Hướng dẫn quản lý tổ chức công việc hiệu quả với ASSIGN

Tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của một nhà quản lý. Tại bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu như thế nào là triển khai công việc, và cách áp dụng mô hình ASSIGN để tối ưu hóa quá trình và tăng cường hiệu suất làm việc nhân viên.

Như thế nào là tổ chức công việc hiệu quả?

Tổ chức công việc hiệu quả không chỉ là việc sắp xếp thời gian, nhiệm vụ hợp lý, mà còn là quá trình tối ưu hóa tài nguyên và năng lực để đạt được mục tiêu. Điều này bao gồm các yếu tố: Mục tiêu rõ ràng, Nhiệm vụ cần ưu tiên, Thời gian hợp lý, Nguồn lực hỗ trợ, Kế hoạch theo dõi và đánh giá.

Tuy nhiên, một yếu tố quan trọng mà quản lý ít quan tâm, dẫn đến không đạt hiệu quả công việc, chính là khả năng trình bày và triển khai rõ ràng đến nhân viên. Đó là lý do tại sao ASSIGN trở thành một công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và tổ chức công việc. 

Một trong những ưu điểm lớn của ASSIGN là khả năng phân loại và gắn kết các nhiệm vụ với mục tiêu cụ thể. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về ý nghĩa của công việc đang thực hiện, từ đó tăng cường động lực và sự cam kết. 

Mô hình ASSIGN – trình bày và tổ chức công việc hiệu quả là gì?

ASSIGN là mô hình giúp quản lý trình bày công việc một cách dễ hiệu đến nhân viên. Được nhắc đến trong chương trình đào tạo UMM – Năng lực Quản lý Bền vững, mô hình được thiết kế dựa trên khoa học quản lý và kinh nghiệm thực tế của đội ngũ chuyên gia. Cụ thể, ASSIGN bao gồm:

Added Value: Định rõ giá trị mà mỗi nhiệm vụ mang lại cho tổ chức và cá nhân, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về ý nghĩa cũng như tầm quan trọng về công việc của họ.

Subject: Xác định mục tiêu cụ thể của từng nhiệm vụ, giúp tạo ra sự tập trung và hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên.

Steps: Liệt kê các bước cụ thể để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, từ đó giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan và kế hoạch hành động cụ thể. 

Info: Cung cấp thông tin và tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

Go on: Tiến hành thực hiện công việc theo các bước đã xác định, đảm bảo tuân thủ kế hoạch và thời gian đã đề ra.

Next steps: Đánh giá kết quả và xác định bước tiếp theo. Bao gồm việc cải thiện và phát triển từng cá nhân cũng như quy trình làm việc của tổ chức.

Cách áp dụng ASSIGN để triển khai công việc.

Thời điểm hiệu quả nhất để áp dụng ASSIGN là khi nhà quản lý cần giao một nhiệm vụ mới cho đội nhóm. Bạn có thể áp dụng khi triển một cuộc họp LION, nơi các thành viên báo cáo về công việc tuần và được hướng dẫn về các kế hoạch tiếp theo.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể sử dụng phương pháp này để phân chia công việc trong các dự án lớn hoặc trong các tình huống đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm. Áp dụng ASSIGN sẽ giúp tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong phân công và thực hiện công việc, từ đó tăng cường hiệu suất và đảm bảo đạt được kết quả mong đợi.

Lưu ý khi áp dụng ASSIGN.

Một trong những sai lầm của nhà quản lý là cho rằng bước nêu rõ giá trị công việc là không cần thiết, vì nó nằm trong phạm vi công việc của nhân viên. Tuy nhiên, khi áp dụng ASSIGN bước này rất quan trọng. Added value giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình và cảm thấy được coi trọng, từ đó tạo động lực làm việc.

Lưu ý thứ hai là quá trình theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất làm việc của nhóm. Hãy thiết lập các tiêu chí đo lường cụ thể để đánh giá tiến độ và chất lượng công việc. Bạn cũng có thể điều chỉnh kế hoạch và phân công lại nhiệm vụ để đảm bảo rằng mọi người đều đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời, đảm bảo rằng công bằng và minh bạch trong việc đánh giá hiệu suất, tạo cơ hội cho mọi thành viên trong nhóm phát triển và cống hiến.

Điều cuối cùng là tính linh hoạt trong tổ chức và triển khai công việc. Mặc dù ASSIGN. Mặc dù ASSIGN là một quy trình cụ thể, nhưng quản lý cũng cần áp dụng một số kỹ năng triển khai công việc hiệu quả để gia tăng trải nghiệm của nhân viên như: Giao việc hiệu quả với SAO.D, STARS – 5 bước phân bổ nhiệm vụ,  Quản lý và đánh giá nguồn lực 5M, Phản hồi tích cực AID,…

Tạm kết về kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

Với tầm quan trọng của kỹ năng tổ chức và triển khai công việc, tin chắc ASSIGN sẽ là công cụ hiệu quả giúp nhà quản lý ngày càng phát triển. Theo dõi chúng tôi để tìm hiểu nhiều tips hay dành cho Quản lý.