Quản lý đội nhóm với mô hình 6 sigma

Mô hình 6 Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình sản xuất hoặc dịch vụ và loại bỏ các sai sót trong doanh nghiệp. Từ đó, giảm thiểu các lỗi và biến động trong quy trình, phương pháp này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo chất lượng cho sản phẩm hoặc dịch vụ.

Bài viết này sẽ mang đến cho bạn những cái nhìn khác về việc ứng dụng phương pháp 6 Sigma để nâng cao hiệu suất làm việc của đội nhóm. Cùng tìm hiểu cách tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên và đạt được kết quả vượt trội nhé!

Nội dung thuộc Tips quản lý 

Mô hình quản lý 6 sigma và Quy trình DMAIC là gì?

6 Sigma là một phương pháp cải tiến dựa trên dữ liệu thống kê, được Motorola phát triển từ những năm 1980. Mục tiêu chính của 6 Sigma là giảm thiểu biến động trong các quy trình và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của các lỗi. Bằng cách sử dụng các công cụ phân tích mạnh mẽ, 6 Sigma giúp doanh nghiệp đo lường và cải thiện các quy trình thông qua việc giảm thiểu biến động và loại bỏ các yếu tố gây ra lỗi, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

DMAIC là một chu trình cải tiến liên tục trong phương pháp Six Sigma, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Quy trình này bao gồm 5 bước:

• Define (Xác định): Xác định rõ vấn đề, mục tiêu và phạm vi của dự án cần cải tiến.
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu để đánh giá tình trạng hiện tại và thiết lập dữ liệu so sánh phù hợp.
• Analyze (Phân tích): Phân tích các dữ liệu để tìm ra nguyên nhân cội rễ của vấn đề.
• Improve (Cải thiện): Phát triển và sử dụng các giải pháp để cải thiện quy trình.
• Control (Kiểm soát): Thiết lập các biện pháp kiểm soát để duy trì và theo dõi sự cải tiến.

DMAIC và Six Sigma đã trở thành “công thức bí quyết” của nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới. Từ Motorola, người tiên phong trong việc áp dụng phương pháp này, đến các “ông lớn” như GE, Ford, Samsung và Caterpillar, tất cả đều đã chứng minh được hiệu quả vượt trội của DMAIC và Six Sigma trong việc tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

05 lợi ích của mô hình 6 sigma

Giảm xung đột và tăng hợp tác

6 Sigma không chỉ xác định và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, mà còn bao gồm các yếu tố gây ra xung đột trong nhóm. Bằng cách minh bạch hóa các quy trình làm việc và rõ ràng hóa trách nhiệm, chúng ta tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và tôn trọng lẫn nhau, từ đó hạn chế tối đa các xung đột không đáng có.

Cải thiện quy trình làm việc

6 Sigma giúp các đội nhóm trở nên linh hoạt và nhanh nhạy hơn trong việc điều chỉnh quy trình làm việc. Bằng cách cắt giảm những bước rườm rà và không cần thiết, chúng ta tạo điều kiện để đội nhóm có thể đáp ứng nhanh chóng trước những thay đổi và yêu cầu mới.

Đảm bảo chất lượng công việc tối đa

6 Sigma không chỉ là về việc hoàn thành công việc mà còn là một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, giúp các nhóm đạt được hiệu suất vượt trội. Bằng việc áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu một cách khoa học, chúng ta có thể phát hiện và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối đa hóa giá trị mang lại cho tổ chức.

Nâng cao trải nghiệm nhân viên

6 Sigma không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao  trải nghiệm nhân viên. 

Khi mọi người hiểu rõ vai trò của mình và thấy được sự đóng góp của bản thân vào thành công chung, họ sẽ cảm thấy hài lòng hơn với công việc và có động lực làm việc tốt hơn. Một môi trường làm việc hiệu quả và minh bạch chính là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài.

Linh hoạt trong việc xử lý vấn đề

6 Sigma trang bị cho nhà quản lý một hệ thống phương pháp khoa học, giúp họ đề ra giải pháp một cách chính xác và nhanh chóng trước mọi thách thức. Thay vì giải quyết vấn đề một cách tùy tiện, nhà quản lý có thể dựa vào dữ liệu và phân tích để đưa ra những quyết định sáng suốt, không chỉ khắc phục tình trạng hiện tại mà còn ngăn ngừa các rủi ro tiềm ẩn.

Cách sử dụng mô hình 6 sigma

Để sử dụng hiệu quả mô hình 6 Sigma trong quản lý đội nhóm, bạn có thể sử dụng quy trình DMAIC, cụ thể:

1. Define (Xác định):

• Mục tiêu: Xác định và phân tích các yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của nhân viên, ví dụ: tỷ lệ mất nhân sự cao, hiệu suất thấp và độ hài lòng công việc kém.
• Phạm vi: Xác định phạm vi nghiên cứu cụ thể, tập trung vào các bộ phận hoặc nhóm nhân viên có vấn đề nổi bật. Ví dụ: chỉ tập trung vào một bộ phận hoặc một nhóm nhân viên cụ thể.
• Kỳ vọng: Đặt ra các mục tiêu SMART để đánh giá hiệu quả của chương trình cải thiện, ví dụ: giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống dưới 5% trong vòng nửa năm hoặc tăng cường năng suất của nhóm A lên 10% trong quý tới.

2. Measure (Đo lường):

• Thu thập và phân tích dữ liệu: Chúng ta sẽ tổng hợp thông tin chi tiết về hiệu suất công việc, thái độ làm việc của nhân viên thông qua các phương pháp như khảo sát, phỏng vấn và đánh giá hiệu suất. Dữ liệu thu được sẽ được so sánh với các mục tiêu đã đề ra để đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động hiện tại và xác định những khía cạnh cần cải thiện.
• Đánh giá thực trạng: Chúng ta sẽ cùng nhau xem xét các số liệu như tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, điểm đánh giá hiệu suất và ý kiến của nhân viên để hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại của công ty.
• Điểm chuẩn: Bằng cách so sánh các chỉ số thực tế với mục tiêu đã đề ra, chúng ta có thể đánh giá chính xác hiệu quả công việc và xác định rõ những khía cạnh cần cải thiện.

3. Analyze (Phân tích):

• Xác định nguyên nhân cốt lõi: Sử dụng các công cụ phân tích như biểu đồ xương cá Ishikawa, Phân tích Pareto hoặc 5 Whys để điều tra và xác định chính xác những yếu tố gốc rễ gây ra vấn đề trong quản lý nhân sự. Qua đó, chúng ta có thể đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn. Ví dụ: Phân tích lý do tại sao ỷ lệ mất nhân sự cao, hiệu suất thấp và độ hài lòng công việc kém.
• Phân tích nhóm nguyên nhân: Phân tích chi tiết các yếu tố có thể gây ảnh hưởng, bao gồm môi trường làm việc, phong cách quản lý, cơ hội phát triển nghề nghiệp và chế độ đãi ngộ.

4. Improve (Cải thiện):

• Xây dựng và triển khai giải pháp: Dựa trên những phân tích sâu sát, chúng ta sẽ phát triển những giải pháp đổi mới để khắc phục tận gốc các vấn đề. Ví dụ: Thiết kế các chương trình đào tạo cá nhân hóa, điều chỉnh quy trình làm việc để tăng năng suất, và tạo dựng một môi trường làm việc động viên, nơi mà nhân viên luôn được ghi nhận và khen thưởng xứng đáng.
• Thực thi và cải tiến: Để giải quyết hiệu quả các vấn đề, chúng ta cần tích cực tìm kiếm và áp dụng những giải pháp sáng tạo. Ví dụ: Tổ chức các hoạt động đào tạo ngắn hạn và dài hạn, đánh giá hiệu suất một cách công bằng và minh bạch, tạo điều kiện để nhân viên tham gia đóng góp ý kiến.
• Đánh giá lại: Sau khi thực hiện một giải pháp, chúng ta cần kiểm tra lại xem nó có đạt được kết quả như mong đợi hay không dựa trên các chỉ số hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.

5. Control (Kiểm soát):

• Xây dựng quy trình kiểm soát: Chúng ta cần thiết lập hệ thống kiểm soát chặt chẽ để duy trì và nâng cao những thành quả đã đạt được. Ví dụ: Thực hiện đánh giá hiệu suất thường xuyên và xây dựng các kênh phản hồi để lắng nghe ý kiến của nhân viên.
• Kiểm tra thường xuyên: Để đảm bảo các cải tiến đạt được kết quả như mong đợi, chúng ta sẽ luôn theo dõi quá trình thực hiện thông qua các báo cáo và khảo sát.
• Không ngừng cải tiến: Việc thu thập phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh các giải pháp quản lý là một vòng lặp liên tục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của tổ chức.

Ví dụ khi sử dụng mô hình quản lý 6 sigma – Quy trình DMAIC vào thực tế

Giả sử bạn nhận thấy tỷ lệ nhân viên thôi việc trong phòng ban đang ở mức báo động. Áp dụng DMAIC:

• Define: Xác định rằng vấn đề chính là nhân viên thôi việc trong phòng ban đang ở mức báo động, với mục tiêu giảm xuống dưới 5% trong nửa năm.
• Measure: Thu thập dữ liệu về số lượng nhân viên thôi việc, lý do ngừng làm việc , và thời gian làm việc trung bình trước khi nghỉ.
• Analyze: Phân tích để tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề, là do chưa có nhiều cơ hội phát triển, quản lý chưa phù hợp, hoặc môi trường làm việc không thân thiện.
• Improve: Thực hiện các giải pháp như xây dựng chương trình phát triển kỹ năng mềm, đào tạo quản lý và tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, tích cực hơn.
• Control: xây dựng các quy trình kiểm soát để đảm bảo những phương pháp cải thiện này được duy trì, chẳng hạn như các buổi đánh giá thường xuyên và khảo sát sự hài lòng của nhân viên.

Kết luận về ứng dụng 6 sigma 

Thông qua những thông tin về 6 Sigma – DMAIC, tôi tin rằng bạn hoàn toàn có thể xây dựng và triển khai các chiến lược quản lý hiệu quả, giúp đội nhóm phát triển hơn trong tương lai. Nội dung thuộc Tips quản lý 

Ngoài ra, để nâng cao năng lực quản lý của mình, bạn có thể tham khảo các khóa học sau:

Coaching Skills For Manager – Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên

Leading Emotional – Lãnh đạo đội nhóm bằng trí tuệ cảm xúc

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ 1800 6981.