KPI là gì? Các kỹ năng thiết lập KPI cơ bản

Kỹ năng thiết lập KPI (Key Performance Indicators) là một khía cạnh quan trọng trong quản lý, định hình sự thành công của doanh nghiệp hoặc dự án. KPIs giúp đo lường cũng như theo dõi hiệu suất, việc này cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng các mục tiêu được đạt được và chiến lược định hướng đúng hướng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn về các kỹ năng cơ bản để thiết lập KPI hiệu quả.

I. KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI cho nhân viên?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, trong tiếng Việt có thể hiểu là “Chỉ số Hiệu suất Quan trọng.” KPIs là những chỉ số hoặc thước đo quan trọng được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức, dự án, hoặc cá nhân trong việc đạt được mục tiêu và tiêu chuẩn xác định.

Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI cho nhân viên:

1. Định hướng mục tiêu chung: KPIs giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung của tổ chức. Định hướng giúp họ biết mình đang làm gì, hướng dẫn công việc hàng ngày của họ để đóng góp vào mục tiêu tổng thể.
2. Đo lường hiệu suất: KPIs cung cấp một cách để đo lường hiệu suất cá nhân hoặc nhóm làm việc. Đo lường giúp xác định những người làm việc hiệu quả, những người cần cải thiện.
3. Tạo cơ hội cải thiện: Khi có KPIs, nhân viên có thể dễ dàng nhận ra những khía cạnh cần cải thiện trong công việc của họ. Tạo cơ hội thúc đẩy sự phát triển cũng như  tự nâng cao năng lực.
4. Quản lý, theo dõi tiến độ: KPIs cung cấp cho quản lý một cách để theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể. Theo dõi tiến độ giúp đảm bảo rằng các mục tiêu đạt được,  có thể đáp ứng được thay đổi trong môi trường kinh doanh.
5. Tối ưu hóa tài nguyên: Bằng cách đo lường hiệu suất thông qua KPIs, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như nhân lực và nguồn lực tài chính.
6. Xây dựng sự minh bạch: KPIs tạo sự minh bạch trong việc đánh giá, đánh giá hiệu suất. Sự minh bạch giúp tạo ra một môi trường công bằng hay tạo động lực cho nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu chung.

KPI là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng, đo lường, quản lý, tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên để đạt được mục tiêu kinh doanh và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.

Xem thêm: Mô hình SMART là gì? Hướng dẫn xác định mục tiêu trong Marketing

II. Các kỹ năng thiết lập KPI cơ bản để đạt hiệu quả

Để thiết lập KPI (Key Performance Indicators) hiệu quả, bạn cần sử dụng một số kỹ năng thiết lập KPI  cơ bản sau đây

1.Hiểu rõ mục tiêu của tổ chức hoặc dự án

Trước khi bạn có thể xác định KPIs, bạn cần hiểu rõ mục tiêu chung của tổ chức hoặc dự án. Hiểu rõ vấn đề này giúp bạn đảm bảo rằng KPIs sẽ phản ánh mục tiêu đó một cách chính xác.

2.Xác định mục tiêu cụ thể

Đặt mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được bằng cách sử dụng KPIs. Mục tiêu này cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được.

3.Lựa chọn KPIs phù hợp

Chọn KPIs dựa trên mục tiêu của bạn. KPIs nên phản ánh những khía cạnh quan trọng của mục tiêu, đo lường được một cách rõ ràng. Việc này có thể bao gồm KPIs về doanh số bán hàng, chất lượng sản phẩm, hài lòng khách hàng, hiệu suất nhân viên, và nhiều khía cạnh khác.

4.Thiết lập mục tiêu cho KPIs

Mỗi KPI cần được kết hợp với một mục tiêu cụ thể. Thiết lập mục tiêu có thể là một số concret,  một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, nếu KPIs là “Tổng doanh số bán hàng hàng tháng,” mục tiêu có thể là “Tăng 10% so với tháng trước trong vòng 6 tháng.”

5.Xây dựng quy trình theo dõi KPIs

Thiết lập quy trình cụ thể để thu thập dữ liệu liên quan đến KPIs. Việc này có thể bao gồm việc sử dụng công cụ phần mềm, tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu, xác định người chịu trách nhiệm theo dõi KPIs.

6.Đánh giá, điều chỉnh KPIs định kỳ

KPIs không nên được thiết lập một lần, quên đi. Hãy đánh giá KPIs của bạn định kỳ để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh hiệu suất, mục tiêu hiện tại của tổ chức hoặc dự án. Nếu cần, điều chỉnh KPIs để phản ánh mục tiêu mới hoặc thay đổi chiến lược.

7.Kỹ năng quản lý thời gian, ưu tiên

Thiết lập, theo dõi KPIs có thể đòi hỏi quản lý thời gian,  ưu tiên. Bạn cần biết cách phân chia thời gian để tập trung vào việc thiết lập cũng như đánh giá KPIs một cách hiệu quả.

8.Kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo

Nếu bạn là người đứng đầu hoặc quản lý dự án, bạn cần có kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo để truyền đạt mục tiêu, KPIs đến nhóm làm việc, tạo động viên cho họ để đạt được mục tiêu này.

9.Sử dụng công cụ phần mềm thích hợp

Sử dụng các công cụ phần mềm quản lý KPIs, thu thập dữ liệu để tối ưu hóa quá trình này.

Khi bạn kết hợp những kỹ năng này, bạn sẽ có khả năng thiết lập KPIs hiệu quả để đo lường cũng như đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc dự án một cách chính xác.

III. Vai trò của KPI trong việc kết nối nhân sự và phòng ban

KPI (Key Performance Indicators) đóng một vai trò quan trọng trong việc kết nối nhân sự, các phòng ban trong tổ chức. Dưới đây là một số cách KPIs giúp tạo ra một liên kết mạnh mẽ giữa nhân sự, các bộ phận khác nhau trong tổ chức:

1.Định hướng mục tiêu chung

KPIs giúp định hướng mục tiêu chung của tổ chức hoặc dự án. Các nhân viên từ các phòng ban khác nhau có thể thấy rõ các mục tiêu của họ đóng góp vào mục tiêu tổng thể. Giúp tạo sự thống nhất cũng như định hình mục tiêu chung.

2.Chia sẻ trách nhiệm

Bằng cách xác định các KPIs cụ thể cho từng phòng ban hoặc nhóm làm việc, tổ chức có thể phân phối trách nhiệm một cách rõ ràng. Mỗi phòng ban biết mình phải đạt được những KPIs cụ thể nào để đóng góp vào mục tiêu tổng thể.

3.Đo lường hiệu suất

KPIs giúp đo lường hiệu suất của từng phòng ban hoặc nhân viên. Thông qua việc theo dõi KPIs, người quản lý có thể đánh giá được sự đóng góp hay hiệu suất của mỗi bộ phận. Đo lường hiệu suất có thể dẫn đến việc tăng cường đào tạo hoặc tối ưu hóa quy trình làm việc.

4.Xác định vùng yếu và điểm mạnh

KPIs cung cấp dữ liệu cụ thể về hiệu suất. Nhờ đó, tổ chức có thể xác định các vùng yếu cần cải thiện, điểm mạnh có thể được tận dụng. Việc này giúp tạo ra một quá trình học tập liên tục, cải thiện hiệu suất tổng thể.

5.Tạo động viên, thưởng thức

Khi KPIs được đạt được hoặc vượt qua, tổ chức có thể sử dụng chúng để tạo động viên cho nhân viên, các bộ phận. Việc này có thể bao gồm việc thưởng thức hoặc tặng thưởng cho những người, nhóm làm việc xuất sắc.

6.Minh bạch, công bằng

Sử dụng KPIs đảm bảo sự minh bạch trong việc đánh giá hiệu suất, thưởng thức. Khi tất cả mọi người trong tổ chức được đánh giá theo các tiêu chí cụ thể hay bất kỳ thay đổi nào được dựa trên dữ liệu, sự công bằng được thúc đẩy.

KPIs không chỉ là công cụ để đo lường hiệu suất mà còn là cầu nối quan trọng giữa các phòng ban, nhân sự trong tổ chức. Chúng giúp tạo ra sự đồng thuận, định hướng mục tiêu chung và tối ưu hóa hiệu suất tổng thể.

IV. Phân loại KPI trong doanh nghiệp – Kỹ năng thiết lập KPI

KPI (Key Performance Indicators) trong doanh nghiệp có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau dựa trên các khía cạnh, mục tiêu cụ thể của tổ chức. Dưới đây là một số phân loại chính:

1.KPIs chiến lược (Strategic KPIs)

Những KPIs này liên quan đến các mục tiêu chiến lược dài hạn của tổ chức. Chúng thường được sử dụng để đo lường hay theo dõi tiến trình đối với các mục tiêu lớn, chẳng hạn như tăng trưởng doanh số bán hàng, thị phần thị trường, hoặc cải thiện hài lòng của khách hàng.

2.KPIs Hoạt Động (Operational KPIs)

Đây là các KPIs liên quan đến hoạt động hàng ngày của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, quản lý kho, dịch vụ khách hàng. Chúng giúp đánh giá và cải thiện hiệu suất hàng ngày

3.KPIs Tài Chính (Financial KPIs)

KPIs tài chính đo lường hiệu suất tài chính của tổ chức. Việc này bao gồm KPIs như doanh số bán hàng, lợi nhuận gộp, tỷ lệ lợi nhuận ròng, quản lý chi phí.

4.KPIs Khách Hàng (Customer KPIs)

Các KPIs này tập trung vào hài lòng của khách hàng, trải nghiệm của họ. Ví dụ bao gồm tỷ lệ giữ chân khách hàng, điểm đánh giá khách hàng, thời gian phản hồi dịch vụ.

5.KPIs Nhân Sự (Employee KPIs)

Liên quan đến hiệu suất, thực hiện của nhân viên trong tổ chức. KPIs nhân sự có thể bao gồm KPIs như hiệu suất làm việc, tỷ lệ nghỉ việc,  phản hồi từ nhân viên.

6.KPIs Quy Trình (Process KPIs)

Đo lường hiệu suất của các quy trình, quá trình làm việc trong tổ chức. Ví dụ bao gồm thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi sản phẩm, hiệu suất sản xuất.

7.KPIs Xã Hội (Social KPIs)

Liên quan đến tác động xã hội, môi trường của tổ chức. KPIs xã hội có thể bao gồm KPIs về bền vững, trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR), sự tham gia cộng đồng.

8.KPIs Chất Lượng (Quality KPIs)

Đo lường chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ bao gồm tỷ lệ sản phẩm lỗi, số lần phản hồi khách hàng về chất lượng, sự tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng.

9.KPIs Cơ Cấu (Structure KPIs)

Liên quan đến cơ cấu tổ chức sự phân chia trách nhiệm. Ví dụ bao gồm tỷ lệ quản lý cấp cao, tỷ lệ nhân viên thấp hơn, tỷ lệ nhân viên cơ hợi.

10.KPIs Tiến Độ (Progress KPIs)

Liên quan đến tiến trình thực hiện các dự án hoặc mục tiêu cụ thể. Ví dụ bao gồm tiến độ dự án, hoàn thành nhiệm vụ, tuân thủ thời gian.

Sự lựa chọn, sắp xếp các loại KPIs này phụ thuộc vào mục tiêu, chiến lược tổ chức cũng như ngành công nghiệp và ngữ cảnh cụ thể.

V. 05 bước xây dựng kỹ năng thiết lập bộ KPIs cho từng nhân viên hiệu quả

Xây dựng bộ KPIs (Key Performance Indicators) cho từng nhân viên có thể giúp đảm bảo sự định hướng, theo dõi hiệu suất và thúc đẩy sự phát triển cá nhân. Dưới đây là 5 bước để xây dựng bộ KPIs hiệu quả cho từng nhân viên:

1.Xác định mục tiêu cụ thể

Trước hết, hãy thảo luận với từng nhân viên để xác định mục tiêu cụ thể của họ trong công việc. Hỏi họ về những gì họ muốn đạt được, cách họ nghĩ rằng họ có thể đóng góp vào mục tiêu tổ chức.

2.Xác định KPIs cụ thể

Dựa trên mục tiêu của từng nhân viên, hãy xác định các KPIs cụ thể để đo lường hiệu suất của họ. KPIs nên phản ánh những khía cạnh quan trọng của công việc,  có thể đo lường được. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng doanh số bán hàng, KPI có thể là “Số lượng đơn hàng bán được hàng tháng.”

3.Thiết lập mục tiêu cụ thể cho KPIs

Mỗi KPI cần được kết hợp với một mục tiêu cụ thể, thường là trong khoảng thời gian cố định. Ví dụ, “Tăng 15% số lượng đơn hàng bán được so với tháng trước trong vòng 3 tháng.”

