Tìm hiểu 5 kỹ năng giao tiếp trong quản lý 

Kỹ năng giao tiếp trong quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà lãnh đạo cung cấp thông tin cùng định hướng cho nhóm của họ. Các nhà lãnh đạo có thể áp dụng nhiều kỹ thuật giao tiếp khác nhau để tạo sự hiểu biết trong nhóm đồng thời thúc đẩy tinh thần làm việc của các thành viên. 

Trong bài viết này, VMP Academy sẽ giúp bạn tìm hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với người lãnh đạo và quản lý, cũng như khám phá một số cách để phát triển, cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn.

I. Tại sao các nhà quản lý cần có kỹ năng giao tiếp? 

Giao tiếp là một liên kết quan trọng để nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, điều này đặc biệt quan trọng trong mọi lĩnh vực công việc. Kỹ năng giao tiếp trong quản lý có nhiều hình thức, bao gồm giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại, email và mạng xã hội.

Trong các tình huống xung đột hoặc mâu thuẫn, nguyên nhân chính thường xuất phát từ việc giao tiếp không đúng cách hoặc truyền đạt thông tin không hiệu quả. Nếu giao tiếp không được thực hiện một cách hiệu quả, người quản lý hoặc lãnh đạo cấp cao có thể mất tự tin khi trò chuyện với cấp trên và gặp khó khăn trong việc quản lý nhóm nhân viên của họ.

Kỹ năng giao tiếp trong quản lý là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý hiệu quả và có thể biến bạn thành một người giải quyết vấn đề xuất sắc. Đây là một kỹ năng không thể thiếu khi làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, đặc biệt khi bạn phải làm việc với đồng nghiệp đến từ nhiều quốc gia khác nhau.

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng mềm cho doanh nghiệp từ |A – Z

II. 5 kỹ năng giao tiếp trong quản lý 

1. Kỹ năng lắng nghe 

Kỹ năng giao tiếp trong quản lý chủ yếu nằm ở việc lắng nghe một cách tỉnh táo. Một nhà lãnh đạo cần phải thể hiện khả năng lắng nghe đáng kể để tạo ra sự hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin. Họ cần biết cách nhận biết khi nên ngừng nói và thay vào đó, tập trung vào việc lắng nghe ý kiến và ý tưởng của các thành viên trong nhóm.

Qua cách này, họ xây dựng được sự tin tưởng từ phía nhân viên và những người này sẽ cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến, ý tưởng, hoặc phê phán của họ với nhà lãnh đạo. Lắng nghe cũng giúp người lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng hơn về đội ngũ của họ, góp phần phần quan trọng trong việc lãnh đạo một cách hiệu quả.

2. Kết hợp sử dụng ngôn ngữ cơ thể 

Kỹ năng giao tiếp trong quản lý không chỉ bao gồm việc sử dụng lời nói. Hành vi và các tín hiệu phi ngôn ngữ cũng đóng một vai trò quan trọng. Có niềm tin rằng những tín hiệu phi ngôn ngữ là một phần quan trọng trong việc giao tiếp một cách hiệu quả. Vì vậy, một nhà quản lý cần tập trung vào cả ngôn ngữ cơ thể và các tín hiệu phi ngôn ngữ trong quá trình tương tác với nhân viên. Hiểu rõ ngôn ngữ cơ thể còn đảm bảo rằng thông điệp của họ được truyền đạt đúng cách đến các thành viên trong nhóm.

3. Luôn sẵn sàng, cởi mở 

Để thực hiện giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, điều quan trọng là bạn phải có mặt tại văn phòng trong suốt quá trình dự án và sẵn sàng hỗ trợ nhóm của bạn bất cứ khi nào họ cần thảo luận về công việc. Khi bạn khuyến khích mọi người tiếp cận bạn và mở cửa cho cuộc trò chuyện, họ sẽ dễ dàng cảm thấy thoải mái khi tới gặp bạn để xin ý kiến.

Đồng thời, họ cũng sẽ sẵn sàng đề xuất ý tưởng, giúp bạn tìm ra các giải pháp mới cho những thách thức liên quan đến dự án. Giao tiếp mở cửa và linh hoạt có thể nâng cao cả hiệu suất làm việc tổng thể của nhóm.

4. Linh hoạt điều chỉnh phong cách giao tiếp 

Khi tương tác với các thành viên trong nhóm, nắm bắt cách mỗi người giao tiếp và cách họ ứng phó với giao tiếp có thể mang lại lợi ích lớn. Ví dụ, một số thành viên có thể mong bạn giải thích chi tiết, trong khi những người khác thích thấy một tổng quan ngắn gọn.

Việc thích nghi phong cách giao tiếp của bạn để phù hợp với từng người có thể giúp tạo ra sự hiểu biết tốt hơn giữa mọi người. Nó có thể hỗ trợ trong việc tạo sự ảnh hưởng và đạt được mục tiêu của dự án cũng như công ty một cách hiệu quả hơn. Đây cũng chính là một kỹ năng giao tiếp quản lý quan trọng mà người lãnh đạo cần có.

5. Đồng cảm với những ý kiến 

Bên cạnh việc hiểu rõ thành viên trong nhóm, bạn cũng có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp trong quản lý bằng việc thể hiện sự đồng cảm. Việc phát triển khả năng đồng cảm vô cùng hữu ích khi bạn phải tương tác với những người không quen thuộc nhưng có liên quan đến mục tiêu kinh doanh.

Sự đồng cảm giúp bạn trở nên nhạy bén đối với người khác và hiểu rõ hơn về cảm xúc của họ. Sau đó, bạn có thể sử dụng phong cách giao tiếp phù hợp để tương tác với họ và đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả.

III. Lợi ích khi giao tiếp trong quản lý hiệu quả 

Khi nói về lợi ích, kỹ năng giao tiếp trong quản lý tốt sẽ mang đến cho bạn một loạt các phần thưởng, cả về mặt vật chất và tinh thần. Cụ thể:

1. Tinh thần đoàn kết  

Một nhóm làm việc mà không được cập nhật thường xuyên từ người quản lý hoặc các nền tảng thảo luận trong doanh nghiệp sẽ dần mất động lực và làm việc không hiệu quả. Tuy nhiên, việc thường xuyên tiến hành các cuộc trò chuyện trực tiếp với nhóm hoặc tạo ra một văn hóa làm việc nhóm, nơi mọi người luôn sẵn sàng trò chuyện khi cần, sẽ giúp tạo ra tinh thần đoàn kết trong nhóm của bạn. Từ đó, mọi người sẽ cảm thấy  họ được quan tâm và được ủng hộ trong quá trình làm việc.

2. Giải quyết sớm những vấn đề mâu thuẫn 

Không có người quản lý nào muốn phải đối mặt với xung đột trong đội nhóm của họ. Tuy nhiên, việc này không thể tránh khỏi ngay cả trong những đội nhóm có môi trường làm việc hòa thuận nhất.

Kỹ năng giao tiếp trong quản lý hiệu quả giúp tăng khả năng phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn hoặc hoạt động không hiệu quả. Nó còn giúp bạn dẫn dắt các cuộc trò chuyện khó khăn một cách trôi chảy và chuyên nghiệp hơn, để đảm bảo rằng các vấn đề có thể được giải quyết mà gây ra ít sự gián đoạn nhất.

IV. Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong quản lý 

1. Giao tiếp thường xuyên hơn 

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp trong quản lý, phương pháp đơn giản nhất là không ngừng rèn luyện. Hãy thường xuyên chia sẻ thông tin, suy nghĩ và ý tưởng thông qua nhiều phương tiện truyền thông khác nhau. Không cần phải quá nhiệt tình – không ai muốn có một sếp nói quá nhiều, nhưng hãy duy trì sự hiện diện của bạn ở khắp mọi nơi.

2. Hiểu rõ hơn về nhân viên của bạn 

Các nhân viên khác nhau thường có những quan tâm riêng biệt. Các chiến lược bạn sử dụng để tác động lên một nhóm có thể không phải lúc nào cũng thích hợp cho nhóm khác. Hãy điều chỉnh chiến lược tác động của bạn cho từng cá nhân cụ thể và xem xét tính cách, mục tiêu, cũng như vai trò và trách nhiệm của họ. Ví dụ, một người có tư duy logic cao có thể dễ dàng bị thuyết phục bằng logic hơn là cảm tính.

3. Củng cố ngôn ngữ cơ thể 

Thể hiện ngôn ngữ cơ thể tích cực như việc sử dụng ánh mắt, gật đầu và các cử chỉ thoải mái khác có thể truyền đạt sự khích lệ đến các thành viên trong nhóm. Nó còn giúp tạo sự thoải mái trong quá trình giao tiếp với bạn.

Một cái gật đầu nhẹ hoặc một nụ cười đơn giản có thể thể hiện sự quan tâm và tập trung của bạn. Những động tác nhỏ nhặt này có thể tích luỹ lại, từ từ giúp bạn xây dựng mối quan hệ và hợp tác, cũng như thay đổi văn hóa tổ chức của bạn. Những hành động này cũng đóng góp vào việc cải thiện kỹ năng giao tiếp trong quản lý một cách hiệu quả hơn.

IV. Kết luận 

Trong bài viết này, chúng ta đã điểm qua 5 kỹ năng giao tiếp trong quản lý. Các kỹ năng không chỉ quan trọng trong quản lý mà còn trong nhiều khía cạnh cuộc sống. Bằng việc chú tâm vào phát triển và hoàn thiện chúng, chúng ta có thể trở thành những người lãnh đạo và người quản lý xuất sắc hơn, đồng thời tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho bản thân và đội ngũ của mình.

Xem thêm:

Tại sao cần khảo sát nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp?  

Trung tâm đào tạo quản lý cấp trung nâng cao năng lực quản lý hiệu quả