Công cụ quản lý thời gian cá nhân quản lý cần biết

Công cụ quản lý thời gian cá nhân là năng lực nền tảng giúp quản lý làm chủ công việc trong môi trường nhiều áp lực. Khi lịch họp dày đặc, công việc phát sinh liên tục, quản lý rất dễ rơi vào trạng thái bận rộn nhưng hiệu quả thấp.

Thực tế, nhiều quản lý chưa tạo ra giá trị tương xứng do thiếu công cụ quản lý thời gian cá nhân phù hợp với vai trò quản lý, dẫn đến việc bị cuốn theo việc khẩn cấp, làm thay nhân viên và giảm khả năng dẫn dắt đội ngũ. Khắc phục ngay vấn đề bằng cách đọc bài viết này nhé!

Nội dung thuộc Tips quản lý.

Công cụ quản lý thời gian cá nhân là gì?

Công cụ quản lý thời gian cá nhân là các mô hình, khung tư duy và phương pháp có cấu trúc, giúp cá nhân – đặc biệt là quản lý – ra quyết định ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý và kiểm soát cách sử dụng thời gian theo mục tiêu đã xác định.

Đối với quản lý, công cụ quản lý thời gian không chỉ giúp “làm nhanh hơn”, mà quan trọng hơn là làm đúng việc của vai trò quản lý: tập trung vào hoạch định, giao việc, theo dõi, coaching và ra quyết định.

>> Khám phá 05 công cụ quản lý thời gian dành cho lãnh đạo

Vì sao quản lý cần công cụ quản lý thời gian cá nhân chuyên biệt?

Thách thức đặc thù của vai trò quản lý

Khác với nhân viên chuyên môn, quản lý phải đối mặt với nhiều áp lực cùng lúc:

• Quản lý nhiều đầu việc song song.
• Liên tục bị gián đoạn bởi họp, trao đổi, xử lý tình huống.
• Phải cân bằng giữa việc ngắn hạn và mục tiêu dài hạn.
• Dễ rơi vào trạng thái “ôm việc”, làm thay nhân viên để đảm bảo tiến độ.

Trong bối cảnh đó, nếu không có công cụ quản lý thời gian cá nhân cho quản lý, thời gian sẽ bị chi phối bởi người khác và bởi sự vụ, thay vì phục vụ mục tiêu chung.

Hệ quả khi quản lý thiếu công cụ quản lý thời gian

• Quản lý làm việc quá tải nhưng hiệu quả thấp.
• Không còn thời gian cho coaching và phát triển nhân viên.
• Đội ngũ phụ thuộc vào quản lý, thiếu chủ động.
• Các chương trình đào tạo quản lý không tạo ra thay đổi hành vi thực sự.

Đây cũng là lý do khiến nhiều doanh nghiệp đầu tư đào tạo nhưng kết quả chưa như mong đợi, bởi năng lực quản lý thời gian cá nhân của quản lý chưa được giải quyết từ gốc.

Các nhóm công cụ quản lý thời gian cá nhân phổ biến cho quản lý

Trên thực tế, không có một công cụ quản lý thời gian nào phù hợp cho tất cả mọi người. Điều quan trọng là chọn đúng công cụ theo bối cảnh và vai trò quản lý.

Nhóm công cụ ưu tiên và ra quyết định

Đây là nhóm công cụ giúp quản lý trả lời câu hỏi: “Việc nào cần làm trước?”

• Ma trận Eisenhower (Quan trọng – Khẩn cấp).
• Nguyên tắc 80/20 trong phân bổ thời gian.
• Xác định ưu tiên công việc tạo giá trị theo mục tiêu.

Nhóm công cụ này đặc biệt phù hợp với quản lý cấp trung và lãnh đạo, những người thường xuyên phải đưa ra quyết định trong điều kiện giới hạn về thời gian.

Nhóm công cụ kiểm soát thời gian và năng lượng

Không chỉ quản lý thời gian, quản lý còn cần quản lý năng lượng cá nhân:

• Time Blocking: phân bổ thời gian theo khung cố định.
• Pomodoro: làm việc theo chu kỳ tập trung.
• Quản lý thời gian theo nhịp sinh học cá nhân. Khám phá 04 kiểu đồng hồ sinh học để làm việc năng suất

Nhóm công cụ này giúp quản lý giảm phân tán, tăng khả năng tập trung vào công việc quan trọng.

Nhóm công cụ quản lý công việc cá nhân

Khi số lượng đầu việc tăng lên, quản lý cần hệ thống để theo dõi và kiểm soát:

• Bảng Kanban cá nhân.
• GTD (Getting Things Done).

Những công cụ này giúp quản lý hình dung dòng chảy công việc, tránh bỏ sót và giảm áp lực tâm lý.

>> Khám phá chi tiết tại 05 công cụ quản lý thời gian dành cho lãnh đạo

Công cụ quản lý thời gian cá nhân không chỉ là công cụ, mà là thay đổi hành vi quản lý

Một sai lầm phổ biến là cho rằng chỉ cần học hoặc áp dụng một công cụ quản lý thời gian là mọi vấn đề sẽ được giải quyết. Thực tế, công cụ chỉ phát huy hiệu quả khi dẫn đến thay đổi hành vi.

Với quản lý, thay đổi hành vi thể hiện ở việc:

• Biết từ chối hoặc trì hoãn những việc không tạo giá trị.
• Dành thời gian đúng cho giao việc, theo dõi và coaching.
• Giảm làm việc theo phản xạ, tăng làm việc theo mục tiêu.

Nếu công cụ quản lý thời gian cá nhân không gắn với hành vi quản lý thực tế, việc áp dụng sẽ nhanh chóng bị bỏ dở.

Góc nhìn của L&D và phụ trách đào tạo khi triển khai công cụ quản lý thời gian

Từ góc độ L&D, người mua chương trình đào tạo là doanh nghiệp, nhưng người sử dụng công cụ quản lý thời gian cá nhân là quản lý. Điều này đặt ra những yêu cầu rất rõ:

• Công cụ phải dễ hiểu, dễ áp dụng.
• Nội dung đào tạo phải gắn với tình huống công việc thật.
• Có cơ chế theo dõi và hỗ trợ sau đào tạo.

Nhiều chương trình đào tạo quản lý thời gian thất bại không phải vì nội dung kém, mà vì thiếu hệ thống hỗ trợ chuyển đổi từ học sang làm.

Phát triển năng lực quản lý thời gian cá nhân cho quản lý như thế nào?

Một giải pháp hiệu quả cần hội tụ các yếu tố:

• Không dạy quá nhiều công cụ, tập trung vào công cụ cốt lõi.
• Học thông qua trải nghiệm và bài tập tình huống thực tế.
• Gắn công cụ với lịch làm việc, giao việc, họp và coaching.
• Có hoạt động follow-up để duy trì thói quen mới.

Khi công cụ quản lý thời gian cá nhân được triển khai đúng cách, quản lý không chỉ cải thiện hiệu suất cá nhân, mà còn nâng cao năng lực dẫn dắt đội ngũ.

Tạm kết về công cụ quản lý thời gian cá nhân cho quản lý

Công cụ quản lý thời gian cá nhân là nền tảng để quản lý làm chủ công việc và vai trò của mình. Khi quản lý kiểm soát tốt thời gian, họ có thể tập trung vào những việc tạo giá trị cao nhất: phát triển con người, cải thiện hiệu suất và dẫn dắt đội ngũ hướng tới mục tiêu chung.

Đối với doanh nghiệp, đầu tư vào công cụ quản lý thời gian cho quản lý và lãnh đạo là đầu tư trực tiếp vào hiệu quả vận hành và chất lượng đội ngũ quản lý. Đây cũng là bước khởi đầu quan trọng để các chương trình đào tạo quản lý tạo ra thay đổi bền vững.

Để liên hệ book chương trình đào tạo quản lý, vui lòng hiên hệ 1800 6981 hoặc gửi mail về địa chỉ daotao@vmp.edu.vn.