So sánh việc phân tích công việc và mô tả công việc

Phân tích công việc và mô tả công việc là hai khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhân sự và tuyển dụng. Phân tích công việc giúp chúng ta xác định các yếu tố quan trọng của công việc, trong khi mô tả công việc giúp truyền tải thông tin cụ thể, chi tiết về nhiệm vụ của người làm việc. 

I. So sánh việc phân tích công việc và mô tả công việc 

Phân tích công việc và mô tả công việc là hai khái niệm quan trọng trong quản lý nhân sự và tổ chức công việc. 

1. Định nghĩa phân tích công việc và mô tả công việc

• Phân tích công việc: Là quá trình tách rời một công việc thành các thành phần nhỏ hơn để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ, trách nhiệm, quy trình và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó.
• Mô tả công việc: Là một tài liệu mô tả chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng, quy trình làm việc và các yếu tố khác liên quan đến một công việc cụ thể.

2. Mục đích

• Phân tích công việc: Mục đích chính của phân tích công việc là hiểu rõ công việc, các yếu tố liên quan, nhằm cải thiện hiệu suất làm việc, quản lý nhân sự, đào tạo, phát triển nhân viên.
• Mô tả công việc: Mục đích chính của mô tả công việc là cung cấp thông tin chi tiết về công việc cho mục đích tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, xác định chức năng và trách nhiệm, quản lý công việc hàng ngày.

3. Phạm vi

• Phân tích công việc: Phân tích công việc tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích các yếu tố chi tiết trong một công việc cụ thể. Nó có thể bao gồm phân tích quy trình làm việc, yêu cầu kỹ năng, mối quan hệ với các phòng ban khác, những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
• Mô tả công việc: Mô tả công việc tập trung vào việc mô tả chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng, quy trình làm việc, các yếu tố khác liên quan đến một công việc cụ thể. Nó có thể bao gồm mô tả công việc tổng quát, mô tả nhiệm vụ hàng ngày và mô tả yêu cầu công việc.

4. Thời điểm

• Phân tích công việc: Phân tích công việc thường được thực hiện trong giai đoạn trước khi mô tả công việc hoặc khi cần cải thiện quy trình làm việc hiện tại.
• Mô tả công việc: Mô tả công việc thường được tạo ra sau khi phân tích công việc đã hoàn thành, nó có thể được cập nhật theo thời gian khi công việc hoặc yêu cầu công việc thay đổi.

5. Tính ứng dụng

• Phân tích công việc: Phân tích công việc có tính ứng dụng rộng hơn, nó cung cấp thông tin cần thiết cho nhiều mục đích như tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, cải tiến quy trình và phân phối công việc.
• Mô tả công việc: Mô tả công việc có tính ứng dụng hẹp hơn, nó chủ yếu được sử dụng trong quá trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất.

Xem thêm: Quy trình quản lý hiệu suất lao động của nhân viên hiệu quả

II. Những thông tin cần để thực hiện phân tích công việc 

Để việc phân tích công việc được dễ dàng, hiệu quả, chúng ta cần thu thập những thông tin sau:

• Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin thu thập từ công việc thực tế đã được thực hiện trước đó, bao gồm phương pháp làm việc, thời gian thực hiện công việc, yếu tố liên quan đến các thành phần công việc.
• Thông tin về yêu cầu nhân sự: Tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc, bao gồm trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng, kiến thức liên quan đến công việc cụ thể, các thuộc tính cá nhân khác.
• Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng của các máy móc, trang thiết bị được sử dụng trong quá trình thực hiện công việc.
• Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian, số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc công việc. Những tiêu chuẩn mẫu này được sử dụng để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
• Thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Các thông tin liên quan đến điều kiện làm việc như sức khỏe, vệ sinh lao động, thời gian làm việc, tổ chức hoạt động của công ty, chế độ lương bổng, quy định về trang phục làm việc và các yếu tố khác có liên quan.

II. Các bước chi tiết về phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích: Đầu tiên, cần xác định rõ mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc. Mục đích này có thể liên quan đến việc tối ưu hóa quy trình làm việc, đánh giá hiệu suất, tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên.

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản: Thu thập thông tin cơ bản về công ty dựa trên sơ đồ tổ chức, các văn bản liên quan đến mục tiêu, chức năng, quyền hạn của công ty, thông tin về các phòng ban, quy trình và bản mô tả công việc có sẵn.

Bước 3: Xác định vị trí đặc trưng: Chọn các vị trí đại diện và các điểm then chốt để tiến hành phân tích công việc. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, tập trung vào các công việc quan trọng nhất.

Bước 4: Thu thập thông tin: Sử dụng các phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát để thu thập thông tin chi tiết về công việc. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết độ chính xác yêu cầu, có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin này.

Bước 5: Kiểm tra thông tin: Kiểm tra lại thông tin đã thu thập bằng cách liên hệ với nhân viên thực hiện công việc và cấp quản lý trực tiếp của họ. Nó giúp đảm bảo sự chính xác, đồng thuận về bảng phân tích công việc, vì nhân viên có cơ hội xem xét và cung cấp đánh giá về công việc của mình.

Bước 6: Viết nháp phân tích công việc: Dựa trên thông tin thu thập được, viết nháp bản phân tích công việc. Kiểm tra lại bản nháp về tính chính xác, đầy đủ thông tin bằng cách hỏi ý kiến nhân viên thực hiện công việc hoặc các quản lý có trách nhiệm giám sát công việc đó.

Bước 7: Hoàn thiện bản phân tích công việc: Dựa trên thông tin và phản hồi nhận được, hoàn thiện bản phân tích công việc cuối cùng bằng cách bổ sung, sửa đổi theo cần thiết. Đảm bảo rằng bản phân tích công việc là chính xác, đầy đủ, rõ ràng để phục vụ mục đích sử dụng thông tin.

Phân tích công việc và mô tả công việc là hai khái niệm liên quan nhưng có mục đích và phạm vi khác nhau. Phân tích công việc tập trung vào việc tách rời công việc thành các thành phần nhỏ hơn để hiểu rõ, cải thiện quy trình làm việc, trong khi mô tả công việc tập trung vào việc mô tả chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng của một công việc cụ thể. Hãy theo dõi UMM để tìm hiểu thêm những thông tin hay, hữu ích. 

Xem thêm:

Hướng dẫn các bước xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên

Bật mí 5 bước xây dựng chiến lược tuyển dụng hiệu quả