“Effective Communication” – cách giao tiếp hiệu quả dành cho quản lý

Cafe & Learn tháng 5 – CSMs(*): “Effective Communication. Sự kiện hoàn toàn miễn phí, nhằm giúp người tham dự thực hành thành công các công cụ, phương pháp, cách giao tiếp hiệu quả với đội nhóm. Đây cũng là nơi quy tụ các nhà quản lý, giảng viên nội bộ đến từ các tập đoàn hàng đầu Việt Nam, diễn ra vào ngày 27/05/2023, dưới sự dẫn dắt của Trainer Phan Doãn Doanh.

(*) Creating Sustainable Managers – thông điệp của Cafe and Learn 2023 hướng đến 2 nội dung: Quản lý bản thân và Lãnh đạo người khác.

Cách giao tiếp hiệu quả là gì? 

Hơn 78% nhân viên cho rằng, họ rất áp lực khi trò chuyện và giao tiếp với sếp. Điều này khiến họ gặp khó khăn trong việc trình bày ý tưởng, vấn đề và mâu thuẫn trong công việc. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm gia tăng tỷ lệ nghỉ việc ở nhiều doanh nghiệp. 

Vậy, kỹ năng giao tiếp hiệu quả là khi nhà quản lý xây dựng được một môi trường an toàn, thoải mái và sẵn sàng tiếp nhận ý kiến của nhân viên. Cụ thể tại sự kiện Cafe & Lean, Trainer Phan Doãn Doanh đã chia sẻ 3 cách giao tiếp hiệu quả, bao gồm: Xác định các nguyên nhân gây mâu thuẫn trong giao tiếp, Lắng nghe trọn vẹn với LACE, Phản hồi tạo sự đồng thuận – KFDB.

1. Xác định các nguyên nhân gây mâu thuẫn trong giao tiếp với 5 WHY

Mâu thuẫn sẽ luôn ngầm nảy sinh trong những đội nhóm thiếu kỹ năng giao tiếp. Nó có thể đến từ: khả năng lắng nghe, sự khác biệt văn hóa, thông tin sai lệch, cảm xúc, thái độ tiêu cực, thiếu sự tôn trọng và lịch sự,…Việc xác định các nguyên nhân gây mâu thuẫn sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng tìm ra cách khắc phục, đồng thời thấu hiểu nhân viên và tránh tình trạng tiếp diễn trong trong tương lai.

Để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề, nhà quản lý có thể áp dụng mô hình 5 Why. Đây là phương pháp được ra đời tại Toyota vào năm 1930 và được ứng dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Để bắt đầu, bạn cần đặt câu hỏi “tại sao” liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Câu trả lời sẽ là cơ sở để đặt cho câu hỏi tiếp theo. Thông thường, khi đặt đến câu hỏi số 5, bạn sẽ tìm được nguyên nhân gốc rễ cần giải quyết. 

2. Thực hành kỹ năng Lắng nghe hiệu quả – LACE

Cách giao tiếp hiệu quả là quá trình tương tác 2 chiều, bao gồm cả việc Giao đi và Tiếp nhận. Tuy nhiên, càng đạt được vị trí cao trong công việc và xã hội, chúng ta càng dễ dàng đánh mất đi khả năng tiếp nhận. Đặc biệt là lắng nghe để thấu hiểu nhân viên, đặt mình vào vị trí của họ và ghi nhận trọn vẹn những gì họ đang chia sẻ không hề có sự phán xét. 

Việc này vô hình chung sẽ bóp nghẹt tư duy sáng tạo của đội nhóm. Vậy, để rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả, bạn có thể áp dụng mô hình LACE, gồm 4 bước: Listen: Tập trung tiếp nhận thông tin, Acknowledge: “Mắt chớp chớp, miệng đớp đớp, đầu gật gật” để động viên và biểu thị bạn đang lắng nghe, Confirm: Hãy xác nhận lại liệu bạn đang hiểu đúng ý của nhân viên không, Enquire: Khéo léo hỏi thêm thông tin.

3. Phản hồi tạo sự đồng thuận – KFDB

Nhiều nhà quản lý cho rằng, chỉ cần phản hồi và khen thưởng khi nhân viên hoàn thành công việc. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc phản hồi thường xuyên và đúng lúc sẽ là chìa khóa để tạo động lực cho đội nhóm. Bạn có thể thực hành cách giao tiếp hiệu quả bằng việc phản hồi nhân viên mỗi ngày, với những câu hỏi mở đầu như: Công việc có gặp khó khăn không? Tiến triển như thế nào? Cần hỗ trợ gì?…

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể áp dụng công thức phản hồi tạo sự đồng thuận KFDB, bao gồm 4 bước: Know – Nêu ra tên của hành vi/công việc mà nhân viên làm tốt, cần phát huy, Feel – Nêu cảm giác của cá nhân khi thấy nhân viên làm công việc đó, Do – Đưa ra lời đề nghị/động viên để họ tiếp tục thực hiện trong tương lai, Believe – Thể hiện niềm tin của bạn vào năng lực của nhân viên.

Tạm kết về cách giao tiếp hiệu quả

Trên đây là các cách giao tiếp hiệu quả được Trainer Phan Doãn Doanh chia sẻ tại Cafe & Learn tháng 5. Chúng tôi rất vinh hạnh khi nhận được sự đồng hành của quý anh chị quản lý, góp phần tạo nên cộng đồng Cafe & Learn vững mạnh. Để nhận được thông báo về các sự kiện trong tương lai, hãy theo dõi tại đây.