Học ngay 4 kỹ năng phân loại ưu tiên công việc hiệu quả 

Kỹ năng phân loại ưu tiên công việc là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý thời gian đạt được hiệu suất làm việc cao hơn. Nó giúp bạn xác định, ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và thời hạn, từ đó tối ưu hóa sự tập trung và hiệu quả làm việc. Học được 4 kỹ năng phân loại ưu tiên công việc đúng cách sẽ đảm bảo rằng bạn đang làm những việc quan trọng, hoàn thành chúng đúng thời gian. 

I. 7 cách phân loại ưu tiên công việc hiệu quả

1. Lên danh sách các công việc cần làm

Bắt đầu bằng việc tạo một danh sách chi tiết về tất cả các công việc cần hoàn thành. Ghi lại từng công việc một, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất. Việc lên danh sách giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc và không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

2. Xác định các công việc quan trọng cần làm trước

Điều này đòi hỏi bạn đánh giá công việc dựa trên mức độ ảnh hưởng, đóng góp của chúng đến mục tiêu chung của bạn. Xác định công việc quan trọng nhất và ưu tiên hoàn thành nó trước. Điều này đảm bảo rằng bạn tập trung vào việc có tác động lớn nhất, đảm bảo tiến bộ đáng kể về mục tiêu chính.

3. Đánh dấu những công việc quan trọng khẩn cấp

Trong danh sách công việc, đánh dấu các công việc có thời hạn gần hoặc có yêu cầu cấp bách. Những công việc này cần được hoàn thành ngay lập tức để đảm bảo tuân thủ thời hạn, đáp ứng yêu cầu khẩn cấp. Ví dụ, nếu có một cuộc họp quan trọng vào cuối tuần, công việc liên quan đến cuộc họp đó sẽ được đánh dấu là công việc quan trọng khẩn cấp.

4. Tránh việc xung đột làm nhiều việc cùng một lúc

Khi bạn đã xác định các công việc quan trọng và khẩn cấp, hãy tập trung vào từng công việc một. Tránh việc làm nhiều công việc cùng một lúc, vì điều này có thể phân tán sự tập trung làm giảm hiệu suất. Hoàn thành một công việc trước khi bắt đầu công việc tiếp theo, dành thời gian và tập trung đầy đủ cho từng công việc.

5. Tính toán nguồn lực và công sức cho mỗi công việc

Xem xét nguồn lực, thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành từng công việc. Điều này giúp bạn đánh giá khả năng thực hiện, phân bổ nguồn lực đúng cho mỗi công việc. Xác định liệu bạn có đủ thời gian, nguồn lực để hoàn thành công việc hay không, điều chỉnh ưu tiên nếu cần thiết.

6. Giới hạn thời gian hoàn thành từng công việc

Đặt một thời hạn cụ thể cho mỗi công việc. Điều này giúp bạn giữ được sự tập trung và tránh việc dành quá nhiều thời gian cho một công việc duy nhất. Đồng thời, việc giới hạn thời gian cũng giúp bạn tạo ra sự cân đối, tiến bộ liên tục trong công việc của mình. Hãy xác định một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành mỗi công việc và cố gắng tuân thủ thời gian này.

7. Đánh giá mục tiêu, công việc và đảm bảo tính thực tế

Khi sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, hãy đánh giá mục tiêu chung của bạn và công việc mà bạn có thể hoàn thành trong một ngày làm việc. Đừng quá tải công việc cho một ngày làm việc, hãy đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà không gây căng thẳng, mệt mỏi quá mức. Điều này giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là một quá trình linh hoạt và có thể thay đổi theo tình hình. Hãy kiểm tra, cập nhật danh sách công việc hàng ngày để đảm bảo rằng bạn đang ưu tiên những công việc quan trọng nhất và đáp ứng các yêu cầu khẩn cấp.

Xem thêm: Quy trình quản lý hiệu suất lao động của nhân viên hiệu quả

II. Gợi ý 4 kỹ năng phân loại ưu tiên công việc hiệu quả 

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là một phần quan trọng của quá trình quản lý thời gian, tăng cường hiệu suất làm việc. 

1. Viết ra những mục tiêu và công việc

Đầu tiên, hãy viết xuống tất cả mục tiêu và công việc bạn cần thực hiện. Bao gồm cả công việc cá nhân, công việc liên quan đến công việc của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về những gì bạn cần hoàn thành.

2. Lên lịch cho công việc

Sau khi bạn đã viết xuống danh sách công việc, sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Xác định công việc cần hoàn thành hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Sử dụng một lịch hoặc ứng dụng quản lý thời gian để lên lịch cho từng công việc. Điều này giúp bạn biết được công việc nào cần hoàn thành trong ngày và tập trung vào chúng.

3. Đặt deadline rõ ràng

Để đảm bảo rằng bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn, hãy đặt deadline cho mỗi công việc. Ngay cả khi công việc không có deadline chính thức từ lãnh đạo hoặc khách hàng, tự đặt một deadline cho nó. Điều này giúp bạn duy trì tinh thần nhanh chóng và tập trung.

4. Loại bỏ sự sao nhãng

Đôi khi, chúng ta có thể bị sao nhãng trong lúc làm việc. Hãy chấp nhận những điều phiền nhiễu, tạo thời gian cho chúng. Cố gắng tạo ra khoảng thời gian để thư giãn trong ngày, chẳng hạn như đi dạo trong khoảng 15 phút hoặc giải lao 10 phút để uống cà phê giữa buổi làm việc.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất và hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc, giảm căng thẳng trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Chúc bạn thành công trong việc sắp xếp công việc và đạt được mục tiêu của mình.

Kỹ năng phân loại ưu tiên công việc là một khả năng quan trọng, không thể thiếu trong cuộc sống và công việc. Việc biết cách xác định, ưu tiên công việc giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào những việc quan trọng, đạt được mục tiêu của mình. Không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, mà còn giảm căng thẳng, tạo ra sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

Nhớ rằng việc phân loại ưu tiên công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng với thực hành và kiên nhẫn, bạn có thể trở nên giỏi hơn trong việc này. UMM chia sẻ giúp bạn cải thiện kỹ năng này, áp dụng nó vào cuộc sống hàng ngày để đạt được sự hiệu quả và thành công.

Xem thêm:

So sánh việc phân tích công việc và mô tả công việc

Hướng dẫn các bước xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên