5 cách nâng cao hiệu suất làm việc cho quản lý

Hiệu suất làm việc không chỉ là thước đo năng suất cá nhân, mà còn là yếu tố quyết định thành công của một nhà quản lý cấp trung. Trong bối cảnh khối lượng công việc tăng, chỉ tiêu ngày càng cao, quản lý cấp trung buộc phải biết cách tối ưu thời gian, nguồn lực và điều phối đội nhóm hiệu quả – nếu không muốn bị cuốn vào vòng xoáy “làm hoài không hết việc”.

Vậy làm thế nào để nâng cao hiệu suất một cách thực chất? Dưới đây là 5 cách giúp quản lý cấp trung không chỉ hoàn thành công việc cá nhân mà còn dẫn dắt đội nhóm đạt mục tiêu nhanh hơn, thông minh hơn – từ chính trải nghiệm thực tế mà UMM đã đúc kết trong quá trình đào tạo và tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp.

Nội dung thuộc Tips quản lý. 

1. Xác lập mục tiêu rõ ràng và đo lường được (SMART Goals)

Đối với quản lý cấp trung, bạn không chỉ làm việc cho chính mình mà còn truyền mục tiêu từ cấp trên đến đội nhóm một cách rõ ràng và khả thi. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý gặp khó khi:

• Nhận mục tiêu từ cấp trên mơ hồ hoặc chỉ có doanh số tổng.
• Không biết “dịch” mục tiêu này thành các đầu việc cụ thể cho từng nhân viên.
• Không có chỉ số đo lường để kiểm tra tiến độ.

Giải pháp để nâng cao hiệu suất làm việc cho quản lý:
Sử dụng mô hình SMART để cụ thể hóa mục tiêu:

• S – Specific: Cần làm rõ mục tiêu gì? Cho ai?
• M – Measurable: Đo bằng gì? % hoàn thành, doanh số, KPI nào?
• A – Achievable: Có trong khả năng của nhóm? Nguồn lực hiện có không?
• R – Relevant: Mục tiêu có gắn với chiến lược cấp trên không?
• T – Time-bound: Bao giờ phải xong?

Ví dụ: Thay vì giao “Tăng doanh số quý II”, hãy cụ thể hóa thành “Tăng 20% doanh số dòng sản phẩm A tại khu vực miền Nam trong quý II, thông qua việc tăng 2 điểm bán mới/tháng.”

2. Chia nhỏ công việc và quản lý bằng công cụ phù hợp

Quản lý cấp trung thường rơi vào thế “kẹt giữa” – nhận chỉ đạo từ trên, nhưng phải triển khai chi tiết ở dưới. Việc giao việc bằng miệng, tin nhắn rời rạc hay file Excel khó kiểm soát dễ khiến:

• Nhân viên làm sai việc hoặc trễ hạn.
• Bản thân quản lý không theo dõi được tiến độ toàn nhóm.
• Khó đánh giá ai đang tắc ở đâu, xử lý sao.

Giải pháp:

• Chia nhỏ đầu việc lớn thành các nhiệm vụ rõ người thực hiện – thời hạn – kết quả mong đợi.
• Sử dụng Trello hoặc Asana để trực quan hóa tiến độ cả nhóm. Bảng Kanban giúp bạn biết ngay ai đang làm gì, việc nào bị trễ.
• Với công việc cá nhân, Todoist hoặc Google Task giúp bạn lên kế hoạch hàng ngày mà không bỏ sót đầu việc quan trọng.

Lưu ý: Đừng chỉ dừng lại ở “giao việc”. Hãy tạo quy trình “quản lý công việc” – gồm kiểm tra giữa chừng, nhắc tiến độ, hỗ trợ khi có vướng mắc.

3. Tổ chức công việc theo mức độ ưu tiên – Không ôm việc, không cháy deadline

Rất nhiều quản lý cấp trung đang bị đè bởi việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: xử lý sự cố, báo cáo đột xuất, nhắc nhở nhân viên,… mà quên mất mục tiêu lớn.

