Lập kế hoạch là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. Việc này giúp đội nhóm của xác định được mục tiêu và trách nhiệm để hoàn thành công việc hiệu quả. Đặc biệt, lập kế hoạch đúng cách sẽ giúp bạn tránh tình trạng “sót việc, quên việc và quá tải”.
Ở bài viết này, VMP Academy cung cấp đến bạn 03 bước lập kế hoạch hiệu quả. Ở mỗi bước, bạn sẽ được hướng dẫn cách sử dụng công cụ tương ứng từng bước để có thể dễ dàng làm theo.
Đây là nội dung được chia sẻ cùng các anh chị quản lý đến từ tập đoàn lớn như Lotte, công ty Kanamoto Fecon Hassyu, Trung tâm Hạ tầng mạng miền Trung,… tại khoá UMM dành cho cá nhân ngày 16, 17/11/2021.
Nội dung bài viết:
Bước 1: Xác định mục tiêu SMART
Mục tiêu như kim chỉ nam giúp nhà quản lý hình dung rõ được đường hướng để thực hiện công việc. Mục tiêu cần được xác định rõ ràng, cụ thể, đảm bảo tiêu chuẩn SMART, với:
Specific: Mục tiêu cụ thể. Dừng ngay việc đặt một mục tiêu quá chung chung như “tôi sẽ trở thành nhà quản lý giỏi”, “tôi sẽ giúp đội ngũ của mình phát triển hơn trong tương lai”… mà hãy đưa ra mục tiêu cụ thể, ví dụ: “Tôi sẽ giúp đội ngũ của tôi tăng doanh số 50% trong tháng tới”.
Measurable: Đo lường được. Để tăng 50% doanh số trong tháng tới, mỗi ngày bạn cần hoàn thành những công việc nào, cần chốt sale được bao nhiêu khách hàng,… Hãy chia nhỏ mục tiêu của bạn xuống từng ngày để có thể đo lường được chính xác mình cần phải làm gì, số lượng bao nhiêu để đạt được mục tiêu.
Achievable: Có thể thực hiện được. Một lỗi thường gặp ở các nhà quản lý là đặt mục tiêu quá xa vời với năng lực đội ngũ hiện tại. Kết quả là đội nhóm luôn phải “gồng mình” để theo đuổi mục tiêu nhưng không bao giờ đạt được. Để loại bỏ tình trạng này, nhà quản lý cần đo lường năng lực đội ngũ và đưa ra mục tiêu khả thi.
Relevant: Liên quan đến mục tiêu dài hạn. Hãy chọn theo đuổi những mục tiêu nhỏ có sự liên quan tới mục tiêu dài hạn của công ty. Mỗi khi đạt được một mục tiêu nhỏ cũng giống như đội nhóm của bạn đã hoàn thành được một chặng trên con đường chinh phục mục tiêu lớn.
Time bound: Thời hạn của mục tiêu. Đừng bao giờ đặt mục tiêu mà không đưa ra một chiếc “deadline” cụ thể. Đưa ra một mốc thời gian sẽ giúp đội nhóm của bạn vào “guồng” làm việc với quy củ và kỷ luật.
Bước 2: Liệt kê công việc bằng Brainstorming
Sau khi đã có mục tiêu cụ thể, nhà quản lý cần liệt kê tất cả các công việc cần làm để đạt được mục tiêu. Hãy tạo ra một “To do List” cho đội nhóm của mình bằng cách sử dụng Brainstorming.
Đừng làm việc này một mình, hãy tổ chức một cuộc họp để với đội nhóm của mình. Bạn có thể thực hiện Brainstorming theo 05 bước sau:
- Bước 1: Đặt ra một câu hỏi hoặc chủ đề để mọi người tham gia góp ý
- Bước 2: Chọn ra một người thư ký ghi chép lại tất cả công việc
- Bước 3: Đưa ra “luật chơi”
- Bước 4: Bắt đầu “Brainstorming”
- Bước 5: Cảm ơn và đánh giá kết quả thu được
Lưu ý trong khi sử dụng Brainstorming, nhà quản lý nên lưu ý không khen hay chê bất kỳ ý kiến nào. Mục tiêu của Brainstorming là ghi nhận càng nhiều ý kiến càng tốt, vì vậy bạn cần sử dụng giọng điệu sôi nổi để khuyến khích nhân viên tham gia. cuối cùng tổng hợp các ý kiến thành To Do List của đội nhóm.
Bước 3: Bắt đầu Lập kế hoạch
Khi đã có danh sách công việc, nhà quản lý cần “phân loại” công việc dựa vào mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng.
Ma trận First Thing First phân loại công việc theo 04 nhóm chính:
Công việc làm ngay: Công việc quan trọng và khẩn cấp. Những công việc thuộc nhóm này, nhà quản lý nên tự xử lý và làm ngay lập tức. Vì bạn mới là người có đủ năng lực để thể hiện công việc một cách nhanh nhất. Nếu giao xuống cho nhân viên sẽ xảy ra sai sót và bạn tốn thời gian để duyệt và chỉnh sửa, kết quả là công việc không đạt được mục tiêu và các công việc sau đó cũng bị ảnh hưởng.
Công việc “uỷ thác”: Công việc không quan trọng và khẩn cấp. Nhà quản lý nên giao quyền cho cấp dưới để xử lý – Delegate. Vì công việc không quan trọng nhưng cần giải quyết ngay, hãy để cấp dưới giúp bạn xử lý và loại bỏ dần tình trạng “gấp gáp” trong công việc.
Công việc “lập kế hoạch: Công việc quan trọng nhưng không gấp. Những công việc này chiếm đến 80% kết quả công việc của đội nhóm, vì vậy nhà quản nên lập kế hoạch chi tiết và phân công cho đội nhóm cùng thực hiện. Nếu làm tốt các công việc ở nhóm này bạn sẽ giảm thiểu các công việc quan trọng và khẩn cấp trong tương lai, từ đó có thêm thời gian để đào tạo và nâng cao đội ngũ.
Công việc “không làm”: Công việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp. Nhà quản lý cần “quăng” các công việc này vào sọt rác. Những công việc thuộc nhóm này thường là những công việc bên lề và không mang lại bất cứ lợi ích nào cho công việc.
Sau khi đã sắp xếp các công việc theo 4 nhóm của ma trận First Thing First, nhà quản lý lên kế hoạch thực hiện các công việc theo từng giai đoạn bằng biểu đồ Gantt.
Tạm kết về lập kế hoạch hiệu quả
Trên đây là 03 bước giúp nhà quản lý lập kế hoạch hiệu quả. Để có thêm thời gian đào tạo và phát triển đội ngũ, hãy lập kế hoạch cho mọi việc bạn làm. Hy vọng rằng những đúc kết trên đây giúp ích được đến công việc của bạn.
Nội dung được chia sẻ tại khoá UMM Online – Đào tạo nhà quản lý bền vững.
Bài viết liên quan
Ứng dụng Kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng để quản lý đội nhóm
Kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng từ lâu đã đóng vai trò quan
Th11
Servant Leadership là gì? 5 Cách rèn luyện phong cách lãnh đạo phục vụ
Servant Leadership, hay “Lãnh đạo phục vụ,” là một mô hình quản lý ngày
Th11