4.Xây dựng quy trình theo dõi

Thiết lập một quy trình để theo dõi KPIs của từng nhân viên. Xây dựng  có thể bao gồm việc sử dụng công cụ phần mềm để tự động thu thập dữ liệu hoặc quy định thời điểm đánh giá và cập nhật KPIs.

5.Đánh giá định kỳ,  phản hồi

Thiết lập các thời điểm đánh giá, phản hồi với từng nhân viên. Trong cuộc họp này, thảo luận về tiến trình đối với KPIs, nhận xét về hiệu suất, cùng nhau xem xét cách cải thiện. Việc này giúp duy trì sự tương tác và đảm bảo rằng nhân viên được hỗ trợ trong việc đạt được mục tiêu.

Lưu ý rằng việc xây dựng bộ KPIs cho từng nhân viên cần tính linh hoạt, tùy chỉnh để phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ riêng của họ. Sự hợp tác cũng như giao tiếp trong quá trình này là quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả hay sự hài lòng của nhân viên.

VI. Chỉ số ví dụ về KPI của doanh nghiệp

Dưới đây là một số ví dụ về KPI (Key Performance Indicators) của một doanh nghiệp. Những chỉ số này có thể thay đổi tùy theo ngành công nghiệp, mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp:

1. Doanh Số bán hàng (Sales Revenue)

Đây là một trong những KPI quan trọng nhất, đo lường tổng doanh số bán hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn hàng tháng hoặc hàng quý.

2. Lợi nhuận gộp (Gross Profit)

KPI này đo lường lợi nhuận sau khi trừ đi các chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp xác định lợi nhuận cốt lõi của doanh nghiệp.

3. Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate)

Đây là tỷ lệ giữa số lượng khách hàng tiềm năng đã chuyển đổi thành khách hàng thực sự và tổng số lượng khách hàng tiềm năng.

4. Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)

KPI này đo lường tỷ lệ khách hàng đã quay lại, tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể.

5. Hài lòng khách hàng (Customer Satisfaction)

Đây là sự đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thường được đo bằng các cuộc khảo sát hoặc đánh giá trực tuyến.

6. Tỷ lệ lỗi sản phẩm (Product Defect Rate)

KPI này đo lường tỷ lệ sản phẩm bị lỗi hoặc sản phẩm không đạt chất lượng theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp.

7. Thời gian phản hồi dịch vụ (Service Response Time)

Đây là thời gian mà doanh nghiệp cần để phản hồi và giải quyết yêu cầu hoặc vấn đề của khách hàng sau khi nhận được.

8. Tỷ lệ lợi nhuận ròng (Net Profit Margin)

KPI này đo lường lợi nhuận sau khi trừ đi tất cả các chi phí, bao gồm cả chi phí thực hiện kinh doanh và thuế.

9. Số lượng khách hàng mới (New Customer Acquisition)

Đây là số lượng khách hàng mới mà doanh nghiệp thu được trong một khoảng thời gian cụ thể.

10. Tỷ lệ sử dụng các kênh tiếp thị (Marketing Channel Effectiveness)

Đo lường hiệu suất của các kênh tiếp thị khác nhau, chẳng hạn như truyền hình, trực tuyến, mạng xã hội, email marketing.

Những ví dụ trên chỉ là một số trong số rất nhiều KPIs có thể được sử dụng trong doanh nghiệp để đo lường,  theo dõi hiệu suất. Lựa chọn KPIs phụ thuộc vào ngành công nghiệp, chiến lược,  mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Kỹ năng thiết lập KPI là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý, đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Bằng cách xác định mục tiêu chính, lựa chọn KPIs phù hợp, thiết lập mục tiêu cụ thể, theo dõi chúng, bạn có thể tạo ra một hệ thống đo lường hiệu suất mạnh mẽ để hướng dẫn chiến lược và đạt được mục tiêu của mình.

Để được tư vấn chi tiết về khóa học kỹ năng thiết lập KPI cho doanh nghiệp và các khóa học khác liên quan như đào tạo kỹ năng thuyết trình, kỹ năng lãnh đạo, đào tạo quản lý cấp trung,… vui lòng liên hệ hotline: 1800.6981 – 0909 382 864 hoặc truy cập trang website umm.edu.vn!

Xem thêm: Đào tạo quản lý doanh nghiệp cấp trung từ A -Z