Giải pháp:

Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc:

• Đào tạo nhân viên kỹ năng xử lý tình huống để bạn không cần “chữa cháy” mỗi ngày.
• Giao việc và ủy quyền hiệu quả, tin tưởng nhân viên xử lý các việc vận hành lặp lại.
• Giữ thời gian “trống” cho các nhiệm vụ có giá trị lâu dài: xây dựng kế hoạch, phát triển đội ngũ, cải tiến quy trình.

Ví dụ: Một cuộc họp báo cáo định kỳ không có gì mới nên được rút gọn/loại bỏ để tập trung vào phân tích hiệu quả chiến dịch đang chạy.

4. Theo dõi – đánh giá – phản hồi thường xuyên

Một sai lầm của nhiều quản lý là chỉ kiểm tra kết quả cuối cùng. Điều này khiến bạn không biết được:

• Nhân viên nào đang bị “mắc kẹt”.
• Việc nào sắp trễ hạn mà không ai báo.
• Cách làm hiện tại có phù hợp không.

Giải pháp:

• Thiết lập các mốc kiểm tra tiến độ định kỳ theo tuần hoặc giữa giai đoạn.
• Sử dụng dashboard KPI, báo cáo tự động, checklist để cập nhật tiến độ nhanh.
• Thường xuyên phản hồi 1-1 với nhân viên: Không chỉ để nhắc nhở, mà để định hướng, gỡ khó và động viên đúng lúc.

Ví dụ: Một trưởng nhóm marketing tổ chức họp 15 phút mỗi sáng theo phong cách “Daily Stand-up” để rà nhanh 3 điểm: Hôm qua đã làm gì? Hôm nay làm gì? Có khó khăn gì cần hỗ trợ?

5. Tạo môi trường hiệu suất – Giao việc có định hướng, xây đội ngũ có mục tiêu

Nâng cao hiệu suất không chỉ là kỹ thuật – mà là văn hóa quản lý.

Là quản lý cấp trung, bạn đang dẫn dắt một đội nhóm. Họ sẽ chỉ làm tốt khi:

• Hiểu rõ kỳ vọng của bạn.
• Được hỗ trợ đúng lúc.
• Có mục tiêu phát triển rõ ràng.

Giải pháp:

• Giao việc có định hướng: Không chỉ “làm gì”, mà là “tại sao việc này quan trọng?”
• Tạo khung kỳ vọng – trách nhiệm – chỉ số đánh giá rõ ràng cho từng nhân viên.
• Thường xuyên đối thoại về định hướng phát triển, mục tiêu nghề nghiệp, từ đó giao việc phù hợp năng lực và kỳ vọng.

Ví dụ: Giao một dự án cho nhân viên tiềm năng như một cơ hội “thử vai trò quản lý nhóm nhỏ”, đi kèm mentoring. Điều này vừa giúp bạn chia sẻ gánh nặng, vừa giúp người đó phát triển.

Tạm kết về 5 cách nâng cao hiệu suất làm việc cho quản lý

Hiệu suất làm việc của đội nhóm bắt đầu từ tư duy và thói quen quản lý cấp trung. Khi bạn biết đặt mục tiêu đúng, chia việc thông minh, theo dõi sát sao và xây dựng đội ngũ mạnh, hiệu suất sẽ trở thành một “kết quả tự nhiên” – không phải nỗ lực gồng gánh từng ngày.

VMP Academy sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình này thông qua các chương trình đào tạo quản lý hiện đại – từ tư duy đến công cụ – từ chiến lược đến hành động.

Nếu bạn đang tìm kiếm các khóa học nâng cao năng lực quản lý cấp trung, có thể tham khảo:

>> U – Maximize Management – Năng lực quản lý bền vững.

>> On The Job Coaching – Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên.

>> Leading Emotional – Lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc. 

Liên hệ hotline 1800 6981 hoặc gửi mail đến địa chỉ daotao@vmp.edu.vn để được hỗ trợ tư vấn trực tiếp.