đề có thể nằm ngoài tầm kiểm soát nếu không được giải quyết cũng như đưa ra lời khen ngợi cho cả nhóm khi vấn đề đã được giải quyết. Dưới đây là cách các quản lý có thể áp dụng mô hình L.I.O.N trong quá trình điều phối cuộc họp của mình.

Giai đoạn 1: Xác định những công việc đã thực hiện trong tuần vừa rồi (Last week) 

Giai đoạn 1: Công việc đã thực hiện
Giai đoạn 1: Công việc đã thực hiện

Cấp trên bắt đầu điều phối cuộc họp bằng việc hỏi các nhân viên trong nhóm về tình hình làm việc của họ. Các thành viên sẽ lần lượt báo cáo với sếp của mình về những điều họ đã làm vào tuần vừa qua, những kế hoạch của họ trong tuần tới hoặc công việc của họ có tiến triển gì không. Cấp trên cần tìm hiểu thật cặn kẽ tình hình của mọi người, nếu công việc của họ có tiến triển thì nó mang lại kết quả gì, còn nếu không thì tạo sao lại không.

Giai đoạn 2: Nêu lên những cải tiến tích cực và rút ra bài học (Improvements)

Giai đoạn 2: Công việc cần cải tiến
Giai đoạn 2: Công việc cần cải tiến

Sau khi nắm được tình hình chung của các thành viên trong nhóm, cấp trên sẽ tiếp tục cuộc họp với những điểm tích cực của tuần qua. Họ có thể yêu cầu những nhân viên của mình đưa ra những bài học họ tự rút ra được từ quan điểm cá nhân về những điều có thể cải thiện thêm trong công việc. 

Giai đoạn 3: Cùng tìm ra hướng giải quyết cho những trở ngại (Obstacles)

Giai đoạn 3: Tìm ra giải pháp
Giai đoạn 3: Tìm ra giải pháp

Ở giai đoạn này của quá trình điều phối cuộc họp, cấp trên sẽ tập trung vào việc lắng nghe những khó khăn mà các thành viên trong nhóm gặp phải trong tuần qua hoặc những việc họ cần sự giúp đỡ. Tiếp đến, cả nhóm sẽ cùng nhau bàn luận, đưa ra hướng giải quyết và quyết định người sẽ chịu trách nhiệm chính cho cho những thách thức đó.

Đây là một phần quan trọng trong cuộc họp theo mô hình L.I.O.N vì nó đảm bảo các thách thức hoặc vấn đề tiềm ẩn trong doanh nghiệp được nhận diện và giải quyết kịp thời trước khi chúng trở nên khó kiểm soát hơn.

Giai đoạn 4: Đặt ra những mục tiêu sẽ hoàn thành trong tuần tiếp theo (Next week)

Giai đoạn 4: Các bước tiếp theo
Giai đoạn 4: Các bước tiếp theo

Giai đoạn cuối của cuộc họp, cả nhóm sẽ cùng nhau đặt ra những chỉ tiêu cần đạt được trong tuần tới và nội dung của buổi họp L.I.O.N lần tới. Thay vì những trích dẫn về những công việc theo ngày, một mục tiêu cụ thể và đầy thách thức sẽ giúp các thành viên có sự cam kết cao hơn đối với mỗi nhiệm vụ họ thực hiện.

Các quản lý cần lưu ý rằng đối với từng giai đoạn của quá trình điều phối cuộc họp, họ cần lắng nghe những suy nghĩ từ các thành viên trong nhóm, sau đó đưa ra ý kiến ​​đóng góp ở cuối mỗi bước trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Xem thêm về mô hình thiết kế cuộc họp chuyên nghiệp tại: mô hình P.O.S.T

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *