6 Bước xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả dành cho Trainer

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) đóng vai trò nền tảng cốt lõi cho sự thành công của mọi chương trình đào tạo, mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và người lao động. Đây cũng là một phần quan trọng trong Instructional Designer và Learning Experience Design. 

Nội dung thuộc Góc nhìn chuyên gia

Phân tích nhu cầu đào tạo: Chiến lược cho chương trình đào tạo hiệu quả

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) là quá trình then chốt trong việc xây dựng chương trình đào tạo thành công, đảm bảo sự hiệu quả và lợi ích cho cả học viên, công việc và tổ chức. 

Lợi ích của phân tích nhu cầu đào tạo 

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp và nhân viên:

1. Mục tiêu đào tạo rõ ràng:

• Xác định chính xác mục tiêu giúp tập trung vào nội dung thiết yếu, tránh lãng phí nguồn lực cho thông tin không quan trọng.
• Nhờ vậy, chương trình đào tạo sẽ đi thẳng vào trọng tâm, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

2. Nâng cao hiệu quả đào tạo:

• Chương trình được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của nhân viên, giúp họ tiếp thu kiến thức hiệu quả hơn.
• Kiến thức thu được áp dụng ngay vào công việc, mang lại kết quả tốt hơn và nâng cao năng suất chung.

3. Tăng sự tham gia của học viên

• Khi chương trình đào tạo đáp ứng đúng nhu cầu, học viên sẽ hứng thú và tham gia tích cực hơn.
• Sự tham gia này góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo, tạo nên môi trường học tập chất lượng và động lực cho học viên.

4. Sử dụng nguồn lực hợp lý:

• TNA giúp phân bổ nguồn lực hợp lý cho các chương trình đào tạo, tránh lãng phí và tối ưu hóa chi phí.
• Doanh nghiệp có thể đầu tư vào những chương trình mang lại lợi ích cao nhất, tăng lợi nhuận và phát triển bền vững.

5. Tăng năng suất và lợi nhuận:

• Nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng sẽ làm việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, giảm thiểu sai sót.
• Điều này góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển chung.

6. Cải thiện văn hóa doanh nghiệp:

• Chương trình đào tạo hiệu quả giúp xây dựng văn hóa học tập và phát triển trong doanh nghiệp.
• Nhân viên được khuyến khích nâng cao năng lực, thăng tiến trong sự nghiệp, tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp và thu hút nhân tài.

Lựa chọn phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả

Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm khác nhau vì vậy cần phải lựa chọn phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo phù hợp với mục tiêu, ngân sách, thời gian và nguồn lực của mình. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

1. Phân tích tài liệu: Nghiên cứu các văn bản mô tả công việc, quy trình làm việc, mục tiêu doanh nghiệp,…để xác định kiến thức, kỹ năng cần thiết cho từng vị trí công việc một cách chi tiết và chính xác.
2. Khảo sát nhu cầu đào tạo: Sử dụng Tải ngay mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ miễn phí để thu thập thông tin từ nhân viên, quản lý ở các bộ phận khác nhau về nhu cầu đào tạo của họ. 
3. Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên, quản lý để tìm hiểu chi tiết về những khó khăn, vướng mắc họ gặp phải trong công việc. Xác định mong muốn được đào tạo cụ thể của từng cá nhân, từ đó xây dựng chương trình hiệu quả và phù hợp.
4. Quan sát: Quan sát trực tiếp nhân viên làm việc để đánh giá năng lực thực tế của họ. Xác định những điểm cần cải thiện và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
5. Phân tích dữ liệu: Thu thập và phân tích dữ liệu về hiệu suất công việc, tỷ lệ sai sót, phản hồi khách hàng,… Xác định những lĩnh vực cần đào tạo để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả qua các bước

Để áp dụng hiệu quả Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) vào công việc, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định đối tượng phân tích: Cần xác định rõ nhóm mục tiêu sẽ được phân tích nhu cầu đào tạo.

Ví dụ: toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, một bộ phận phòng ban cụ thể (như marketing/sales), hoặc nhóm nhân viên đang trong kế hoạch kế thừa (succession plan).

2. Lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp: Lựa chọn phương pháp phân tích tối ưu dựa trên đối tượng, mục tiêu và ngân sách của chương trình đào tạo. Có thể kết hợp nhiều phương pháp khác nhau để có được kết quả chính xác và toàn diện nhất.
3. Thu thập và phân tích dữ liệu: Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và phân tích thông tin để xác định nhu cầu nhân sự mục tiêu. Người ta thường dựa vào 3 gốc rễ giúp xác định nhu cầu đào tạo để xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả.
4. Lập kế hoạch đào tạo: Dựa trên kết quả phân tích, lập kế hoạch đào tạo chi tiết bao gồm: mục tiêu, nội dung, phương pháp giảng dạy, thời gian, ngân sách. Ứng dụng công nghệ vào đào tạo để tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả thực hiện công việc.
5. Thực hiện và đánh giá hiệu quả đào tạo: Thực hiện chương trình đào tạo theo kế hoạch và đánh giá hiệu quả thông qua: Bài kiểm tra, khảo sát, phản hồi từ học viên. Tham khảo thêm 03 công cụ đánh giá hiệu quả đào tạo để có đánh giá chính xác và khách quan.
6. Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá, điều chỉnh và cải tiến chương trình đào tạo cho phù hợp hơn với: nhu cầu của học viên, bối cảnh doanh nghiệp. Lặp lại quy trình phân tích đào tạo định kỳ để đảm bảo chương trình đào tạo luôn đáp ứng nhu cầu thực tế.

