Kỹ thuật phân bổ công việc cho nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa năng suất và hiệu quả làm việc của đội nhóm. Và STARS sẽ là Mô hình quản trị hiệu suất , giúp nhà quản lý rèn luyện kỹ năng này. 

Kỹ thuật phân bổ công việc STAR là gì?

Mô hình STARS (Subject, Timing, Assignment, Responsibility, Success Criteria) là phương pháp phân công công việc và quản lý hiệu quả. Được thiết kế để xác định đầu mục nhiệm vụ, thời gian thực hiện, người thực hiện, người giám sát và tiêu chí thành công. STARS giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhóm và đảm bảo mỗi thành viên đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

Kỹ thuật phân chia công việc này được ứng dụng ở hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét về mặt tổng thể, các nhà quản lý vẫn chưa ứng dụng một cách bài bản và thành thạo. Để làm tốt, hãy thiết lập một bản biểu, bao gồm các hạng mục như sau:

Subject/Step – Liệt kê công việc

Đầu tiên, để phân bổ công việc hiệu quả, bạn cần liệt kê và chia nhỏ từng nhiệm vụ một cách chi tiết. Để đảm bảo tính chính xác nhà quản lý nên cung cấp mô tả chi tiết về công việc, bao gồm mục tiêu và kết quả dự kiến. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về nhiệm vụ của họ, giảm nguy cơ sai sót hoặc thực hiện không đúng yêu cầu.

Lưu ý, nhà quản lý có thể ứng dụng phương pháp Brainstorming để thu thập thêm nhiều cách thức thực hiện. Tuy nhiên, hãy lọc thông tin kỹ lưỡng trước khi tiến hành.

Timing – Thời gian hoàn thành

Xác định mốc hoàn thành nhiệm vụ đúng cách sẽ giúp đội nhóm tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều này cũng giúp nhân viên định hình công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành đúng deadline.

Bên cạnh đó, xác định thời gian đúng cũng giúp đội nhóm giảm thiểu thói quen trì hoãn. Hiện tượng này thường diễn ra khi bạn đặt mốc thời gian hoàn thành dài hơn so với thực tế, khiến nhân viên xao nhãng hoặc làm vào phút chót.

Vì vậy, khi đặt hạn chót, cần cân nhắc kỹ về tính khả thi và cần thiết của thời điểm đó. Đảm bảo nó không quá chặt chẽ hoặc quá dư thừa. Nếu cần, hãy cung cấp thêm thông tin về mục tiêu thời gian và yếu tố ảnh hưởng để giúp nhân viên hiểu rõ hơn.

Assignment – Người thực hiện

Việc phân bổ công việc đúng người sẽ đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Người được chọn phải có kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó, cũng cần xem xét số lượng công việc mà nhân việc đang phụ trách, tránh trường hợp bị quá tải.

Ngoài ra, giao nhiệm vụ cho người phù hợp cũng là một cách tạo động lực và khẳng định năng lực của họ. Đối với những công việc phức tạp, sáng tạo hoặc độ khó cao, nhà quản lý có thể ứng dụng chu trình phát triển năng lực, nhằm tìm ra người phù hợp.

Responsibility – Người chịu trách nhiệm giám sát

Responsibility nhấn mạnh việc xác định rõ ràng ai trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm chính cho việc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Điều này tránh tình trạng mơ hồ hoặc xung đột về vai trò, đồng thời giúp tập trung nguồn lực vào người phù hợp nhất.

Khi xác định trách nhiệm, cần đảm bảo rằng người được chọn có đủ năng lực để đảm nhận trách nhiệm. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần đào tạo và phát triển nhân viên đồng đều. Để khi có thay đổi hoặc sự cố bất ngờ, nhân viên của bạn có đủ khả năng hỗ trợ các thành viên khác.

Success Criteria – Tiêu chí xác định thành công

Xác định tiêu chí thành công giúp đảm bảo sự đồng thuận trong việc đánh giá kết quả của công việc. Điều này sẽ tránh những hiểu lầm hoặc tranh cãi về việc liệu công việc có được coi là hiệu quả hay không. Đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu suất.

Các tiêu chí thành công nên được xác định và ghi rõ trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Nhà quản lý có thể tổ chức các cuộc họp giao ban để thống nhất về các chỉ tiêu này. Các tiêu chí này cần phải SMART, nghĩa là bao gồm: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), Time-bound (Khung thời gian).

Tồng kết về các bước phân bổ công việc

Trên đây là cách áp dụng STARS để phân chia công việc trong đội nhóm. Đây cũng là nội dung khóa UMM – Năng lực quản lý bền vững. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích dành cho bạn.