Deep Work – Phương pháp làm việc dành cho quản lý

Quá tải công việc, email, mạng xã hội và những cuộc họp không hồi kết khiến các nhà quản lý khó tập trung. Deep Work – phương pháp làm việc dành cho quản lý của Cal Newport chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề này. Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

Nội dung thuộc chuỗi Tips quản lý 

Phương pháp làm việc sâu – Deep work là gì?

Deep work (Làm việc tập trung sâu) là một phương pháp làm việc hiệu quả dành cho quản lý. Khái niệm được phát triển bởi Cal Newport – nhà nghiên cứu, tác giả nổi tiếng. Phương pháp này chú trọng vào việc tạo ra một trạng thái hoàn toàn tập trung, không bị xao nhãng để giải quyết những vấn đề đòi hỏi sự tư duy sâu sắc. Đây là bí quyết giúp tạo ra các sản phẩm/dịch vụ có giá trị cao, đồng thời nâng cao khả năng học hỏi và phát triển bản thân.

Cal Newport là tác giả của nhiều cuốn sách nổi tiếng như: “Làm ra làm, chơi ra chơi” (Deep Work), “Đại học đừng học đại” (How to Win at College) và “Lối sống tối giản thời công nghệ số” (Digital Minimalism). Những tác phẩm này đã trở thành tài liệu quen thuộc cho những ai mong muốn nâng cao hiệu suất làm việc.

Tại sao phương pháp làm việc sâu lại hiệu quả?

Đối với người đã có kinh nghiệm làm việc, đặc biệt là các nhà quản lý, phát triển bản thân không chỉ dừng lại ở việc tiếp thu kiến thức mới mà còn ở khả năng áp dụng chúng vào thực tế công việc và thăng tiến sự nghiệp. Phương pháp Làm việc sâu (Deep work) là một phương pháp làm việc hiệu quả, hỗ trợ bạn:

• Tối ưu hóa thời gian: Thay vì làm việc/học tập trong tình trạng thiếu tập trung, bạn sẽ dành ra những khoảng thời gian nhất định để hoàn toàn chú tâm vào việc học, từ đó tiếp thu kiến thức nhanh chóng và sâu sắc hơn.
• Nâng cao khả năng tư duy phản biện: Khi bạn tập trung hoàn toàn vào một vấn đề, khả năng phân tích và hiểu biết của bạn sẽ trở nên sâu sắc hơn, đồng thời nâng cao khả năng tư duy phản biện và sáng tạo.
• Giảm căng thẳng và tăng hiệu quả: Bằng cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng và tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, bạn sẽ giảm bớt căng thẳng và đạt được kết quả học tập hiệu quả hơn.

05 bước ứng dụng Deep work – phương pháp làm việc dành cho quản lý

1. Đặt mục tiêu cụ thể: 

Trước khi áp dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý – deep work, hãy xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được, chẳng hạn như hoàn thành một chương tài liệu hoặc nắm vững một kỹ năng mới. Việc này giúp bạn có hướng đi rõ ràng và đánh giá kết quả đạt được.

Ở bước này bạn có thể sử dụng phương pháp đặt mục tiêu SMART hoặc biểu đồ xương cá Ishikawa để lên mục tiêu làm việc hiệu quả. 

2. Lên lịch làm việc sâu: 

Chọn các mốc thời gian cố định trong ngày mà bạn có thể dồn hết sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, như buổi sáng hoặc chiều. Hãy đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình này.

Để đạt được điều đó, bạn cần xác định loại đồng hồ sinh học của mình trong 04 kiểu đồng hồ sinh học làm việc năng suất. Việc này sẽ giúp nhận diện khung giờ năng suất nhất, từ đó giúp bạn dễ dàng lập lịch làm việc sâu.

3. Tạo môi trường làm việc tập trung: 

Chọn một không gian yên tĩnh, tắt điện thoại và loại bỏ các yếu tố gây phân tâm. Nếu cần, hãy sử dụng tai nghe chống ồn hoặc phần mềm chặn các trang web gây mất tập trung.

4. Sử dụng phương pháp Pomodoro: 

Kết hợp phương pháp làm việc sâu với kỹ thuật Pomodoro – làm việc tập trung trong 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút – giúp duy trì sự tập trung và tránh mệt mỏi.

5. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh: 

Theo dõi thời gian và hiệu quả của từng phiên làm việc sâu để kiểm soát tiến độ công việc. Nếu cần, hãy điều chỉnh thời gian và phương pháp để tối ưu kết quả đạt được.

Ví dụ áp dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý – Deep work 

1. Đặt mục tiêu rõ ràng

Anh Minh – một quản lý tại công ty, phụ trách phát triển chiến lược cho đội ngũ của mình. Trước khi áp dụng  phương pháp làm việc dành cho quản lý – Deep work, anh xác định mục tiêu theo SMART. “Trong phiên làm việc sâu này, tôi sẽ hoàn thành bản dự thảo kế hoạch chiến lược cho năm tới, bao gồm các mục tiêu chính, các chiến lược thực hiện và phân bổ nguồn lực”. Quản lý có thể sử dụng phương pháp đặt mục tiêu SMART để đảm bảo mục tiêu này rõ ràng.

• Specific (Cụ thể): Hoàn thành bản dự thảo kế hoạch chiến lược.
• Measurable (Đo lường được): Bản dự thảo hoàn thiện với ít nhất 10 trang nội dung.
• Achievable (Có thể đạt được): Dự thảo dựa trên dữ liệu đã thu thập từ các phòng ban.
• Relevant (Liên quan): Kế hoạch này phục vụ cho việc đạt các mục tiêu công ty trong năm tới.
• Time-bound (Có thời hạn): Hoàn thành trong phiên làm việc sâu kéo dài 3 giờ.

2. Lên lịch làm việc sâu 

Minh nhận thấy hiệu quả làm việc cao nhất của mình diễn ra vào buổi sáng, từ 8:00 đến 12:00, dựa trên bản thân thuộc kiểu sư tử trong 4 kiểu đồng hồ sinh học. Do đó, Minh đã quyết định sắp xếp một phiên làm việc sâu vào mỗi sáng thứ Hai trong tuần, trong khoảng thời gian này để tập trung vào việc xây dựng kế hoạch chiến lược.

3. Tạo môi trường làm việc không bị gián đoạn

Minh chọn một phòng họp yên tĩnh, thông báo cho nhân viên không làm phiền trong thời gian này và tắt điện thoại cũng như thông báo email. Nếu có thể, anh còn đeo tai nghe chống ồn để loại bỏ mọi âm thanh bên ngoài, nhằm tạo ra một môi trường làm việc tập trung nhất.

4. Sử dụng phương pháp Pomodoro

Để duy trì sự tập trung và ngăn ngừa mệt mỏi khi sử dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý, Minh quyết định áp dụng kỹ thuật Pomodoro trong các phiên làm việc sâu của mình. Anh đặt thời gian làm việc thành 25 phút và nghỉ 5 phút. Sau 4 chu kỳ Pomodoro, Minh nghỉ ngơi dài hơn từ 15-30 phút trước khi tiếp tục làm việc.

5. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh

Sau mỗi phiên làm việc sâu, Minh ghi lại kết quả đạt được, như “Hoàn thành phân tích SWOT và xác định mục tiêu chiến lược” trong kế hoạch. Anh cũng đánh giá hiệu quả của phương pháp Pomodoro và thời gian làm việc đã chọn. Quản lý có thể điều chỉnh lịch làm việc hoặc thời gian nghỉ giữa các chu kỳ nếu cần để nâng cao hiệu quả làm việc.

Tạm kết về Deep Work – phương pháp làm việc dành cho quản lý

Trên đây là thông tin và cách áp dụng Deep work – phương pháp làm việc dành cho quản lý của Cal Newport. Hy vọng những gợi ý này hữu ích với bạn. Chúc bạn sớm áp dụng thành công để làm việc hiệu quả và phát triển bản thân.

Cập nhật thêm nhiều phương pháp làm việc hiệu quả tại chuỗi Tips Quản lý 

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số khóa đào tạo do VMP tổ chức:

>>Train The Trainer 3+ | Đào tạo giảng viên số 1 Đông Nam Á

>> PDT | Ứng dụng công nghệ thiết kế khóa học

>> Coaching Skills For Manager | Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên

>> UMM | Đào tạo kỹ năng nền tảng cho quản lý>> Leading Emotional | Lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc