5 bước quản lý nhóm làm việc hiệu quả

1. Xác định mục tiêu thông minh

Xác định mục tiêu thông minh là quá trình đặt ra các công việc cụ thể, đo đạc được và liên quan đến dự án hoặc nhiệm vụ mà nhóm cần đạt. Đặc biệt khi quản lý nhóm làm việc, mục tiêu sẽ giúp bạn tạo ra sự tập trung, tránh tình trạng mơ hồ và đảm bảo tất cả các nỗ lực đều hướng về kết quả chung.

Để xác định mục tiêu thông minh, bạn có thể sử dụng phương pháp SMART. Đây là một công cụ hữu ích, nhưng không phải là giải pháp đáng tin cậy cho tất cả các tình huống. Ví dụ, trong các trường hợp khẩn cấp, việc đặt mục tiêu có thời hạn sẽ không hiệu quả. Vì vậy, khi sử dụng SMART, nhà quản lý cần lưu ý tính linh hoạt.

2. Lập danh sách công việc cần làm

Thiết lập danh sách công việc là một trong những kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả. Đây là quá trình liệt kê và ghi chép tất cả các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu. Nó đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót và tất cả mọi người đều hiểu rõ vai trò của họ trong dự án.

Để lập danh sách công việc cần làm, bạn có thể sử dụng hai phương pháp sau:

Brainstorming: Tổ chức một phiên brainstorming với toàn bộ nhóm để thu thập ý kiến về các công việc cần thực hiện. Khuyến khích mọi người thảo luận và đóng góp ý kiến. 

To-Do List: Chọn lọc các ý tưởng vừa thu thập được và xác định mức độ ưu tiên. Mỗi công việc cần được mô tả cụ thể và có một mốc thời gian dự kiến hoàn thành.

3. Giao việc hiệu quả

Đây là quá trình cụ thể hóa và gán nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm dựa trên khả năng, kinh nghiệm, sở trường của họ. Đồng thời, việc phân công công việc cũng tránh xung đột về nhiệm vụ và đảm bảo tất cả thành viên đều đóng góp một cách cân đối vào quá trình làm việc.

Để rèn luyện kỹ năng quản lý đội nhóm và phân công công việc một cách thông minh, bạn có thể tuân thủ các bước sau:

1. Xác định kỹ năng và khả năng: Điều này giúp xác định rõ vai trò và nhiệm vụ mà mỗi người có thể đảm nhận.
2. Phân chia công việc theo tính chất: Xác định các công việc theo các khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như nhiệm vụ sáng tạo, công việc thủ công, phân tích,… 
3. Cân nhắc sự đa dạng: Hãy phân chia công việc một cách được cân đối để mỗi thành viên đều có cơ hội đóng góp và phát triển. 
4. Thảo luận và cam kết: Đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ công việc của họ, từ đó tạo sự cam kết sự và hợp tác trong nhóm.
5. Linh hoạt trong điều chỉnh: Trong quá trình làm việc, có thể xuất hiện những thay đổi hoặc tình hình ngoài dự đoán. Hãy luôn theo dõi để kịp thời điều chỉnh và thích ứng với các tình huống mới.

4. Theo dõi tiến độ để điều chỉnh kế hoạch

Khi theo dõi tiến độ thường xuyên, nhà quản lý sẽ phát hiện sớm các vấn đề và xác định các khó khăn. Từ đó điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt để đảm bảo dự án tiến triển theo hướng đúng đắn.

Để quản lý nhóm làm việc và điều chỉnh kế hoạch, bạn có thể tổ chức các cuộc họp giao ban theo mô hình LION, cụ thể gồm 4 bước: Last time – xác định những công việc trong tuần vừa rồi, Issue – Thu thập những khó khăn và vấn đề mà nhân viên gặp phải, Option – khuyến khích nhân viên đề xuất giải pháp khắc phục, Next step – chốt hành động cuối cùng.

5. Đánh giá và cải tiến để quản lý nhóm làm việc

Đánh giá và đề xuất cải tiến giúp đội nhóm học hỏi từ các kinh nghiệm đã trải qua, tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo sự phát triển liên tục. Quy trình quản lý nhóm làm việc này còn giúp xây dựng sự linh hoạt và sẵn sàng thích nghi trong môi trường thay đổi liên tục. 

Để thực hiện việc đánh giá và đề xuất cải tiến, bạn có thể tham khảo các bước:

• Thu thập dữ liệu: Xem xét sự hoàn thành của dự án, thu thập dữ liệu về tiến độ, chất lượng công việc và thực hiện so với kế hoạch ban đầu.
• Đánh giá kết quả: Đánh giá những thành công, thất bại và khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện. 
• Đề xuất cải tiến: Các đề xuất này cần dựa trên kết quả đánh giá vừa thu thập được.
• Thực hiện cải tiến: Tiến hành áp dụng và tiếp tục cải tiến.

Trong quá trình này, nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt mô hình tổ chức cuộc họp LION và Brainstorming để thu thập thêm thông tin.

Tổng kết về 5 bước quản lý nhóm làm việc hiệu quả

Trên đây là 5 bước để quản lý nhóm làm việc hiệu quả. Nội dung được trích từ khoá UMM – Năng lực quản lý bền vững. Hy vọng rằng, bài viết này sẽ đem đến giá trị dành cho bạn.