Ví dụ phân tích nhu cầu đào tạo cho bộ phận Nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ ABC

Bước 1: Xác định đối tượng phân tích

• Đối tượng: Bộ phận Nhân sự – Công ty Cổ phần Công nghệ ABC bao gồm Trưởng phòng Nhân sự, chuyên viên Nhân sự, nhân viên tuyển dụng.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp phân tích 

• Phân tích tài liệu: Phân tích mô tả công việc, quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên, quy chế khen thưởng,…
• Khảo sát: Sử dụng bảng khảo sát trực tuyến để thu thập ý kiến từ nhân viên về nhu cầu đào tạo, điểm mạnh, điểm yếu và mong muốn phát triển bản thân.
• Phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp Trưởng phòng Nhân sự và một số nhân viên tiêu biểu để tìm hiểu chi tiết về khó khăn, vướng mắc trong công việc và mong muốn được đào tạo cụ thể.
• Quan sát: Quan sát trực tiếp hoạt động của nhân viên trong quá trình làm việc để đánh giá năng lực thực tế và xác định những điểm cần cải thiện.

Bước 3: Thu thập và phân tích dữ liệu

• Phân tích tài liệu: Xác định yêu cầu công việc, kỹ năng cần thiết cho từng vị trí trong bộ phận Nhân sự.
• Khảo sát: 80% nhân viên cho biết họ mong muốn được đào tạo về các kỹ năng mềm như giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian. 60% nhân viên mong muốn được đào tạo về kiến thức chuyên môn liên quan đến luật lao động, tuyển dụng và đánh giá nhân viên.
• Phỏng vấn: Trưởng phòng Nhân sự cho biết bộ phận đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân viên chất lượng cao và đánh giá hiệu quả năng lực nhân viên. Nhân viên chia sẻ họ cần được trang bị thêm kiến thức và kỹ năng để có thể hoàn thành tốt công việc và phát triển bản thân.
• Quan sát: Một số nhân viên còn lúng túng trong giao tiếp với ứng viên khi phỏng vấn, chưa có kỹ năng đánh giá năng lực nhân viên một cách hiệu quả và gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc.

• Phân tích: Bộ phận Nhân sự cần được đào tạo về kỹ năng mềm và kiến thức chuyên môn. Ưu tiên đào tạo các kỹ năng mềm như giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian. Bổ sung kiến thức chuyên môn về luật lao động, tuyển dụng và đánh giá nhân viên.

Bước 4: Lập kế hoạch đào tạo

• Mục tiêu: Nâng cao năng lực và kỹ năng cho bộ phận Nhân sự để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao và góp phần thực hiện chiến lược phát triển của công ty.
• Nội dung đào tạo:
  • Kỹ năng mềm:
    • Giao tiếp hiệu quả
    • Đàm phán thành công
    • Giải quyết vấn đề
    • Quản lý thời gian
  • Kiến thức chuyên môn:
    • Luật lao động
    • Tuyển dụng
    • Đánh giá nhân viên
• Phương pháp giảng dạy:
  • Kết hợp đa dạng phương pháp giảng dạy:
    • Bài giảng
    • Thảo luận nhóm
    • Hoạt động thực hành
    • Nghiên cứu
  • Sử dụng công nghệ hỗ trợ đào tạo (e-learning)
• Thời gian đào tạo:
  • Tổng thời gian đào tạo: 24 giờ
  • Chia thành 4 khóa học, mỗi khóa học 6 giờ, diễn ra trong 2 ngày.
• Ngân sách đào tạo:
  • 10.000.000 VNĐ cho 4 khóa học
  • Chi phí tài liệu, giáo trình

Bước 5: Đánh giá hiệu quả đào tạo

• Đánh giá trước, trong và sau khi tham gia khóa học thông qua bài kiểm tra, bài tập và phản hồi từ học viên.
• Theo dõi kết quả công việc của nhân viên sau khi tham gia

Tóm lại, phân tích nhu cầu đào tạo là công cụ thiết yếu để xây dựng chương trình đào tạo thành công, mang lại lợi ích to lớn cho cả Trainer, học viên và doanh nghiệp. Trainer cần nắm vững kiến thức và kỹ năng về TNA để áp dụng hiệu quả vào thực tiễn công việc.

Nội dung thuộc Góc nhìn chuyên gia