5 TIPS TRUYỀN ĐẠT HIỆU QUẢ ĐẾN NHÂN VIÊN

Là quản lý, chắc hẳn bạn thường truyền đạt thông tin đến nhân viên thông qua các buổi họp, chia sẻ mục tiêu, triển khai công việc,… Nếu kỹ năng này không tốt, bạn sẽ rơi vào tình trạng lúng túng, nhân viên hiểu sai ý, không đạt hiệu quả mong muốn.

Bài viết này sẽ cung cấp đến bạn 5 tips để truyền đạt hiệu quả đến nhân viên. Hãy cùng rèn luyện ngay bây giờ nhé.

1. Hãy bắt đầu truyền đạt theo cấu trúc

Theo một báo cáo của Acheckin về “Trải nghiệm nhân viên tại Việt Nam” được công bố năm 2020, có tới 41,5% nhân viên cho rằng họ chưa thấy quản lý trực tiếp chia sẻ rõ ràng về mục tiêu, mong muốn và lý do khi giao việc. Vì vậy, để truyền đạt hiệu quả, hãy bắt đầu theo cấu trúc: Why – What – How.

• Why: Hãy bắt đầu bằng lý do đội nhóm của bạn cần hoàn thành theo mục tiêu.
• What: Mô tả cụ thể công việc/mục tiêu đó là gì, thông qua mô hình SMART.
• How: Chia sẻ hoặc gợi ý về cách thực hiện

Bạn có thể áp dụng theo mẫu câu: Để (why) … anh/chị cần (what) … cách làm như sau (how)…

2. Chuẩn bị nội dung chia sẻ theo nguyên tắc 5 +- 2

“Càng nhiều càng tốt” là một trong những sai lầm nghiêm trọng khi nhà quản lý chia sẻ và truyền đạt mục tiêu cho nhân viên. Hãy luôn nhớ rằng, đừng quá “tham” nội dung. Vì càng nhiều thông tin, nhân viên sẽ càng khó “tiêu hóa”, thậm chí gây xao nhãng và lan man.

Để giải quyết vấn đề, hãy áp dụng nguyên tắc 5+- 2, nghĩa là ít nhất 3 và nhiều nhất là 7 nội dung. Lưu ý, chỉ lựa chọn những thông tin thực sự liên quan đến thông điệp bạn muốn truyền tải.

3. Trình bày hiệu quả cần kết hợp với minh họa

“Nói nhiều là liều thuốc gây ngủ hiệu quả nhất”. Vì vậy, khi quá tập trung vào nội dung, nhà quản lý thường chỉ “nói” và thiếu đi tương tác với những người xung quanh. 

Hãy thử áp dụng nguyên tắc truyền đạt hiệu quả 7 – 38 – 55 do Albert Mehrabian – cựu giáo sư Đại học UCLA phát triển. Khi giao tiếp, 7% phụ thuộc vào lời nói, 38% phụ thuộc vào giọng điệu và 55% phụ thuộc vào hình ảnh minh họa (có thể hiểu là body language). Bên cạnh đó, hãy sử dụng những cử chỉ thoải mái như mở rộng vòng tay, giọng điệu sôi nổi, nhằm giúp nhân viên cảm thấy được khích lệ và hào hứng.

4. Hãy lắng nghe nhân viên

Giao tiếp là quá trình tương tác hai chiều. Vì vậy, khi truyền đạt cho nhân viên, hãy dừng lại đôi phút để lắng nghe ý kiến và khuyến khích họ đặt câu hỏi. Khi đó, nhân viên sẽ có cơ hội bộc lộ tiềm năng, hay thậm chí là những ý tưởng sáng tạo ngoài mong đợi.

LACE – Lắng nghe tích cực chính là một trong những mô hình hiệu quả nhất mà bạn nên sử dụng. Với 4 bước cơ bản: 

• Listen – Tập trung vào nội dung mà nhân viên trình bày.
• Acknowledge – Bật tín hiệu đồng tình bằng cách “mắt chớp chớp, miệng đớp đớp, đầu gật gật”.
• Confirm – Sau khi lắng nghe, hãy xác nhận lại thông tin mà bạn vừa tiếp nhận.
• Enquire – Khéo léo thu thập thêm thông tin bằng cách sử dụng các câu hỏi.

5. Thấu hiểu tính cách nhân viên để truyền đạt hiệu quả

Mỗi nhân viên là một cá tính riêng biệt và điều đó tạo nên sự đa dạng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là vấn đề gây khó khăn cho nhà quản lý khi phải truyền đạt cho những nhóm tính cách khác nhau. 

Vậy thì, để tạo nên bầu không khí thoải mái và thân thiện tại các buổi truyền đạt cho nhân viên, nhà quản lý cần nắm rõ tính cách, đặc điểm của mỗi người. Bạn có thể áp dụng tâm lý hình học trong trường hợp này, với 4 nhóm tính cách cơ bản: Hình vuông – người nguyên tắc, hình tròn – người cảm xúc, hình tam giác – người mục tiêu, hình gợn sóng – người linh hoạt.

Hoặc, bạn có thể tham gia trắc nghiệm tâm lý hình học tại đây.

Tổng kết về 5 tips truyền đạt hiệu quả đến nhân viên

Trên đây là 5 tips truyền đạt hiệu quả đến nhân viên, chúc bạn áp dụng thành công. Ngoài ra, còn nhiều hơn các phương pháp, công cụ quản lý nhân viên hiệu quả dành cho nhà quản lý được cung cấp tại khoá UMM – Nâng cao Năng lực Quản lý Bền vững.