05 bí kíp tạo động lực cho nhân viên

Tạo động lực cho nhân viên không phải là công việc của phòng nhân sự, mà là nhiệm vụ hàng ngày của người quản lý. Bởi bạn chính là người tiếp xúc trực tiếp với nhân viên, là người đầu tiên nhìn thấy dấu hiệu mất động lực, và cũng là người có thể “bật lửa” để đội ngũ làm việc với sự chủ động và cam kết cao hơn.

Nội dung thuộc Góc nhìn chuyên gia.

Tạo động lực cho nhân viên là gì?

Tạo động lực là quá trình giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc, thấy được giá trị bản thân trong tổ chức và cảm thấy hào hứng đóng góp. Động lực không chỉ đến từ lương hay thưởng, mà đến từ cách giao tiếp, phản hồi, và đồng hành của người quản lý mỗi ngày.

Đây là một kỹ năng quản lý thiết yếu, đòi hỏi nhà quản lý phải hiểu rõ yếu tố nào đang thúc đẩy mỗi thành viên trong nhóm – từ bên trong (nội lực) hay bên ngoài (chế độ, phần thưởng). Khi tạo được môi trường và cách tiếp cận phù hợp, nhân viên sẽ có xu hướng:

• Chủ động giải quyết vấn đề;
• Đề xuất sáng kiến;
• Cam kết gắn bó dài lâu.

Vì sao người quản lý cấp trung phải là người tạo động lực? 

Vì họ là người:

• Trực tiếp giao việc và kiểm soát tiến độ;
• Là cầu nối giữa chiến lược từ trên xuống và hành động của nhân viên;
• Có thể đưa ra phản hồi kịp thời, có giá trị nhất;
• Là hình mẫu hành vi và tinh thần làm việc cho đội ngũ.

1. Kết nối mục tiêu công việc với mục tiêu phát triển cá nhân

Một trong những sai lầm phổ biến của quản lý là giao việc mà không nói rõ mục tiêu dài hạn của việc đó. Điều này khiến nhân viên cảm thấy mình chỉ là “người làm thuê”, không nhìn thấy tương lai phát triể trong việc mình làm. Hậu quả là nhiều nhân viên rời bỏ tổ chức vì lý do “em không học hỏi được gì thêm”.

Để khắc phục, quản lý cần:

• Trước khi giao việc, hãy dành 5 phút để chia sẻ lý do công việc đó quan trọng.
• Liên hệ nhiệm vụ với năng lực nhân viên đang muốn phát triển.

Ví dụ: Khi một nhân viên trẻ muốn học cách thuyết trình, bạn có thể mời họ trình bày tại cuộc họp tuần, hỗ trợ họ chuẩn bị slide và đưa phản hồi tích cực sau đó.

2. Ghi nhận đúng lúc, đúng người và đúng cách

Nhiều quản lý cho rằng “làm tốt là nghĩa vụ” nên không cần khen. Thực tế, sự ghi nhận không đúng cách khiến nhân viên giỏi cảm thấy bị coi nhẹ, dẫn đến mất động lực hoặc nghỉ việc.

Để khắc phục, quản lý cần:

• Khen ngợi cụ thể vào hành vi, không chung chung.
• Ghi nhận ngay sau khi hành vi tích cực diễn ra.
• Tùy vào tính cách từng người mà chọn cách khen: nói riêng hay nói trước nhóm.

Ví dụ: Một nhân viên đề xuất quy trình rút ngắn thời gian nhập liệu. Sau khi áp dụng thấy hiệu quả, quản lý gửi email nội bộ ghi nhận: “Cảm ơn đề xuất của Huy. Nhờ đó, bộ phận tiết kiệm 10 giờ xử lý mỗi tuần.”

3. Đưa ra phản hồi theo mô hình rõ ràng và truyền cảm hứng

Phản hồi không phải là để chỉ trích, mà là công cụ tạo động lực nếu được thực hiện đúng cách. Người quản lý cần học cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, chạm vào cảm xúc tích cực và mở ra cơ hội phát triển.

Hành động cụ thể của quản lý:

• Áp dụng mô hình KFDB (Know – Feel – Do – Believe) để phản hồi.
• Tránh dùng từ phủ định (“không tốt”, “chưa đạt”), thay bằng định hướng tích cực (“lần sau có thể thử cách này…”).

Ví dụ: Thay vì nói “Báo cáo của em thiếu logic”, hãy nói:
“Anh thấy em đã rất nỗ lực hoàn thành báo cáo đúng hạn. Để tốt hơn, em nên sắp xếp lại theo trình tự logic, bài sẽ thuyết phục hơn nhiều. Anh tin em có thể cải thiện rất nhanh, vì em vốn có tư duy phân tích tốt.”

4. Thiết lập mục tiêu rõ ràng và khả thi

Không gì khiến nhân viên mất động lực nhanh hơn việc không hiểu mình phải làm gì, hoặc mục tiêu quá xa vời. Người quản lý cần biết chia nhỏ mục tiêu và theo sát tiến trình.

Hành động cụ thể của quản lý:

• Thiết lập mục tiêu theo SMART (Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Thực tế – Có thời hạn).
• Tổ chức họp cá nhân ngắn mỗi tuần hoặc 2 tuần/lần để theo dõi tiến trình và hỗ trợ kịp thời.

Ví dụ: Thay vì giao nhiệm vụ “tăng doanh số quý”, bạn có thể nói:
“Tháng này, nhóm mình cần đạt thêm 20 đơn hàng mới từ khách hàng cũ. Anh đã chia nhóm khách hàng theo ngành hàng, em phụ trách nhóm F&B. Mỗi tuần mình sẽ review kết quả một lần để cùng tháo gỡ nếu cần.”

5. Đồng hành trong hành trình phát triển nghề nghiệp

Khi nhân viên cảm thấy mình đang tiến bộ mỗi ngày, họ sẽ có động lực tự nhiên để nỗ lực hơn nữa. Ngược lại, nếu bị “dậm chân tại chỗ” quá lâu, tinh thần sẽ đi xuống.

Hành động cụ thể của quản lý:

• Hỏi nhân viên: “6 tháng tới, em muốn phát triển kỹ năng gì?”
• Gợi ý khóa học, dự án thử nghiệm, hoặc mentor nội bộ phù hợp.
• Đưa ra lộ trình phát triển rõ ràng nếu họ có tiềm năng lên vị trí cao hơn.

Ví dụ: Một trưởng nhóm tại công ty sản xuất đã lên kế hoạch “luân chuyển công việc nhẹ” cho từng nhân viên trong nhóm để họ hiểu quy trình toàn diện. Sau 4 tháng, một nhân viên được cất nhắc làm tổ phó vì hiểu quy trình và chứng minh được năng lực phối hợp nhóm.

UMM đồng hành cùng người quản lý

Tạo động lực – không phải việc làm một lần. Người quản lý giỏi không đợi nhân viên rơi vào trạng thái mất động lực mới hành động. Họ nuôi dưỡng động lực hằng ngày, qua cách phản hồi, giao việc, khen ngợi và phát triển nhân sự.

Tại UMM, chúng tôi tin rằng: “Đào tạo là một quá trình” – và trong quá trình đó, người quản lý chính là nhân tố quan trọng để giữ nhiệt cho đội ngũ. Các chương trình đào tạo của chúng tôi giúp quản lý:

• Xây dựng kỹ năng tạo động lực dài hạn cho nhân viên
• Giao việc hiệu quả và đúng người
• Ghi nhận và phản hồi để tạo ra sự thay đổi tích cực

Tham khảo các chương trình đào tạo của chúng tôi:

>> U – Maximize Management – Năng lực quản lý bền vững.

>> On The Job Coaching – Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên.

>> Leading Emotional – Lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc. 

Liên hệ để được tư vấn chương trình phù hợp:

• Hotline: 1800 6981
• Email: daotao@vmp.edu.vn