5 Nguyên tắc Phản hồi cho nhân viên hiệu quả

Theo báo cáo trải nghiệm nhân viên được công bố bởi Qualtrics, chỉ 45% nhân viên cho rằng họ nhận được phản hồi từ quản lý. Đây là chỉ số rất thấp, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của đội nhóm. Vì vậy, kỹ thuật phản hồi cho nhân viên đúng cách sẽ giúp tạo động lực hiệu quả. 

Tại bài viết này, UMM sẽ cung cấp đến bạn 5 nguyên tắc để giúp bạn phản hồi hiệu quả và đúng cách.

Phản hồi công việc là gì?

Kỹ thuật phản hồi cho nhân viên là quá trình cung cấp thông tin, ý kiến và đánh giá về hiệu suất làm việc của họ. Đây là một công việc cần quản lý thường xuyên thực hiện, nhằm giúp nhân viên hiểu rõ về những gì họ đang làm tốt và những khía cạnh cần cải thiện.

Một số công thức phản hồi tạo động lực nhà quản lý có thể áp dụng: FAST, Hamburger, AID, KFDB,…Lưu ý, bạn có thể sử dụng linh hoạt các phương pháp trên để tránh gây nhàm chán và phù hợp với từng trường hợp riêng biệt.

Nguyên tắc 1: Tập trung vào vấn đề, thay vì con người

Khi phản hồi cho nhân viên, hãy luôn hướng đến kết quả công việc và hành động của họ. Điều này đảm bảo rằng phản hồi của bạn mang tính xây dựng và không tạo ra chỉ trích, áp lực. Ngoài ra, thay vì chỉ nhìn vào cá nhân, hãy xem xét các yếu tố môi trường hoặc quy trình nào đang có vấn đề. Điều này giúp bạn tạo ra phản hồi khách quan và tạo ra bầu không khí thoải mái hơn.

Một ví dụ điển hình cho nguyên tắc này là khi nhân viên không hoàn thành công việc đúng hẹn. Thay vì trách móc nhân viên đó, hãy xem xét các yếu tố bên ngoài có thể đã ảnh hưởng đến quá trình làm việc của họ, chẳng hạn như thiếu nguồn lực, thông tin không đầy đủ, không biết cách làm,… Bằng cách tìm hiểu nguyên nhân chính, bạn có thể hướng dẫn nhân viên và giúp họ nâng cao hiệu suất làm việc.

Nguyên tắc 2: Mô tả, không đánh giá

Kỹ thuật phản hồi cho nhân viên một cách hiệu quả là tuân thủ nguyên tắc mô tả thay vì đánh giá. Điều này có nghĩa là bạn nên tập trung vào việc diễn đạt những gì nhìn thấy để tránh phê phán hoặc công kích cá nhân. Khi mô tả, hãy sử dụng các thuật ngữ khách quan và cung cấp thông tin cụ thể về hành vi, hành động hoặc kết quả mà bạn quan sát được.

Ví dụ, thay vì nói “Bạn không làm tốt công việc này,” hãy nói “Trong công việc này, tôi nhận thấy rằng một số yếu tố quan trọng đã bị bỏ qua, và kết quả không đạt được như mong đợi.” Bằng cách tập trung vào sự mô tả, bạn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tình huống và tìm cách cải thiện mà không gây ra cảm giác tiêu cực.

Nguyên tắc 3: Tôn trọng người giao tiếp

Theo tháp nhu cầu của Maslow, cấp độ thứ 4, được tôn trọng, thừa nhận và yêu quý là mong muốn của con người. Vì vậy, tâm lý của người nhận phản hồi luôn cần sự tôn trọng và minh bạch trong mọi vấn đề. Nhà quản lý hãy tránh sử dụng ngôn ngữ hoặc cử chỉ không thích hợp, tạo ra một môi trường mở, nơi nhân viên cảm thấy tự do nói lên quan điểm và ý kiến của họ mà không sợ bị phê phán hoặc đánh giá.

Khi người giao tiếp cảm thấy được tôn trọng, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc chấp nhận thông điệp phản hồi và sẵn lòng cải thiện. Nhà quản lý có thể sử dụng mô hình DISC, nhằm đọc vị tính cách của nhân viên, từ đó đưa ra lối giao tiếp phù hợp.

Nguyên tắc 4: Cụ thể, đi thẳng vào vấn đề

Dựa theo tháp mức độ tiếp thu, việc lắng nghe chỉ khiến người khác ghi nhớ được 5% lượng thông tin. Vì vậy, khi quản hồi cho nhân viên, hãy đi thẳng vào vấn đề, sử dụng các số liệu, thông tin cụ thể và minh bạch. Đồng thời, hãy kết hợp các ví dụ minh họa và tiến hành thảo luận cách giải quyết với nhân viên. Điều này sẽ giúp ghi nhớ trên 50%, đạt được sự tin tưởng của nhân viên và gia tăng cam kết thực hiện.

Ví dụ, thay vì nói “Bạn cần nâng cao kỹ năng đào tạo nhân viên mới” hãy nói: “Trong cuộc họp hôm qua, tôi nhận thấy bạn đã không thể trình bày ý kiến một cách rõ ràng và logic. Điều này khiến nhân viên mới khó hiểu và ảnh hưởng đến quá trình hội nhập với văn hóa doanh nghiệp. Tôi khuyến nghị bạn nên tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng chia sẻ hoặc đào tạo, để phát triển nhân viên hiệu quả.”

Nguyên tắc 5: Lắng nghe hiệu quả và tích cực

Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi sự tập trung, không bày tỏ quan điểm cá nhân hoặc gián đoạn khi nhân viên đang chia sẻ. Thay vào đó, hãy cho nhân viên hoàn thành ý kiến của mình trước khi đưa ra phản hồi hoặc giải pháp. Khi lắng nghe tích cực, quản lý cũng nên thể hiện sự hứng thú, đồng cảm và khích lệ đối với nhân viên. Điều này sẽ khuyến khích họ đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo hơn.

Bạn có thể ứng dụng mô hình LACE để lắng nghe tích cực. Cụ thể, mô hình này gồm 4 bước: Listen: Lắng nghe nhân viên một cách tập trung và ghi nhận lại thông tin; Acknowledge: Đưa ra tín hiệu rằng bạn đồng tình với những gì họ đang nói; Confirm: Xác nhận lại thông tin; Enquire: Đặt câu hỏi để đào sâu các vấn đề liên quan.

Tạm kết về 5 nguyên tắc phản hồi cho nhân viên hiệu quả.

Trên đây là 5 nguyên tắc để phản hồi cho nhân viên hiệu quả, được tổng hợp bởi hội đồng chuyên gia của VMP Academy. Để sử dụng thành thạo, bạn cần rèn luyện mỗi ngày và biến nó thành thói quen. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia các khóa đào tạo quản lý để có cơ hội thực hành và áp dụng hiệu quả.