07 BƯỚC XÂY DỰNG DỰNG VĂN HÓA HỌC TẬP VÀ CHIA SẺ DÀNH CHO QUẢN LÝ

Xây dựng văn hoá học tập và chia sẻ nên được chú trọng trong việc Đào tạo Quản lý cấp trung. Họ là cầu nối gắn kết giữa người nhân viên và lãnh đạo cấp cao, đồng thời cũng là người có ảnh hưởng nhiều nhất đến lực lượng nòng cốt của công ty – nhân viên. 

Vì vậy, khi xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ cho quản lý cấp trung, họ sẽ dần lan tỏa đến đông đảo bộ phận công ty, từ đó hình thành văn hóa học tập, chia sẻ tại doanh nghiệp. Khi có được văn hóa này, mọi công tác đào tạo, khóa học sẽ nhận được kết quả thành công như mong đợi.

05 cơ hội vàng để xây dựng văn hóa học tập & chia sẻ

Văn hoá học tập chia sẻ hình thành khi mỗi cá nhân trong tổ chức đều có tinh thần ham học hỏi và chia sẻ những điều mình biết đến người khác. Ban đầu, một vài người trong tổ chức làm tốt công việc của mình và chia sẻ lại kinh nghiệm với người khác. Dần dần, những cá nhân này truyền cảm hứng và tác động đến những người xung quanh mình, tạo thành các nhóm thích chia sẻ. Sau đó, văn hoá này lan rộng trên phạm vi toàn tổ chức, giúp hình thành văn hoá học tập, chia sẻ tại doanh nghiệp.

Mỗi cá nhân chúng ta đều phải trải một hành trình để có thể trở thành một người chia sẻ. Hành trình này được mô phỏng rõ nhất thông qua 05 cơ hội vàng (05 Golden Opportunities), cụ thể:

Offer letter: Doanh nghiệp gửi cho người học một offer letter đầy đủ thông tin về nội dung chương trình học. Những ai muốn tham gia sẽ phải xem xét thật kỹ trước khi ký vào. Đây là một bước giúp doanh nghiệp có thể sàng lọc, chọn ra những người thực sự có tinh thần muốn học hỏi.

Online learning: Sau khi đồng ý tham gia khóa học, người học sẽ chủ động lên mạng tìm kiếm các thông tin liên quan đến chương trình đào tạo sắp tới, đồng thời chủ động học trước các kiến thức để chuẩn bị cho bước tiếp theo.

Onboard: Dựa trên những kiến thức và sự tìm hiểu trước đó, người học sẽ chia sẻ lại với người với trainer của mình. Bước này giúp người học thỏa mãn nhu cầu được chia sẻ, đồng thời là cơ hội đối chiếu những kiến thức mình có được có đúng với những kiến thức được chia sẻ từ trainer, từ đó đưa ra điều chỉnh cho phù hợp.

On the job: Người học chia sẻ trải nghiệm có được trong công việc với đội nhóm của mình. Trải nghiệm giúp người học nhanh chóng tiếp thu được kiến thức. “Learning by Doing” giúp người học nhanh chóng phát hiện ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tế, từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Outside the training: Người học chia sẻ lại, dạy lại những kiến thức học được cho người khác. Theo tháp mức độ ghi nhớ, việc chia sẻ hay dạy lại cho người khác giúp ghi nhớ 90% lượng kiến thức. Vì vậy, đây là cơ hội lớn nhất mà người học có thể nhận được vì lượng kiến thức được ghi nhớ rất lớn, đồng thời kiến thức cũng được chia sẻ lan tỏa đến người khác.

Tại sao nhà quản lý là lực lượng nồng cốt?

Để tạo được văn hóa chia sẻ, các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý Training & Development, và các nhà quản lý cần chú trọng vào việc xây dựng đội ngũ SHARE. Thành viên trong đội ngũ này nên là những nhà quản lý cấp trung.

Thứ nhất, nhà quản lý cấp trung có chuyên môn và kinh nghiệm dày dặn, do đó, họ có thể nhanh chóng bắt đầu công việc chia sẻ bằng cách chỉ dạy lại cho người khác trong đội nhóm. 

Thứ hai, quản lý cấp trung là người làm việc trực tiếp với nhân viên – lực lượng nòng cốt của tổ chức. Họ dễ dàng tác động đến nhân viên cấp dưới của mình và lan tỏa rộng rãi ra toàn bộ tổ chức, tạo nên một hệ sinh thái thích chia sẻ, học hỏi trong doanh nghiệp.

Theo mô hình tháp ghi nhớ, chỉ có 5% kiến thức được ghi nhớ thông qua việc ngồi nghe thụ động truyền thống, nhưng có đến 90% kiến thức được lĩnh hội thông qua việc người học tự chia sẻ lại những gì mà mình biết. Vì vậy, bên cạnh việc phát triển đội ngũ SHARE nội bộ, doanh nghiệp cũng nên lưu ý tạo ra môi trường để nhân viên có cơ hội chia sẻ kiến thức, nhằm nâng cao tinh thần chủ động học tập, qua đó góp phần tạo dựng thành công văn hoá chia sẻ trong doanh nghiệp.

Một hình thức xây dựng đội ngũ SHARE thành công bạn có thể tham khảo đó chính là câu lạc bộ Cafe and Learn do VMP tổ chức. Mỗi cá nhân tham gia vào cộng đồng này, chúng tôi đều khuyến khích họ chia sẻ những kiến thức mà họ biết. Việc này giúp hình thành thói quen chủ động học tập, vì trước khi chia sẻ người nói buộc phải tìm hiểu về kiến thức mà mình sắp truyền đạt. 

Thông qua việc chia sẻ, người nói được lắng nghe và vinh danh bởi những giá trị mà họ mang lại cho câu lạc bộ. Đây được xem như sự tưởng thưởng lớn nhất dành cho họ, vì theo Maslow, nhu cầu cao nhất của con người là nhu cầu được công nhận và vinh danh.  Họ thích công việc chia sẻ kiến thức đến người khác và tạo nên một văn hoá riêng trong Cafe and Learn – văn hoá học tập, chia sẻ.

07 bước xây dựng văn hoá học tập và chia sẻ dành cho quản lý

Bước 1: Proposal – Thiết kế đề án thành lập đội ngũ SHARE. 

Khi đã biết được tầm quan trọng của đội ngũ SHARE, bạn cần lên một kế hoạch/đề án để thành lập đội ngũ SHARE trong doanh nghiệp. Bí quyết để thành công đó là ban đầu bạn  chỉ nên xây dựng trên một phạm vi nhỏ trước (nên chọn phòng ban có tinh thần học hỏi và muốn phát triển để thử nghiệm). Đồng thời, bạn nên giảm kỳ vọng của mình vì ban đầu có thể sẽ gặp rất nhiều khó khăn và rủi ro.

Bước 2: Policy & Criteria – Xây dựng chính sách, tiêu chí đánh giá đầu vào.

Bước này thường được gọi là bước xây dựng khung năng lực. Bạn cần xây dựng một bộ khung năng lực và tuyển chọn những quản lý thoả mãn cả hai điều kiện, đó là có tinh thần nhiệt huyết và có đủ năng lực để chia sẻ.

Bước 3: Selection – Tuyển chọn đội ngũ chia sẻ nội bộ.

Sau khi đã chuẩn bị kỹ càng bộ khung năng lực phù hợp và sàng lọc một lượng ứng viên chia sẻ nhất định, bạn tiến hành tuyển chọn đội ngũ chia sẻ nội bộ. Ở phần này bạn có thể xây dựng một bài test đánh giá kỹ năng, thái độ để có thể sàng lọc hiệu quả ứng viên nhằm tìm ra người phù hợp.

Bước 4: Train the Trainer – Đào tạo phương pháp giảng dạy và chia sẻ.

Khi đã sở hữu cho mình một đội ngũ quản lý ưng ý, bạn cần đào tạo cho họ về phương pháp giảng dạy và chia sẻ hiệu quả. Người quản lý giỏi về chuyên môn nhưng họ chưa chắc có thể truyền đạt và dạy lại để cho người khác hiểu. Vì thế việc đào tạo phương pháp giảng dạy và chia sẻ là rất quan trọng.

Bạn có thể tham khảo khóa Train the Trainer 3+ | Khoá đào tạo giảng viên nội bộ.

Bước 5: Apply/Follow up – Tạo môi trường vận dụng.

Việc tạo dựng một môi trường cho phép các nhà quản lý học xong có thể áp dụng là việc vô cùng cần thiết và quan trọng, bởi “practice makes perfect”. Qua việc luyện tập liên tục sẽ giúp nhà quản lý nhuần nhuyễn các kỹ năng học được ở khoá đào tạo trước đó, giúp tiến gần hơn tới việc trở thành người “giảng viên nội bộ” hiệu quả.

Bước 6: Best practice sharing – Chia sẻ bài học kinh nghiệm thành công.

Trong quá trình luyện tập, doanh nghiệp cũng nên tạo điều kiện để cho các “giảng viên tập sự” chia sẻ những bài học kinh nghiệm, cũng như thành công đã đạt được. Điều này vừa giúp người chia sẻ nhớ hơn về kiến thức mà mình đề cập đến, vừa giúp doanh nghiệp có thể đo lường được hiệu quả của khóa đào tạo và việc luyện tập của nhà quản lý.

Bước 7: Reward – Ghi nhận và tưởng thưởng.

Bước này rất quan trọng vì ghi nhận và tưởng thưởng giúp người quản lý có động lực để tiếp tục công việc trở thành người chia sẻ, đồng thời, giúp người quản lý biết được rằng doanh nghiệp luôn dõi theo những thay đổi của họ, từ đó cố gắng để hoàn thiện hơn mỗi ngày.

Lời kết về xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ cho quản lý

Trên đây là một vài chia sẻ từ VMP về cách tạo dựng văn hoá “chia sẻ, đào tạo, phát triển” cho quản lý cấp trung, và ở phạm vi rộng lớn hơn là doanh nghiệp của bạn. Nếu muốn tạo ra một môi trường chủ động trong học tập, bạn nên đồng thời áp dụng 05 cơ hội vàng và xây dựng đội ngũ SHARE từ nhà quản lý. Qua đó kích thích tinh thần chủ động học tập cho mỗi thành viên trong tổ chức và tạo dựng thành công văn hoá học tập chia sẻ. 

Bên cạnh đó, bạn cũng nên quan tâm đến việc đào tạo quản lý để giúp nâng cao năng lực của họ trước khi biến họ thành những “giảng viên nội bộ” trong doanh nghiệp. Bởi khi người chia sẻ có đủ kiến thức, kỹ năng và sự tín nhiệm, việc truyền cảm hứng đến người khác mới thực sự thành công.