Bật mí quy trình quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ nhân viên là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự của một tổ chức. Hồ sơ nhân viên chứa thông tin quan trọng về mỗi cá nhân làm việc trong tổ chức và đóng vai trò quan trọng trong việc duyệt kỷ luật, đào tạo, thăng tiến và nhiều quyết định liên quan đến nhân sự khác. Để giúp doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả, hôm  nay VMP Academy sẽ chia sẻ đầy đủ và chi tiết quy trình quản lý, hãy theo dõi nhé.

I.Thành phần của hồ sơ nhân viên

Một bộ hồ sơ nhân viên đầy đủ bao gồm các thành phần sau:

• Thông tin cơ bản: Đây là các thông tin như tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, thông tin liên hệ, số CMND/CCCD, hình ảnh chân dung, ngày bắt đầu làm việc.
• Hồ sơ hợp đồng lao động: Bao gồm các phiên bản của hợp đồng lao động, các điều khoản và điều kiện làm việc, lương, thời hạn, và các điều khoản khác.
• Lịch sử công việc: Đây là lịch sử làm việc của nhân viên, bao gồm danh sách các vị trí làm việc, thời gian làm việc, trách nhiệm công việc, và lịch sử thăng tiến.
• Hồ sơ đào tạo: Chứa thông tin về các khóa đào tạo, chứng chỉ hoặc bằng cấp của nhân viên. Điều này có thể bao gồm lịch sử đào tạo nội bộ, bên ngoài và chương trình đào tạo bổ sung.
• Hồ sơ kỷ luật: Bao gồm thông tin về việc kỷ luật như cảnh cáo, việc sa thải và bất kỳ biện pháp kỷ luật nào khác.
• Hồ sơ y tế: Bao gồm thông tin về trạng thái sức khỏe của nhân viên, kiểm tra sức khỏe và các bệnh lý có liên quan.

Xem thêm: Xây dựng chính sách nhân sự THU HÚT NHÂN TÀI với 3 bước quan trọng

II.  Quy định về quản lý hồ sơ nhân viên

Theo quy định của Khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV và Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự cần tuân theo các quy định sau đây:

Bảo mật thông tin: Hồ sơ nhân sự cần được bảo quản một cách an toàn và bảo mật. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo quyền riêng tư của nhân viên và tránh việc lộ thông tin cá nhân không mong muốn.

Bảo quản lâu dài: Hồ sơ nhân sự cần được bảo quản trong thời gian dài, tuân thủ quy định về thời gian bảo quản theo quy định của Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV và Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Thời gian bảo quản có thể thay đổi tùy theo loại hồ sơ và các quy định pháp luật cụ thể.

Xóa thông tin không còn cần thiết: Các thông tin không còn cần thiết hoặc đã hết thời hạn bảo quản cần được loại bỏ từ hồ sơ nhân sự. Điều này giúp giảm thiểu gánh nặng cho việc bảo quản hồ sơ cũng như ưu tiên cho những thông tin quan trọng.

Quyền kiểm tra và truy cập: Tổ chức cần thiết lập quy định về quyền kiểm tra và truy cập hồ sơ nhân sự, đặc biệt khi có sự kiểm toán hoặc theo quy định của cơ quan chức năng. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của cơ quan kiểm toán hoặc quy định pháp luật.

Sử dụng hệ thống bảo quản hồ sơ: Các tổ chức có thể sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự điện tử để tăng cường tính hiệu quả và tính an toàn trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.

Tuân thủ quy định pháp luật: Tất cả các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm cả Thông tư 11/2012/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Các quy định và quy tắc này giúp đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong việc quản lý hồ sơ nhân sự, đồng thời giúp tổ chức tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo quyền riêng tư của nhân viên.

Xem thêm: Khám phá những yếu tố ảnh hưởng và quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả

III. Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp bao gồm nhiều bước quan trọng, doanh nghiệp có thể áp dụng theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin:

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thu thập thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ làm việc, hồ sơ bảo hiểm xã hội, v.v.

Thông tin này bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số chứng minh thư, hộ chiếu, số điện thoại, địa chỉ, vị trí công việc, học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương, quyền lợi, và các thông tin khác liên quan.

Bước 2: Xây dựng hồ sơ nhân viên:

Sau khi thu thập thông tin, doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ riêng cho từng nhân viên. Hồ sơ này có thể là một tệp vật lý hoặc hồ sơ điện tử, tùy theo cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân viên nên bao gồm tất cả các thông tin quan trọng và cần thiết cho việc quản lý nhân sự.

Bước 3: Bảo mật và lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ nhân viên cần được bảo quản an toàn và bảo mật. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo tính riêng tư của thông tin cá nhân của nhân viên.

Doanh nghiệp nên thiết lập chính sách và quy định về bảo mật thông tin nhân sự và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo mật dữ liệu.

Bước 4: Cập nhật thông tin:

Hồ sơ nhân viên cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của thông tin. Các bộ phận liên quan, chẳng hạn như bộ phận nhân sự hoặc bộ phận quản lý nên thường xuyên báo cáo và cập nhật thông tin mới, như thay đổi vị trí công việc, tăng lương, thời gian nghỉ phép, v.v.

Bước 5: Quản lý thời gian bảo quản:

Hồ sơ nhân viên cần được quản lý về thời gian bảo quản theo quy định của pháp luật. Mỗi loại thông tin có thể có thời gian bảo quản khác nhau.

Doanh nghiệp cần xây dựng lịch trình cho việc hủy bỏ thông tin đã hết hạn bảo quản và loại bỏ các hồ sơ không còn cần thiết.

Bước 6: Trao quyền truy cập:

Doanh nghiệp nên xác định rõ ai được quyền truy cập hồ sơ nhân viên và trong trường hợp nào. Đây là việc cần thiết để đảm bảo tính an toàn và riêng tư của thông tin và ngăn chặn truy cập trái phép.

Bước 7: Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự cần phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lưu trữ và quản lý dữ liệu cá nhân, bao gồm cả Thông tư 11/2012/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật các quy định mới liên quan đến quản lý dữ liệu cá nhân.

Bước 8: Sử dụng hệ thống điện tư quản lý hồ sơ:

Một hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên điện tử có thể giúp tăng cường tính hiệu quả và tính an toàn trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Các công cụ và phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có thể giúp tự động hóa quy trình quản lý và tạo sự tiện lợi trong việc truy xuất thông tin.

Bước 9: Đào tạo và giám sát:

Doanh nghiệp nên đào tạo những người có trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự về các quy định và quy trình quản lý dữ liệu cá nhân.

Cần thiết phải thường xuyên giám sát và đánh giá quy trình quản lý hồ sơ để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ.

Loại 10: Loại bỏ thông tin không còn cần thiết:

Các thông tin không còn cần thiết hoặc đã hết thời hạn bảo quản cần được loại bỏ khỏi hồ sơ nhân viên. Việc này giúp giảm bớt lạm phát dữ liệu và đảm bảo rằng thông tin quan trọng được xét duyệt một cách hiệu quả.

Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức và bảo quản thông tin cá nhân của nhân viên một cách hiệu quả mà còn đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Để tìm hiểu thêm các thông tin chi tiết về quản lý hồ sơ cũng như học hỏi kỹ năng quản lý hồ sơ nhân viên chuẩn, hãy liên hệ với VMP Academy. Chúng tôi với kinh nghiệm đào tạo các kỹ năng cá nhân và doanh nghiệp sẽ giúp bạn học hỏi và nâng cao năng lực của mình.

Chi tiết liên hệ:

Trung tâm trực thuộc Học viện đào tạo VMP

CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO NHÂN LỰC VIỆT

Mã số thuế: 0312262988

Trụ sở chính: Tòa nhà Center Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 08, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 1800.6981 – 0909 382 864

Email: Daotao@vmp.edu.vn

Xem thêm:

6 phương pháp chuẩn xác quản lý thay đổi tổ chức hiệu quả

Bí kíp xây dựng văn hóa tổ chức chuyên nghiệp